دستورالعمل در اصطلاح عبارت از ترتيب انجام كار به ترتيب و توالي اجزاي آن است كه به صورت مكتوب تدوين و بر اساس موازين خاصي براي اجرا به وسيله مقامات صالحه و در حدود وظايف و مسئوليت ها و مأموريت به متصديان ذيربط ابلاغ مي‌گردد. دستورالعمل مترادف واژه‌هاي شيوه و روش بوده و برخي از موارد به معني و مفهوم آئين‌نامه نزديك مي‌شود تا آنجا كه واژه مزبور به جاي آن قرار مي‌گيرد.
آشنایی با اصول نگارش نامه های اداری
دستورالعمل از تركيب دو واژه فارسي دستور و عربي عمل بوجود آمده است. ناگزير براي رسيدن به مفهوم آن و همچنين دستيابي به تعاريف و يا تعريفي قابل ارائه هريك از دو واژه دستور و عمل را جداگانه تعبير و تفسير مي نماييم. دستور در لغت به معني قاعده، قانون، آيين و روش، پروانه، فرمان، رخصت (فرهنگ فارسی عميد)، صاحب دست و مسند، وزير، آنكه در تمثيت امور بدو اعتماد كنند، روحاني زردشتي، رخصت و اجازه، قانون آيين، روش، برنامه و پروگرام، يكي از شعب ادبيات كه از انواع كلمه بحث مي كند و بدان درست گفتن و درست نوشتن را آموزند و … (فرهنگ فارسی معين) است. در اصطلاح اداري امروز به معني و مفهوم واژه حكم نزديك شده است. بدون ترديد اين واژه از كفايت لازم برخوردار نيست. زيرا در عرف اداري بين دستور و حكم تفاوت‌هايي وجود دارد.
دستور به طور معمول به وسيله مقام مسئول در ذيل نامه، عمل احاله و ارجاع آن را به قسمت‌هاي مختلف و يا كاركنان جهت اجراي كار منكعس مي گردد. در صورتي كه حكم در عرف اداري به منظور تعيين سمت و يا ارجاع وظايف جديد براي مسئولين و يا كاركنان است. در اين صورت مفهوم واژه‌هاي دستور و حكم به يكديگر نزديك مي‌شوند اما به‌هيچ وجه نمي‌توان معني يكسان را از آن استنباط نمود. قدر مسلم حكم و دستور از ويژگي يكساني برخورداند و آن ويژگي، عمل تشكيل‌دهنده هر كدام مي‌باشد. در هر كدام يك مقام صاحب اختيار در يك طرف به عنوان امضاءكننده و در طرف ديگر يك نفر دريافت‌كننده به عنوان مجري قراردارد. بدون شك در هر كدام هدفي دنبال مي‌شود كه به عنوان موضوع حكم و دستور در جاي خود قابل امعان نظر است
عمل: عمل در لغت به معني كار و كردار، مهيا شدن، ساخته شده (بعمل آمده، جا افتاده) اجرا كردن، به اجرا درآوردن و … (فرهنگ فارسی معين) ، ساختن، كار كردن، كار، … (فرهنگ عميد) ، كردار و … . عمل واژه‌اي عربي است كه در اصطلاح همان معني لغوي خود را نيز حفظ نموده است.
دستور العمل از تركيب دو واژه و آن هم به شيوه‌اي نادرست (بخصوص در «العمل» جاي تأمل است) بوجود آمده، رايج گرديده است. رواج اين كلمه سابقه تاريخي دارد كه بعد از حمله عرب به ايران و به دنبال قبول دين مبين اسلام به وسيله ايران، مقداري از واژه‌هاي عربي داخل زبان فارسي گرديد و گاهي تركيبي با برخي از آنان پيدا نمود. واژه دستورالعمل به اين صورت رسماً در سيستم اداري حكومت صفويه مورد استفاده قرار گرفت. حتي در دوره قاجاريه رواج فوق العاده داشت، نه تنها اكثر احكام صادره از طرف اميركبير به‌طور ضمني و يا جداگانه ضميمه احكام بود؛ بلكه بعد از ايشان نيز رواج داشت.
واژه دستورالعمل در حال حاضر مترادف واژه‌هاي شيوه يا متد و روش قرار گرفته است. دستورالعمل در اصطلاح عبارت از ترتيب انجام كار به ترتيب و توالي اجزاي آن است كه به صورت مكتوب تدوين و بر اساس موازين خاصي براي اجرا به وسيله مقامات صالحه و در حدود وظايف و مسئوليت ها و مأموريت به متصديان ذيربط ابلاغ مي‌گردد.
همانطور كه اشاره گرديد، دستورالعمل مترادف واژه‌هاي شيوه و روش بوده و برخي از موارد به معني و مفهوم آئين‌نامه نزديك مي‌شود تا آنجا كه واژه مزبور به جاي آن قرار مي‌گيرد. براي روش شدن موضوع، در زير به طور خلاصه هر يك از واژه‌هاي مزبور را توضيح مي‌دهيم:
شيوه: شيوه معادل واژه متد آمده و در لغت به معني راه، روش، طريقه، قاعده، قانون، خوي و عادت تعبير گرديده است و در اصطلاح اداري و مديريت عبارت از تشريح جزئيات و مراحل انجام دادن يك كار است. شيوه هر كار، نحوه انجام دادن عمليات يا مراحل انجام آن كار را مشخص مي‌كند. به عنوان مثال ممكن است سازماني براي انجام برخي از وظايف خود، نحوه انجام آن را بطور مكتوب و مرحله‌اي تهيه و ابلاغ نمايد تا به اين وسيله بتواند اعمال هماهنگي در كليه سطوح سازمان بعمل آورد.
روش: روش در فارسي بجاي كلمه Procedure قرار گرفته است، به يك سري عمليات و مراحلي اطلاق مي‌شود كه براي اجراي تمام يا قسمتي از يك سيستم انجام مي‌شود. به عبارت ديگر براي اجراي هر سيستم نياز به دستورالعمل‌هايي است كه حدود و وظايف، ميزان مسئوليت ها و نحوه انجام فعاليت هاي گوناگون را مشخص كند.
آيين‌نامه: آيين‌نامه در لغت دستورهايي است كه براي اجراي قانون يا انجام كارهاي اداري نوشته شود. مواردي كه در شرح و تفسير يا دستور اجرايي مرامنامه يا اساسنامه نوشته شده باشد.
آيين‌نامه از نظرگاه حقوق عمومي: مقرراتي كه مقامات صلاحيت‌دار مانند وزير يا شهردار و غيره وضع و به اجرا مي گذارند؛ خواه هدف آن تسهيل اجرا و تشريح قانوني از قوانين موضوعه باشد، خواه در مواردي باشد كه اساساً قانون وضع نشده است و در همين لفظ نظامنامه هم استعمال شده است. گاه خود مجلس نظامنامه وضع مي‌كند. در حقوق اسلام اينگونه مقررات را حكم مي‌گويند و آن را در مقابل «شرع» بكار مي‌برند.
در برخي موارد نحوه و مراحل انجام ماده‌اي از قانون را به وسيله آيين‌نامه مقرر مي‌دارند. به اين ترتيب كه يا مراتب را در همان ماده قيد مي‌كنند، مانند ماده 74- قانون محاسبات عمومي كشور «… نحوه انجام و حدود وظايف و مسئوليت هاي نمايندگي‌هاي خزانه‌دار استان ها و چگونگي ارتباط آنها با خزانه‌داري كل و دستگاه‌هاي اجرايي مستقر در شهرستان هاي تابعه به موجب آيين‌نامه‌اي كه با رعايت مفاد اين قانون به تصويب وزير امور اقتصادي و دارايي مي‌رسد معين خواهد شد» و يا اينكه در ماده‌اي جداگانه موضوع مطرح مي‌شود. به عنوان مثال براي تنظيم آيين‌نامه اموال دولتي ماده 122 قانون مزبور مقرر داشته: «آيين‌نامه مربوط به نحوه اجراي فصل پنجم اين قانون، چگونگي رسيدگي و نظارت و تمركز حساب اموال منقول و غيرمنقول دولت از طرف وزارت امور اقتصادي و دارايي تهيه و به تصويب هيئت وزيران خواهد رسيد.»
با امعان نظر در مطالب فوق مي‌توان به وسعت دامنه شمول دستورالعمل و واژه‌هاي مترادف آن در سازمان ها و سيستم اجرايي كشور پي برد. به همين دليل در اين مقوله، تا آنجا كه بضاعت علمي نگارنده اجازه دهد، به تشريح كاربرد و شكل هاي مختلف و درصورت لزوم به نحوه تنظيم آن پرداخته خواهد شد.
كاربرد و فايده دستورالعمل
تنظيم و تدوين روش هاي انجام كار و ابلاغ آن به صورت دستورالعمل و يا به هر وسيله و تحت هر عنوان براي اجراي هر يك از وظايف سازماني در زمان حال و آينده امري ضروري و اجتناب ناپذير است. زيرا روش‌هاي انجام كار در واقع اجزاي تشكيل دهنده يك سيستم مي‌باشند. همانطور كه پيش‌تر هم بيان گرديد اين اجزاء شامل گروهي از عمليات و وظايف و ماموريت ها مي‌باشند كه يك يا چند نفر از كاركنان در اجراي آن مشاركت دارند. براي مثال مي‌توان از روش‌هاي مربوط به صدور احكام مرخصي‌ها، صدور احكام استخدامي، صدور احكام بازنشستگي و … نام برد كه در مجموع، سيستم كارگزيني را تشكيل مي‌دهند.
و به همين ترتيب سيستم تداركاتي، مالي و محاسباتي، بازرگاني، سيستم‌هاي فني و اختصاصي سازمان ها و … كه هر كدام شامل تعدادي از روش‌هاي انجام كار است، در مجموع سيستم‌هاي يك سازمان را به وجود مي‌آورد.
قدر مسلم خود هر سازمان جزيي از اجزاي متشكله يك نظام است (خاصيت و ويژگي‌هاي جزء در كل وجود دارد) به اين دليل نظم و ترتيب جامع‌تري به كل نظام جامعه مي‌دهد؛ اين همان چيزي است كه ايده‌آل مديريت امروز مي‌باشد و همواره به دنبالش بوده‌ايم و آرزو و آمال هر فرد از افراد جامعه در هر سطح مي‌باشد.
سازمان امور اداري و استخدامي كشور در مقدمه مجموعه روش‌هاي انجام كار هر واحد كه از سال‌هاي 1351 مبادرت به تنظيم آنها نموده است، فوايدي براي تدوين روش ها و ابلاغ و اجراي آن برشمرده است كه عيناً نقل مي شود:
«روش هاي انجام كار در واقع اجزاي متشكله نظام اداري را تشكيل مي‌دهد و هماهنگي و همسازي اجزاي متشكله يك نظام است كه از سويي تداوم و ديرپايي فعاليت هاي آن را تضمين مي‌كند و از سوي ديگر تحقق قسمت اعظم هدف هاي نظام را امكان‌پذير مي‌سازد. منظور از روش به مفهوم ركن اساسي تشكيل‌دهنده نظام اداري، مجموع مراحل و وسايل و ابزار كار و قوانين و مقررات و موازين حاكم بر روش و بالاخره خط‌مشي‌هايي است كه به مدد نيروي انساني، اجراي وظيفه خاص در قالب و شالوده سازماني ممكن مي‌سازد. توجه به روش‌هاي انجام كار در يك چنين مفهومي گسترده‌اي اهميت نتايج حاصل از بررسي روش هاي انجام كار و اصلاح و بهبود آنها به دقت روشن مي‌نمايند.»
«بايد توجه داشت كه اصلاح و بهبود روش هاي انجام كار به منظور حذف تشريفات زايد و تسريع امور و تسهيل كار ارباب‌رجوع و جلوگيري از اتلاف وقت كاركنان و برقراري ضوابط انجام كار در درجه نخست مستلزم شناخت وضع موجود و پي بردن به مشخصات اساسي و روش هاي مورد عمل وزارتخانه‌ها و موسسات دولتي و همچنين فهرست جامعي از كليه روش هاي مورد عمل است. زيرا به تجربه ثابت شده است كه يكي از موانع مهم در راه اصلاح و بهبود روش هاي انجام كار، عدم امكان دسترسي به اطلاعات موردنياز است كه بتواند مشخصات دقيق روش هاي موجود را به همه كمبودها و معايب و محاسن آن منعكس نمايد.»
«توجه به اهميت بهبود روش ها در سازمان هاي دولتي و وقوف به نقش مهم تدوين دستورالعمل‌هاي روش هاي انجام كار در ارائه اطلاعات و آمار مربوط به وضع موجود روش هاي انجام كار، اداره كل بهبود روش ها را بر آن داشت تا به منظور شناخت مشخصات روش هاي مورد عمل در كليه وزارتخانه‌ها و موسسات دولتي و انعكاس وضع موجود آنها، طرح تدوين دستورالعمل روش هاي انجام كار را تهيه و تنظيم نمايد و مجموعه حاضر، نتيجه اجراي اين طرح در سازمان امور اداري و استخدامي كشور مي‌باشدكه با مراجعه به واحدهاي مختلف و مصاحبه بامسئولين امر و كاربيني تنظيم وتدوين شده است.»
«بديهي است كه واحدهاي بهبود روش ها با همكاري هر يك از وزارتخانه و موسسات دولتي به تهيه مجموعه‌اي نظير اين مجموعه اقدام خواهد نمود. تدوين روش هاي انجام كار بدون وارد شدن به جزئيات، تسهيلات زير را براي مديريت وزارتخانه‌ها و موسسات دولتي فراهم مي‌آورد.»
1- «امكان شناسايي جزئيات مراحل كار و اقدامات واحدها و سيستم‌هاي مورد عمل را براي كليه سطوح سازمان و مقامات ذيربط فراهم مي‌آورد.»
2- «وسيله مناسبي براي آشنا ساختن و آموزش كاركنان جديدالاستخدام با كم و كيف روش هاي مورد عمل بوده و موجب كاهش هزينه آموزشي مي‌گردد.»
3- «امكان هماهنگي و يكنواخت كردن روش ها در مورد كارهاي مشابه را به وجود مي‌آورد.»
4- «ترسيم و تصوير وضع موجود موجب مي‌شود كه ارتباط با ارباب‌رجوع اعم از اشخاص حقيقي و حقوقي مشخص شده و حد انتظارات و توقعات آنها با چارچوب روش ها و ضوابط مورد عمل انطباق داده شده و از اتلاف وقت كاركنان و ارباب‌رجوع جلوگيري شود.»
5- «مكتوب بودن روش ها و اقدامات اجرايي كليه واحدها موجب مي‌گردد كه دوباره‌كاري و تكرار تداخل احتمالي وظايف مجسم و قابل رؤيت شده و بالمآل چاره‌جويي و رفع مشكلات آسانتر شود.»
6- «تثبيت مراحل اجراي كار ضمن تسهيل انتقال اطلاعات مربوط به كار، موجب محدود شدن اعمال سليقه و تمايلات مجريان شده و از انحرافات احتمال در تعبير و تفسير هدف ها و وظايف جلوگيري مي‌گردد.»
7- «مدون بودن روش ها و گرد آمدن كليه اطلاعات لازم، امكان هرگونه تجديدنظر و تغيير در روش هاي موجود را براي واحدهاي مسئول و مقامات سازمان تسهيل مي‌نمايد و همچنين هزينه بررسي و اصلاح روش ها با جمع شدن اطلاعات در مورد وضع موجود كاهش مي‌يابد.»
انواع دستورالعمل
در حال حاضر نحوه تهيه و تنظيم و تدوين و ابلاغ دستورالعمل ها در كشور به صورت گوناگون انجام مي‌شود و هنوز در جهت استاندارد نمودن روش هاي تنظيم آن اقدامي جدي به عمل نيامده است، كه جا دارد كه هر چه زودتر در مورد آن اقدام گردد.
دستورالعمل‌هاي قانوني: اين نوع دستورالعمل ها همانطور كه گفته شد، در اجراي مفاد يا موادي از قانون به طور اعم و يا اخص تهيه و تنظيم و ابلاغ مي‌گردد. اينگونه دستورالعمل ها كه گاهي به تصويب مقام خاص و يا هيأت وزيران نياز دارد، در فرهنگ اداري ايران به نام آيين‌نامه اجرايي شناخته شده‌اند.
دستورالعمل‌هاي اداري: روش هاي مختلف اجراي كارند كه به وسيله سازمان ها و موسسات تدوين و در اختيار كاركنان قرار مي‌گيرند.
دستورالعمل‌هاي فني: بدون شك راه‌اندازي و بهره‌برداري و كار با هر نوع ماشيني تهيه و تنظيم گردند. قدر مسلم اينگونه دستورالعمل ها با گونه‌هاي اداري يا قانوني فرق دارند و وجوه افتراق آنها را مي‌توان در نقشه‌ها، فرم ها، فرمول ها، تصاوير و عندالزوم پيوست هاي آن جستجو نمود كه ممكن است يك شيء خاص يا يك نوار صدا و يا نوار ويدئو باشد.
شکل های دستورالعمل به صورت هاي گوناگون تهيه و تدوين مي‌گردد كه عمده‌ترين آنها به قرار زير است:
– دستورالعمل‌هايي كه به صورت متداول و عادي تنظيم مي‌شوند.
– دستورالعمل‌هايي كه به صورت فرم و بر اساس روش هاي پيشرفته تهيه مي‌گردند.
اركان دستورالعمل
همانطور كه پيش‌تر هم بيان گرديد دستورالعمل‌ها حدود وظايف ميزان مسئوليت ها و شيوه انجام فعاليت هاي گوناگون را مشخص مي‌نمايد. در هر دستورالعمل، نوع كار، شخص يا اشخاصي كه آن را انجام مي دهند، هدفي كه براي رسيدن به آن كوشش مي‌شود، مراحلي كه بايد طي شود و شيوه‌هايي كه بايد به كار رود، تعيين مي‌شود. به اين ترتيب مي‌توان اركان دستورالعمل را به قرار زير مشخص نمود:
– هدف يا اهداف
– مستندات اعم از قانوني و يا ايجاد جريان كار
– دستوردهنده يا اعمال‌كننده
– دستورگيرنده يا مجري و يا افرادي كه در اجراي آن نقش دارند.
– استفاده‌كنندگان اعم از واحدهاي سازماني در يك سازمان يا سطح كشور (دامنه شمول)
– نحوه و شيوه انجام و اجرا
– قوانين و مقررات مورد عمل
– فرم ها و جداول مورد عمل
نحوه تنظيم دستورالعمل
در شرح مربوط به شكل‌هاي دستورالعمل از دو نمونه بارز موجود در سيستم هاي اداري صحبت شد. يكي دستورالعمل هاي متداول و عادي كه گفته شد بر اساس سليقه تهيه‌كننده تدوين مي‌گردند و ديگري دستورالعمل هايي كه به صورت فرم ارائه مي‌شوند.
براي تنظيم دستورالعمل بر مبناي علمي طي مراحل زير ضروري است:
– مشخص نمودن هدف
– مشخص نمودن مستندات
– تعيين دامنه شمول
– تعيين اولويت‌ها و تنظيم مراحل كار
– تعيين سرفصل ها
– اطلاعات لازم در زمينه مراحل كار
– تدوين و تنظيم
اينك به شرح مختصر هر يك خواهيم پرداخت.
مشخص نمودن هدف: قبل از هر چيز بايد هدف يا هدف هاي تهيه و تدوين دستورالعمل را مشخص نمود. ممكن است ملاك تنظيم كار يك يا چند هدف باشد و يا اينكه يك هدف اصلي كه براي نيل به آن، چند هدف فرعي نيز بايد عنوان گردند.
مشخص نمودن مستندات: به چه چيزهايي بايد استناد كرد؟ ممكن است موارد استناد ما يك قانون يا ماده و موادي از يك قانون باشد. يا امكان دارد مصوبه هيئت وزيران مورد استناد بوده باشد. يا يكي از وظايف و مأموريت هاي اداري تدوين دستورالعمل را تجويز و يا ايجاب نمايند. به هر صورت بايد آنچه به آن استناد مي‌شود، مشخص شده و در جاي خود نوشته شود.
تعيين دامنه شمول: در اين قسمت محدوده عمل مشخص مي‌شود، استفاده‌كنندگان از دستورالعمل تعيين مي‌گردند. بهتر است كه در همين قسمت شخص و يا اشخاص انجام‌دهنده عمليات و وظايف مزبور معلوم شوند و نام واحدهاي اداري نقش در اجراي آن با نحوه اجراي نقش به طور كامل قيد گردد.
تعيين اولويت ها در تنظيم مراحل كار: قدر مسلم آنچه از اهميت بيشتري برخوردار است در آغاز كار نوشته مي‌شود و بعد از آن مطالبي نوشته مي‌شوند كه در درجه دوم مورد اهميت قرار مي‌گيرند. به همين ترتيب مطالب كم‌اهميت‌تر مشخص و به هنگام تنظيم و تدوين در نظر گرفته شده و رعايت مي‌گردند. شرح مراحل كار بر همين اساس تهيه خواهد شد.
تعيين سرفصل ها: سرفصل هاي اصلي، فرعي و فرعي‌تر از ابتدا مشخص گرديده و به هنگام تدوين در نظر گرفته و رعايت مي‌شود.
اطلاعات لازم در زمينه مراحل كار: اين اطلاعات كه بر اساس مشاهده، مصاحبه و مطالبه تحصيل شده است و در تنظيم دستورالعمل نقش مهمي را بر عهده دارد، بايد از هر جهت دقيق، كامل و جامع باشد.
تدوين و تنظيم: اين مرحله تقريباً اساس و پايه كار است. براي تنظيم دستورالعمل پيشنهاد مي‌شودكه از فرم روش‌هاي انجام و كار تدوين شده توسط سازمان سابق امور اداري و استخدامي كشور استفاده شود. اين فرم ها در كاغذهاي استاندارد قطع بزرگ (210*297) تنظيم و بطور معمول از چند صفحه تشكيل مي‌شود.
در صفحه نخست عنوان، شماره، مجري، استفاده‌كننده و هدف قيد مي‌شود و تقريباً به جاي شناسنامه فرم است. صفحات بعدي براي نوشتن شرح مراحل كار، قوانين و آيين‌نامه‌ها و ضوابط مورد عمل، مسئوليت هاي واحدها و مجريان (ارتباطات) فرم هاي مورد عمل در نظر گرفته شده‌اند.
آشنایی با اصول نگارش نامه های اداری
آشنایی با تدوین و نگارش صورتجلسه
پاورپوینت آشنایی با آیین نگارش و مکاتبات اداری
دانلود فایل…