بخشنامه، نامه‌اي است كه رئيس سازمان دولتي و يا معاونت آن براي اطلاع كارمندان صادر می كند و تعليمات كلي و يكسان در طرز اجراي يك قانون و يا يك آيين‌نامه را به آنان بدهد تا اختلاف ايجاد نگردد. بخشنامه نبايد مخالف قانون باشد. اگر مخالف باشد صادركننده مسئول است. ضمناً بخشنامه منشاء حق و تكليف نمي‌شود.
معني و مفهوم بخشنامه
گرچه بخشنامه يكي از نامه‌هاي اداري و تقريباً با همان ويژگي است، اما چون مخاطب بخشنامه (گيرنده) به طور معمول بيش از يك نفر است، كاربرد آن با نامه تفاوت دارد. با اين توضيح ايجاب مي‌نمايد كه با عنواني مستقل به شرح آن بپردازيم:
براي ايجاد هماهنگي و آموزش رويه‌اي يكنواخت در انجام امور و همچنين ابلاغ دستورات، مقررات و ضوابط، به صدور بخشنامه اقدام مي‌شود. بخشنامه در لغت به معني «حكم يا دستوري كه از طرف وزارتخانه يا مؤسسه‌اي در نسخه‌هاي متعدد نويسند و به شعب و كارمندان ابلاغ كنند» (در قديم به آن متحدالمآل مي‌گفتند). تعريف بخشنامه در اصطلاح اداري تقريباً همان مفهوم لغوي آن است كه در ترمينولوژي حقوق (تأليف دكتر محمد جعفر لنگرودي) به شرح زير معني و تفسير شده است :
الف- نامه‌اي است كه در يك يا چند نسخه نوشته شده و براي آگهي چند نفر فرستاده مي‌شود.
ب- نامه‌اي است كه از طرف رئيس اداره براي آگهي همه يا قسمتي از كاركنان اداره و انجام دستور معيني نوشته مي‌شود. سابقاً متحدالمآل مي‌گفتند.
پ- بخشنامه عبارت است از تعليم يا تعليمات كلي و يكنواخت (به صورت كتبي) كه از طرف مقام اداري به مرئوسين براي ارشاد به مدلول و طرز تطبيق قانون يا آئين‌نامه داده مي‌شود و نبايد مخالف قانون يا آيين‌نامه باشد و مادام كه مخالف صريح با آنها نباشد از حيث لزوم پيروي مرئوس از رئيس لازم‌الاتباع است (مستناد از ماده 280 قانون جزا و مقررات استخدام كشوري).
با مرور بر آنچه كه گذشت، هدف از صدور بخشنامه را مي‌توان در موارد ذيل طبقه بندی نمود:
– ابلاغ قوانين و مقررات
– ارائه اطلاعات مانند: انتصاب، تغييراتي در روال و وضع اداري و …
– ابلاغ دستورالعمل‌ها
– درخواست گزارش
– ابلاغ رويه‌هاي كاري به منظور ايجاد هماهنگي
– ارائه آموزش‌هاي لازم به منظور اجراي يكنواخت امور
تدوين و تنظيم بخشنامه
به‌طور معمول در بخشنامه از ضوابط مربوط به عناوين نامه «به»، «از» و «موضوع» استفاده نمي‌شود. براي تنظيم آن، ابتدا كلمه بخشنامه در بالاي نامه و وسط سطر نوشته مي‌شود. سپس نام و مشخصات گيرنده قيد مي‌شود و آن‌گاه متن بخشنامه تدوين مي‌گردد. در عمل براي سرعت بخشيدن به كار و صرفه‌جويي در وقت و هزينه، با توجه به سيستم تشكيلاتي سازمان، نام كلي طبقات سازماني به ترتيب اهميت و با عنوان كلي در نسخه اوليه درج مي‌گردد. مانند:
– حوزه معاونت ……………………………..
– اداره كل …………………………………..
– دفتر ………………………………………..
– قسمت ……………………………………
– اداره ………………………………………..
– ……………………………………………….
پس از طي مراحل، بخشنامه آماده و تايپ شده و توسط مقام ذيربط امضا مي‌گردد. سپس به تعداد لازم تكثير و عنوان اختصاصي واحد گيرنده به عنوان كلي افزوده شده و در جاي خود تايپ شود. مانند:
– حوزه معاونت اداري و مالي
– اداره كل امور ساختمان‌ها
– دفتر مطالعات و برنامه‌ريزي
– قسمت بهره‌برداري
– اداره دبيرخانه
– و ………………..
و به اين ترتيب عنوان واحد گيرنده تكميل مي‌شود.
متن بخشنامه همانند ساير نامه‌هاي اداري از سه قسمت مقدمه، اصل پيام و اختتام يا نتيجه‌گيري تشكيل مي‌شود. با اين تفاوت كه در بخشنامه، هريك از سه جزء مزبور بايد كامل و مستقل عمل كند. هر جزء رسالتي دارد كه آغاز و پايان خاصي را براي آن جزء ايجاب مي‌نمايد.
مقدمه، اولين بخش از متن بخشنامه است و در حقيقت بيان حقايق و يا شرايطي است كه لزوم صدور بخشنامه را ايجاب نموده است. مانند:
– طبق تصميمات هيئت مديره محترم شركت در جلسه مورخه ………………..
– بر اساس حكم ماده …………… قانون …………….. مي‌بايد، …………………..
– بر اساس مصوبه شماره ……………. مورخ ………. هيئت محترم دولت …………………….
– با حلول ماه مبارك رمضان و به منظور رفاه حال همكاران و ايجاد تسهيلات لازم در امر انجام فرايض ديني …………………….
– با فرارسيدن فصل زمستان و كوتاه شدن روزها ………………………..
جملات گفته شده و نظاير آن در آغاز بخشنامه و به عنوان مقدمه نوشته مي‌شود، پيام و يا دستورات را توجيه نموده و ذهن خواننده را براي دريافت و اجراي آن آماده مي‌سازد.
بعد از مقدمه و به طور معمول در پاراگراف (بند) جداگانه، پيام و يا شرح موضوع ارائه مي‌شود. در اينجا موضوع مورد نظر براي انتقال آورده مي‌شود. همان‌طور كه پيش‌تر نيز بيان گرديد، امضاءكنندگان (پيام دهنده) به وسيله بخشنامه با عده زيادي ارتباط برقرار مي‌كنند. قدر مسلم دريافت‌كنندگان پيام از نظر مقام علمي و دانش اجتماعي و فردي با يكديگر تفاوت دارند. بنابراين بايد به هنگام تنظيم متن، رعايت تمام جوانب امر بشود. انشاي بخشنامه بايد براي تمام سطوح و دريافت‌كنندگان قابل درك باشد، تا حد امكان مطالب روشن و سليس تدوين و تنظيم گردد و در صورت لزوم، موارد علمي و پيچيده توجيه گرديده و توضيح داده شوند تا خواننده در دريافت و فهم پيام دچار اشكال نگردد.
در مورد بخشنامههاي فني و تخصصي كه گيرندگان آن گروه خاصي هستند (مثلاً: قضات دادگستري، اساتيد دانشگاه و يا يك طبقه همگن و خاص) نيازي به رعايت موارد فوق نيست. در اين نوع بخشنامه‌ها كمال و جامعيت در درجه اول اهميت قرار دارد. به هر صورت در تنظيم متن بخشنامه بايد توجه داشت كه آنچه به روي كاغذ آورده مي‌شود كامل، جامع و مانع باشد.
ناگفته پيداست كه نوشته بايد از ديدگاه معنوي و ظاهر كامل باشد و نقصي در آن ملاحظه نگردد. جامع جميع جهات باشد و تمام لوازم بيان مطلب را دربرداشته باشد. بالاخره مانع ايجاد پرسش مكرر باشد، يعني تا حد امكان متن تنظيمي به دور از موارد نامشخص، تاريك و ابهام باشد.
قسمت پاياني بخشنامه همانند دو بخش ديگر متن باشد. ضمن رعايت روال كلي بخشنامه، به طور مستقل رسالت خود را به انجام رساند. براي پايان بخشيدن به بخشنامه از چند جمله با عنوان اختتاميه و يا بيانيه پاياني استفاده مي‌شود. اين بيانيه مي‌تواند تأكيدي بر اجراي دستورات، نحوه عمل، تشويق در انجام كار، مشخص‌كننده وظيفه و مسئوليت مجريان، كنترل سطوح ديگر و بالاخره بيان موارد قانوني در برخورد با پيام بخشنامه باشد. هدف از نگارش بيانيه پاياني هر چه كه باشد، بايد تا حد امكان مؤدبانه بوده و رعايت شخصيت گيرندگان را بنمايد چرا كه استفاده از هرگونه كلمات غيرمؤدبانه در بيان و انشاي بخشنامه نيست. در اينجا چند بيانيه پاياني و يا اختتاميه به عنوان مثال آورده مي‌شود.
– بديهي است اجراي دقيق و كامل اين درخواست قانوني كه به جهت نظم و نسق دادن به حساب اموال دولت مي‌باشد، خدمتي به كشور اسلاميمان است كه در نهايت موجبات رضايت پروردگار را فراهم خواهد ساخت.
– كوشش و مساعدت در اجراي كامل مفاد اين بخشنامه گامي مؤثر در پيشرفت سازمان است كه خود آغازي بر حركت به سوي سازندگي و آباداني ميهن عزيزمان است.
– مديران و مسئولان واحدهاي مختلف شركت، بر حسن اجراي اين بخشنامه نظارت خواهند نمود و هر ماهه به طور مستقيم گزارش كار خود را به …….. ارائه خواهند داد.
– اساتيد ارجمند مفاد اين بخشنامه را به هنگام تدريس به دقت ملحوظ نظر داشته و در پايان ترم، نتايج ارزيابي را به همراه نظرات خود به معاون آموزشي دانشگاه جهت طرح در گردهمايي عمومي ارائه خواهند فرمود.
نمونه يك بخشنامه در ذيل آمده است:
| جمهوري اسلامي ايران رياست جمهوري بسمه‌تعالي «بخشنامه به كليه وزارتخانه‌ها و سازمان‌ها و مؤسسات دولتي و نهادهاي انقلاب اسلامي و استانداري‌هاي سراسر كشور» با توجه به وظايف دستگاه‌هاي اجرايي در حفظ اموال دولت و رعايت مقررات مربوط و نيز حفظ اسناد و مدارك دولتي و اينكه استفاده از ماشين‌هاي بدون پلاك از طرف دستگاه‌ها نيز زمينه سوء استفاده مجرمين را فراهم مي‌نمايد، به طور تأكيد مقرر مي‌شود: 1- نصب پلاك بر روي كليه خودروهاي دستگاه‌هاي اجرايي و همچنين سازمان‌هايي كه شمول حكم بر آنها مستلزم ذكر نام است، الزامي است و ادارات راهنمايي و رانندگي و … موظفند نسبت به متوقف نمودن خودروهاي فاقد پلاك اقدام نمايند. 2- در هنگام پارك خودروهاي دولتي، به جاي گذاردن هرگونه سند يا مدرك و سلاح در داخل آنها بدون راننده و سرنشين در كنار معابر عمومي ممنوع است. ادارات راهنمايي و رانندگي به ترتيب مقتضي نسبت به شناسايي و وابستگي اداري سرنشين اتومبيل اقدام و شماره اتومبيل و نام و نشان سرنشين را براي دفتر اينجانب ارسال خواهند نمود. معاون اول رئيس جمهور |
در مورد امضاي بخشنامه رسم بر آن است كه نسخه اصلي امضا گردد و سپس بخشنامه تكثير و عناوين آن تكميل شود. در اينجاد پيشنهاد مي‌شود كه براي تأثير بيشتر و همچنين رعايت احترام مخاطب و ايجاد ارتباط مؤثر، هر نسخه به طور جداگانه امضا گردد. به اين ترتيب در ذهن خواننده تصوير يك نامه مستقل منعكس خواهد شد. قدر مسلم اين گونه بخشنامه همان اثر يك نامه مستقل را دارا خواهد بود.
انواع بخشنامه
در زمان حال گونه‌هاي زيادي از بخشنامه در سازمان‌هاي اداري مبادله مي‌گردند. بيان تمامي گونه‌هاي مزبور به صرف وقت زياد نياز دارد كه از حوصله اين مقوله خارج است. بنابراين براي شناسايي بيشتر، به توضيح دو تقسيم‌بندي به نظر مهم‌تر آن مي‌پردازيم:
الف) انواع بخشنامه از ديدگاه محتوي مطالب: بخشنامه‌ها از ديدگاه هدف و محتواي مطالب به گونه‌هاي زير تقسيم مي‌گردند:
– بخشنامههاي درخواستي
– بخشنامههاي دستوري
– بخشنامههاي هماهنگي
– بخشنامه براي ابلاغ قوانين
– بخشنامه براي ابلاغ مصوبات داخلي سازمان
ب) انواع بخشنامه از نظرگاه سطح سازمان: در اين تقسيم‌بندي بخشنامه‌ها در ابتدا به دو گروه عمده بخشنامههاي خارجي و بخشنامههاي داخلي تقسيم مي‌شوند. تقسيم‌بندي فوق با استفاده از عنوان‌هاي خارجي و داخلي فقط در ارتباط با خارج و داخل سازمان مي‌باشد. بنابراين بخشنامه‌هايي كه از خارج سازمان براي اجرا به سازمان ابلاغ مي‌شوند، بخشنامههاي خارجي و بخشنامه‌هايي كه در داخل سازمان تهيه و در جريان قرار مي‌گيرند، با عنوان بخشنامههاي داخلي مشخص مي‌شوند.
بخشنامههاي خارجي به طور معمول ابلاغ كننده مصوبات مجلس، هيأت دولتي و يا ساير مراجع ذيصلاح كشور به وزارتخانه‌ها و سازمان‌هاي دولتي و يا سازمان‌هاي خصوصي هستند. از طرفي هم وظايف بعضي از وزارتخانه‌ها ايجاب مي‌نمايد كه براي ساير وزارتخانه و مؤسسات اعم از دولتي و خصوصي اقدام به صدور بخشنامه نمايند. به طور نمونه مي‌توان از بخشنامههاي وزارت امور اقتصادي و دارايي در مورد پرداخت هزينه براي ساير وزارتخانه‌ها و سازمان‌ها نام برد. بخشنامههاي رسيده از خارج سازمان ابتدا به استحضار بالاترين مقام سازماني رسانيده مي‌شود. سپس در صورت نياز توسط مقام مزبور و يا قائم مقام قانوني وي به كليه واحدها و يا بعضي از آنها به طور جداگانه و يا با انعكاس زيرنويس لازمه ابلاغ مي‌گردد.
بخشنامههاي داخلي به دو گروه عمده تقسيم مي‌شوند: در وزارتخانه‌ها به بخشنامه‌هايي كه توسط بالاترين مقام سازماني امضا مي‌گردند عنوان وزارتي داده شده است. گروه دوم بخشنامه‌هايي هستند كه توسط واحدهاي داخلي براي ادارات هم سطح صادر مي‌گردند. از اين گونه مي‌توان به بخشنامههاي امور اداري در مورد ساعات كار و بخشنامههاي كارگزيني در مورد ساعات كار و بخشنامههاي كارگزيني در مورد مسايل استخدامي اشاره نمود.
بعضي از واحدها به هنگام لزوم براي كادر تحت نظارت خود به صدور بخشنامه اقدام مي‌نمايد. محدوده اصلي اين‌گونه بخشنامه فقط همان واحد است. به منظور هماهنگي در صدور بخشنامه‌ها روال بر اين است كه نسخه‌اي از بخشنامه را قبل از صدور براي دفتر بالاترين مقام سازماني ارسال مي‌دارند. در صورتي كه دفتر مزبور صلاح بداند، اجازه صدور بخشنامه را مي‌دهد و در غير اينصورت بخشنامه مورد نظر صادر و توزيع نمي‌گردد.
آشنایی با اصول نگارش نامه های اداری
آشنایی با نگارش دستورالعمل اداری
آشنایی با تدوین و نگارش صورتجلسه
پاورپوینت آشنایی با آیین نگارش و مکاتبات اداری
دانلود فایل…