مدیریت از مباحث مهم و اساسی هر سازمانی است. در تعریف اینکه آیا شما مدیر موفقی خواهید شد یا نه، عوامل زیادی نقش دارند. برای اینکه عنوان یک مدیر موفق به شما داده شود، باید از مهارت‌ها و ویژگی های زیادی برخوردار باشید. خوشبختانه، مدیریت نیز مانند بسیاری از مهارت‌های زندگی اکتسابی است و با تکرار و تمرین می‌توانید در آن مهارت به دست بیاورید. اگر در فکر این هستید که یک مدیر موفق باشید با مقاله چگونه یک مدیر موفق شویم همراه ما باشید تا به یک مدیر حرفه‌ای تبدیل شوید.
تعریف مدیریت
برای واژه مدیریت تعریف های بسیار گوناگونی ارائه شده است و هر صاحب نظری در مبحث مدیریت، تعریف ویژه خود را از مدیریت دارد. مدیریت یعنی کار کردن به وسیله افراد و گروه‌ها برای تحقیق هدف های سازمانی. به عبارت دیگر مدیریت عبارت است از دستیابی به هدف های سازمانی از طریق هدایت و رهبری، بنابراین هرکسی حداقل در مراحل مشخصی از زندگی خود یک مدیر است. مدیریت یعنی گرفتن کارهای انجام شده دیگران.
اگر داستان آقای پت کریگان مدیر عامل شرکت جبرال موتور را بخوانید حتماً بهتر این ماجرا را متوجه می‌شوید. پت کریگان (Pat Carrigan)، مدیر سابق یک مدرسه‌ی ابتدایی که بعدها به سِمت مدیریت کارخانه‌ی تولید قطعات جنرال موتورز رسید، می‌گوید: «من هیچ وقت قطعه‌ای نساخته‌ام، و هیچ برنامه‌ای برای این کار ندارم. این شغل من نیست. شغل من ساختن محیطی است که در آن قطعه‌سازان بتوانند مسئولانه قطعاتی سالم بسازند که از نظر قیمت، رقابتی باشد و همچنین به کار خود افتخار کنند. لازم نیست من حتماً بدانم که ساختن یک قطعه چه ارتباطی با این موضوعات دارد.»
وظایف مدیر
1⃣👈 مربیگری
مربیگری یکی از مهمترین وظایف مدیریت است. مدیران مسیرهای درست را به زیردستان یا اعضای تیم خود نشان می دهند. اگر مدیر بتوان مربی حرفه ای برای اعضای تیمش باشد، مطمئناً سازمان را در مسیر بهتری هدایت خواهد کرد.
2⃣👈برنامه ریزی
برنامه ریزی یکی از وظایف مدیریت و یکی از مهمترین وظایف روزمره مدیران است. مدیران بصورت مداوم در حال برنامه ریزی در شرکت هستند و در مورد کلیه فعالیت هایی که کارکنان باید انجام دهند می اندیشند. بنابراین، برنامه ریزی به یکی از مهمترین وظایف مدیریتی تبدیل می شود.
3⃣👈 آمادگی برای تغییر
در واقع، حتی یک روز درکار شما بدون تغییر نمی گذرد. فرآیند تغییر برای حصول موفقیت آمیز نیاز به عوامل تسهیل گر و آماده برای تغییر دارد، اگر می خواهید نتایج مطلوب را به دست آورید، باید آمادگی برای تغییر داشته باشید و برای بهره برداری از آن برنامه ریزی کنید. باید اطمینان حاصل نمایید که شرکت ضمن آنکه روند فعلی را ادامه خواهد داد و آماده دگرگونی است. مدیران در تغییرات سازمان نقش بسیار مهم و حساسی دارند و اگر تغییر را به خوبی مدیریت کنند، می توانند نتایج شگفت انگیزی را مشاهده نمایند.
4⃣👈 پیش بینی آینده
پیش بینی یکی از وظایف مدیر است که تصویری از وضعیت آینده کسب و کار ارائه می دهد. زیرا اگر آن را به روشی درست پیاده کنید، چشم انداز روشنی برای آینده خواهید داشت. به گونه ای که می توانید خود را بهتر برای آن آینده آماده کنید. نگاه به آینده با توجه به تجربه شکل می گیرد و اهمیت بسزایی در موفقیت سازمانی دارد. مدیران باید این توانمندی را داشته باشند که براساس شرایط بتوانند برای آینده سازمان برنامه ریزی کنند.
5⃣👈 ایجاد انگیزه در کارکنان
همه افراد دارای برخی عوامل انگیزشی هستند که موجب می گردد آنها در محیط کار نتایج بهتری کسب کنند. اما، این عوامل انگیزشی برای هر کس متفاوت است. بهینه سازی فرآیندهای انگیزشی و به حداكثر رساندن عملکرد كاری كارکنان، ایجاد و گسترش انگیزه یکی دیگر از وظایف مدیریت است. مدیر حرفه ای باید بداند که چگونه کارکنانش را تشویق کند تا آنها انگیزه کافی برای کارهای مهم و بزرگ را داشته باشند. ایجاد انگیزه در کارکنان منجر به کسب نتایج بهتر در سازمان خواهد شد.
6⃣👈 سازماندهی
بدون وجود سازماندهی، در شرکت شما هرج و مرج وجود خواهد داشت. سازماندهی یک کار مدیریتی است که باعث می شود، همه افراد با تجربه ها، مهارت ها، تحصیلات و گرایش های گوناگون در یک مجموعه کلی – شرکت – فعالیت کنند
7⃣👈 استخدام کارکنان
از آنجا که نیروی انسانی زبده یکی از منابع با ارزش برای شرکت های امروزی به شمار می روند، استخدام کارکنان برای مدیران بسیار مهم است. مدیران باید اصول مهم و ریزه کاری های استخدام را بدانند تا بتوانند کارکنانی استخدام کنند که مطابق اهداف سازمان گام بردارند.
8⃣👈 کنترل
هدف از کنترل این است که انحراف از برنامه ها را به حداقل برساند، همچنین اشتباهات و خطاهای احتمالی بین آنچه که شما برنامه ریزی کرده اید و نتایج واقعی از اجرای برنامه هایتان را به شما نشان دهد. مدیران باید کنترل مناسب را با توجه به گزارش هایی که دریافت می کنند، داشته باشند.
9⃣👈 مذاکره
مذاکره یکی دیگر از مهارت های مدیریت است. در دنیای کسب و کار، مذاکره به گفتگوی مرتبط با موضوع مشخص بین دو یا چند نفر برای دستیابی به یک نتیجه سودمند اطلاق می گردد. مهارت مذاکرهی مدیران باعث افزایش انرژی بالقوه سودآور برای شرکت می شود. اگر مدیری نتواند بخوبی مذاکره کند، نباید انتظار موفقیت و رشد عالی را داشته باشد.
🔟👈 تفویض اختیار
مدیران موفق می دانند که چگونه وظایف مناسب را به افراد مناسب واگذار کنند. یک مدیر قرار نیست همهی کار ها را خودش به تنهایی انجام دهد. فرآیند تفویض اختیار یکی دیگر از وظایف مدیر است که با ترکیبی از دانش و تجربه و اعتماد انجام بهتر وظایف و مشارکت بیشتر کارکنان را به همراه خواهد داشت. تفویض اختیار مشارکت بیشتر کارکنان را بدنبال خواهد داشت و اگر بدرستی انجام نشود، یا کارها بخوبی و در زمان مناسب به اتمام نمی رسند یا نارضایتی شغلی بین کارکنان ایجاد می شود.
1⃣1⃣👈 نمایندگی
یک مدیر موظف به اجرای نقش به عنوان نماینده شرکت است. مدیران نماینده شرکت هایی هستند که آنها را مدیریت می کنند. مدیران هر طور رفتار می کنند، هر طور به نظر می رسند هرگونه که سخن می گویند، در تصویر مثبت یا منفی شرکت در نظر جامعه تاثیر دارد. مدیر را می توان ویترین سازمان دانست و اگر بخوبی ظاهر شود، سازمان خودش را هم بخوبی می تواند در ذهن جامعه نقش ببندد.
مدیر موفق کیست؟
مدیریت اساسی ترین و مهمترین رکن موفقیت یک سازمان و مجموعه می باشد. تفاوت مدیران موفق و ناموفق در طرز فکر و نوع اقداماتی که انجام می دهند اما همه افرادی که دارای دانش مدیریت هستند، با قرار دادن یک مدل مدیریتی متناسب با مجموعه های که در آن فعالیت می کنند، می توانند یک مدیریت موفق داشته باشند و منشاء تحولات و تغییرهای مثبت گردند.
شغل شما به عنوان مدیر، انجام دادن کار نیست، بلکه کمک کردن به دیگران در انجام کارهاست. توضیح پت کریگان درباره‌ی مسئولیت‌های مدیریتی نشان می‌دهد که مدیران باید به کارایی و اثربخشی در فرآیندها توجه داشته باشند. کارایی یعنی انجام کارها با حداقل تلاش، هزینه یا اتلاف. کارایی به خودی خود برای تضمین موفقیت کافی نیست. باید مدیران در جهت رسیدن به اثربخشی نیز تلاش کنند. اثربخشی یعنی به انجام رساندن وظایف در جهت برآوردن اهداف سازمانی، مثل رضایت‌مندی مشتری و خدمات به مشتریان.
چگونه مدیر خوبی باشیم؟
مدیران همیشه تلاش می‌کنند بهترین خودشان باشند، دست به هر کاری می‌زنند تا بتوانند کارها را خوب و طبق برنامه ریزی پیش بروند. نه تنها مدیران، بلکه ما هم این کار را انجام می‌دهیم. هر کسی مسئولیت مدیریت کردن زندگی خودش را به دوش می‌کشد؛ اگر نتواند خوب آن را مدیریت کند، حتماً در آینده به مشکلات بزرگی بر می‌خورد. کسی که نمی‌تواند از مدیریت کردن زندگی خود سربلند بیرون بیاید، چه انتظاری برای مدیریت کردن کارهای دیگر دارد؟
افرادی وجود دارند که در مدیریت کردن زندگی خود خیلی ضعیف عمل می‌کنند اما به این معنی نیست که اصلاً نمی‌توانند کاری را مدیریت کنند. برای چند دقیقه بازی‌های کودکی خودتان را مرور کنید؛ در اکثر این بازی‌ها شما بدون این که خودتان متوجه شوید، از سیاست‌های مدیریت استفاده کرده‌اید. یادتان است وقتی که کاپیتان تیم فوتبال محله می‌شدید چه کار می‌کردید؟
با اکثر کسانی کسانی که صحبت کردم گفتند هر کاری می‌کردند تا برنده شوند، بازیکنان را با توجه به مهارتی که داشتند در پست‌ها می‌گذاشتند، ضد حمله‌هایی طراحی می‌کردند که حریف را غافلگیر می‌کرد و بعضی وقت‌ها هم کار به تقلب کردن و غیره می‌رسید. هر کاری که از دستشان بر می‌آمد و امکان انجام دادنش وجود داشت را انجام می‌دادند تا بهترین نتیجه را به دست آورند.
پس به طور کلی همه ما مدیر هستیم، اما برای این که بهتر از گذشته خود شویم، لازم است که یکسری مهارت‌هایی را یاد بگیریم که باعث موفقیت ما می‌شود، بعد از چند تعریف دیگر، تکنیک‌هایی را یاد خواهید گرفت که شما را به یک مدیر حرفه‌ای تبدیل می‌کند.
مهارت های مدیران موفق
برای اداره یک کسب و کار کوچک هم باید مهارت‌های مدیریت را بدانید. به طور کلی مدیر خوب به کسی گفته می‌شود که دارای یکسری ویژگی‌هایی مثل آرامش، صداقت، انگیزه بالا و … باشد؛ ویژگی‌هایی که می‌تواند تفاوت آنها با دیگران را در کار مشخص کند. برای اینکه بتوانید نقش رهبری و مدیریت حتی بخش کوچکی را به عهده بگیرید، حتماً باید از این مهارت‌ها برخوردار باشید، چرا که این کاری بوده است که مدیران موفق در زندگی خود کرده‌اند. مهارت‌های مدیران موفق، به دو دسته شخصی و کاری تقسیم می‌شود، که در ادامه قرار است آنها را یاد بگیریم.
برخورداری از ویژگی‌های شخصی به بهتر شدنِ شما و تعاملات‌تان با دیگران کمک می‌کند و از شما مدیر موفقی می‌سازد که دیگران برای آن احترام قائلند و از پیروی کردن از او احساس رضایت می‌کنند. برخی از این ویژگی ها عبارت اند از:
1. آرامش
به عنوان مدیر موفق، نمی توانید زمانی که فشار بر روی شما است استراحت کنید. یک مدیر موفق در مواجهه با سختی‌ها ناامید نمی‌شود و تواناییِ آرام ماندن در شرایط بحرانی حفظ می‌کند و سعی می‌کند که اوضاع را سر و سامان بدهد. مدیر مانند یک فرمانده در میدان نبرد است. یک فرمانده خوب هیچ وقت هیجانی با مسائل اطراف خودش رفتار نمی‌کند، تلاش می‌کند که در کمال برنامه ریزی درست را انجام بدهد. یکی از رمز‌های مدیران موفق دنیا، همین فاکتور آرامش در آشوب است. وقتی که همه سرشان گرم آشوب است، آنها از آب گل آلود ماهی خودشان را می‌گیرند.
2. خود انگیزشی
وقتی که یک مدیر نمی‌تواند انگیزه خودش را افزایش دهد، چه انتظاری دارد که بتواند انگیزه دیگران را بالا ببرد؟ خود انگیزشی، انگیزه راه اندازی مجدد و مسئولیت پذیری شما را بالا می‌برد. دو موردی که نباید هیچ وقت در لیست مهارت‌های مدیریت آنها را فراموش کرد. موفقیت مال کسانی است که انگیزه موفق شدن را دارند. پس بالا بردن انگیزه در موفقیت ما نقش اساسی دارد.
افزایش انگیزه هم مثل مدیریت تکنیک‌های مخصوص به خود را دارد. پس تمام تلاشتان را بکنید تا انرژی بدهید و انرژی دریافت کنید؛ انگیزه بدهید و انگیزه بگیرید. کار سختی نیست؛ افراد را با توجه به کوشش، تلاش و همچنین در نظر گرفتن توانشان تشویق کنید. اگر احیاناً کاستی و کوتاهی یا کم کاری سهوی از یکی از کارکنان به چشم شما خورد، سیاست تشویقی خود را برای دیگر کارکنان به کار بگیرید تا او متوجه اشتباه خودش شود و تلاش کند بهتر از گذشته کار کند.
3. قابلیت اعتماد
به عنوان یک فرد باید قابل اعتماد باشید، مافوق ها و زیردستان شما باید بدانند که می توانند روی شما حساب کنند، افراد یک سازمان باید بتوانند به شما تکیه کنند، زمانی که دیگران شما را به عنوان یک فرد غیر قابل اعتماد بشناسند، هیچ وقت از شما کمک نمی‌خواهند و از صمیمی شدن با شما می‌ترسند. چرا که فکر می‌کنند روزی شما به آنها آسیب خواهید رساند. حتی باعث می‌شود که مافوق‌هایتان از ادامه همکاری با شما منصرف شوند. مدیریت مستلزم محبوبیت است، پس با انجام ندادن برخی از کارهای ساده اعتبار خودتان را حفظ کنید
4. اعتماد به نفس
از مهمترین خصلت‌هایی که یک مدیر موفق در وجود خود باید داشته باشد داشتن اعتماد به نفس بیرونی و درونی است. آنها نیازمند اعتماد به نفس درونی هستند تا بر ذهن خودشان مسلط باشند. همچنین نیازمند اعتماد به نفس بیرونی هستند تا در سخنرانی‌های خود برای کارمندان و گفت و گو با مافوق‌ها نتایج خوبی را به ارمغان بیاورند. شما به عنوان یک مدیر موفق باید بتوانید تصمیمات خود را با اعتماد به نفس بگیرید و به دیگران نشان بدهید که قادر به تصمیم‌گیری‌های درست هستید. اعتماد به نفس شما به نفع اطرافیان شما است و ناخودآگاه به آن ها منتقل می‌شود. اعتماد به نفس، مهارتی نیست که یک شبه به دست بیاید، باید مدت‌ها روی آن کار کرد تا به حد مناسب برسد.
5. انعطاف پذیری
میزان خاصی از انعطاف‌پذیری برای انطباق با موقعیت‌های مختلف، لازمه‌ی مقام مدیریت است. ما در زمان حال زندگی می‌کنیم و فکر کردن به گذشته فقط وقت تلف کردن است. مدیر الآن تلاش می‌کند تا نتایجش را در آینده نزدیک ببیند. شما به عنوان یک مدیر موفق باید پیوسته خود را با شرایط وفق دهید و اگر این کار را انجام ندهید، نه فقط کارفرمای شما بلکه هیچ کس از شما حمایت نخواهد کرد. کسی که در مواجعه با مسائل از خودش انعطاف پذیری نشان ندهد، حتماً منابع و سرمایه‌هایی که در اختیارش قرار گرفته را از دست می‌دهد. در حقیقت مهم نیست که دقیقاً چه نوع کاری انجام می‌دهید، تلاش کنید انعطاف پذیر باشید به آن معنا که توانایی وفق دادن با تغییراتی که پیوسته رخ می دهند را داشته باشید.
نویسنده: حسن گودرزی سروش عارضه یاب و چابک ساز سازمان برگرفته از کتاب های مدیر عالی و روانشناسی مدیر موفق