صورتجلسه مكتوبي است حاوي نتايج و مصوبات جلسات اداري كه به امضاي اعضاي جلسه می رسد. لازم به ذكر است كه جلسه هنگامي مصداق پيدا ميكند كه تجمع اركان چهارگانه آن حاصل شده باشد.
اركان چهارگانه جلسه عبارت است از :
- اعضاي جلسه
- دستور جلسه
- زمان معين
- مكان مشخص
اضافه مينمايد دبير جلسه ممكن است از بين اعضاي جلسه انتخاب شود ولي در عمل اين نوع انتخاب نتيجه مناسبي ندارد چون اغلب مشاهده شده است كه دبيري كه سمت عضويت داشته است، نتوانسته در انجام وظائف محوله بيطرفي خود را حفظ كند. بر اين اساس بهتر است كه دبير جلسه از بين اعضاي جلسه نباشد و حق رأي هم نداشته باشد. از وظايف دبير، تنظيم صورتجلسه و به امضاء رساندن آن است.
معنی و مفهوم صورتجلسه
قبل از ورود به بحث پيرامون صورتجلسه بايد بدانيم كه جلسه چيست؟ به چه منظور تشكيل ميشود؟ و تحت چه شرايطي مصداق پيدا ميكند؟
الف) جلسه
جلسه در لغت به معني نشستن براي رسيدگي و گفتگو درباره امري (فرهنگ فارسی عميد) است و در اصطلاح معني لغوي خود را نيز حفظ نموده و ميتوان گفت: گردهمايي صاحبنظران و يا مسئولان بر اساس وظايف يا مأموريتهاي محوله در محل معين و زماني مشخص به منظور رسيدگي پيرامون حل و فصل يك معضل اداري و يا اجتماعي و يا …. جستجو براي پيدا نمودن راهحل مناسب براي آن و يا اتخاذ تصميم درباره نحوه اجراي امري خاص است. بديهي است تصميمات متخذه در اين گونه جلسات بايد به دليل آثار تبعي آن نوشته شود.
ب) اركان جلسه
با عنايت به تعريف فوق، جلسه هنگامي مصداق پيدا ميكند كه تجمع اركان چهارگانه آن يعني؛ اعضاي جلسه، دستورجلسه، در زمان معين و مكان مشخص حاصل شده باشد. نياز به توضيح بيشتر ايجاب مينمايد كه به شرح هر يك از اركان جلسه و همچنين شرايط تحقق آن ولو به اختصار بپردازيم:
اعضاي جلسه: به شركتكنندگان در جلسه، اعضاي جلسه گفته ميشود. شركت و حضور اعضاء در جلسه ممكن است جزو وظايف سازماني آنها باشد. مانند بعضي از وزراء و مسئولين كه به دليل پست مورد تصدي خود، عضويت و يا رياست مجمع عمومي برخي از سازمانهاي وابسته به وزارتخانه تحت سرپرستي خود را بر عهده دارند. مانند رياست مجامع عمومي شركتهاي دولتي كه اغلب بر اساس اساسنامه و قانون تشكيل آن با وزير وزارتخانه مربوطه است. يا اينكه اعضاء به موجب تفويض اختيار و ارجاع نمايندگي از طرف مقام يا يك واحد سازماني در جلسه حضور يابند. در برخي از جلسات كه به موجب قانون يا آييننامهاي ويژه تشكيل ميشود، سمت شركتكننده در جلسه از قبل تعيين و ابلاغ گرديده است.
دستورجلسه: پيش از جلسه هدف از تشكيل آن مشخص گرديده و به طور مكتوب تحت عنوان دستورجلسه براي شركتكنندگان ارسال ميگردد. وجود دستورجلسه مدون و مكتوب علاوه بر جلوگيري از انحراف مذاكرات از مسير اصلي خود، به شركتكننده اين امكان را ميدهد كه پيشتر مدارك و سوابق مورد نياز را تهيه نموده و عندالزوم در زمينه موضوع، مطالعات لازم را به عمل آورد. قدر مسلم در اين صورت علاوه بر اينكه وقت جلسه بيهوده هدر نميشود به كارايي جلسه به طور قابل ملاحظهاي افزوده ميگردد.
زمان جلسه: زمان و تاريخ تشكيل جلسه و همچنين ساعت شروع آن به طور دقيق از قبل تعيين و ضمن ارسال دعوتنامه و يا به طرق مقتضي ديگر به اطلاع شركتكنندگان رسانيده ميشود. در جلسات مستمر هنگام آغاز و زمان پايان نيز پيشتر توافق و در دعوتنامه قيد ميشود. ولي در جلسات اتفاقي كه فقط براي يك مرتبه تشكيل شده است، پايان جلسه نامشخص است كه اين خود نميتواند توجيه منطقي داشته باشد. چرا كه اغلب مديران در زمان حال با كمبود وقت مواجه بوده و ناگريز به زمانبندي اوقات كاري خود هستند. بنابراين نميتوانند در جلسهاي با پايان نامشخص شركت نمايند.مكان جلسه: مكان جلسه به محل برگزاري جلسه اطلاق ميشود. محل برگزاري جلسه در جلسات عادي و اداري از پيش تعيين و ضمن دعوتنامه به استحضار شركتكنندگان ميرسد. لازم به ذكر است كه برخي از جلسات ميبايد در محل خاصي تشكيل شود تا جنبه رسميت به خود گيرد (مانند جلسات پارلمان در كشورهاي مختلف كه بايد در محل آن تشكيل گردد).
سازمان جلسه
حال كه درباره اركان جلسه بحث شد، بد نيست مختصري درباره سازمان جلسه صحبت شود تا شناخت كامل از جلسه به عمل آمده باشد.
به طور معمول در هر جلسهاي يك نفر به عنوان رئيس، چندنفر به عنوان اعضاء و يك نفر هم به عنوان دبير جلسه شركت دارند. اينگونه سازمان جلسه عموميت داشته و در كليه جلسات رسمي ميتواند صادق باشد. اداره امور جلسه با رئيس جلسه است. رئيس ممكن است در همان جلسه به وسيله شركتكنندگان انتخاب گرديده باشد، يا اينكه به موجب مقررات و قوانين خاص از قبل تعيين گرديده باشد.
هدايت و رهبري جلسه با رئيس است. وظايف ديگر او تعيين وقت صحبت براي اعضاي جلسه ميباشد. موظف است مراقبت نمايد كه جلسه از مسير اصلي خود خارج نشود و با صحبتهاي متفرقه موجبات اتلاف وقت فراهم نگردد. رئيس جلسه مانند ساير اعضا داراي يك رأي است و به دليل رئيس بودن امتياز ويژهاي به وي تعلق نميگيرد. در برخي از جلسات ممكن است به موجب مقررات و قوانين، امتياز ويژهاي براي رئيس جلسه در نظر گرفته باشند. براي مثال هنگامي كه آراي موافق و مخالف مساوي باشد، ملاك تصميم در تصويب يا عدم تصويب موضوع، وجود رأي رئيس در هر يك از طرفين موافق و مخالف خواهد بود.
هركدام از اعضاي جلسه داراي وظايفي از جمله مطالعه كافي و كسب اطلاعات لازم پيرامون دستور جلسه، بررسي مسايل و استنتاج منطقي، رعايت بينظري و بيطرفي در امور و ارائه نظرات لازم و اجتناب از پراكندهگويي و خارج نشدن از موضوع هستند. هر يك از اعضاي جلسه به طور معمول داراي يك رأي ميباشند. ممكن است از بين اعضاي جلسه فردي به عنوان دبير در همان جلسه انتخاب شود. در عمل اين نوع انتخاب نتيجه مناسبي ندارد. چون اغلب مشاهده گرديده است، دبيري كه سمت عضويت داشته است، نتواسته در انجام وظايف محوله بيطرفي خد را حفظ نمايد. بنابراين بهتر است كه دبير جلسه از بين اعضاي جلسه نباشد و حق رأي هم نداشته باشد.
وظايف دبير جلسه
- تهيه دعوتنامه براي هريك از اعضاء (در دعوتنامه معمولاً، دستورجلسه، زمان شروع، زمان خاتمه، محل جلسه قيد ميشود و طوري ارسال ميگردد كه حداقل 72 ساعت قبل از تشكيل جلسه به دست شركتكنندگان برسد) و ارسال آن و حصول اطمينان از وصول دعوتنامه
- نظارت بر آماده شدن محل جلسه و حصول اطمينان از در دسترس بودن لوازم و ابزار كار اعضاء
- تنظيم صورتجلسه و به امضا رساندن آن
- ارسال نسخهاي از صورتجلسه براي اعضاي جلسه
- بايگاني سوابق جلسه در صورت لزوم
حضور تمامي اعضاء در جلسه الزامي است. در صورت غيبت هريك از اعضاء، مراتب در صورتجلسه منعكس ميگردد. به طور معمول براي رسميت يافتن جلسه، حضور تعداد معيني از اعضا الزامي است.
طرح يا چارچوب صورتجلسه
صورتجلسه در لغت به معني نوشتهاي است كه در آن، خلاصه گفتگوهاي اعضاء جلسه ذكر شده باشد و ورقهاي كه در آن شرح واقعه نوشته شود (فرهنگ فارسی عمید). از ديدگاه حقوقي، صورتجلسه (يا صورتمجلس) ورقهاي است كه يك مقام رسمي (قاضي، پليس يا غيره) در آن يك عمل قضايي يا يك عمل خارجي (مانند ضرب و جرح و قتل و غيره) را به منظور اثبات يك واقعه مدني يا كيفري يا اداري ثبت ميكند (محمدجعفر جعفري لنگرودي، ترمينولوژي حقوق) (در اين نوشته مفهوم حقوقي صورتجلسه مطرح نيست).
همانطور كه از معاني آن مستناد ميگردد، صورتجلسه يا صورتمجلس به سند يا نوشتهاي گفته ميشود كه دربردارنده مطالب مطروحه، گفتگوها و يا تصميمات اتخاذ شده در يك نشست رسمي يا يك جلسه اداري باشد.
هر جلسه رسمي با تجمع اركاني كه پيشتر بيان گرديد، تحقق مييابد. مكمل تحقق جلسه، تنظيم صورتجلسه است كه رسميت جلسه را تأمين مينمايد. هر صورتجلسه داراي اركاني است كه بدون ترديد بايد ذكر شوند. برخي از اين اركان بسيار مهم بوده كه بدون آن صورتجلسه تحقق پيدا نميكند. برخي ديگر در درجه دوم اهميت قرار دارند. اركان صورتجلسه به طور عادي به شرح زيرند:
- مشخصات اعضاي شركتكننده
- امضاي شركتكنندگان
- دستورجلسه
- مطالب مطروحه
- تصميمات اتخاذ شده
- زمان جلسه
- مكان جلسه
- تكليف جلسه بعدي
قيد اركان صورتجلسه در تنظيم و تدوين صورتجلسه الزامي است. اينك براي روشن شدن مطلب ضمن توضيح لازم، نحوه تنظيم و تدوين صورتجلسه درج ميگردد.
مشخصات اعضاي شركتكننده: مشخصههاي فردي و شغلي هر يك از شركتكنندگان و همچنين شماره معرفينامه و يا مجوز شركت آنان در صورتجلسه نوشته ميشود. در صورتي كه فرد شركتكننده به نمايندگي از طرف شخص حقيقي ديگري در جلسه حضور يافته باشد نام هر دو نفر با توجيه كامل مطلب قيد ميشود.
امضاي شركتكنندگان: صورتجلسه با امضاي شركتكنندگان در جلسه رسميت پيدا ميكند. در آخرين صفحه صورتجلسه نام و نامخانوادگي و سمت سازماني و يا اجتماعي هر يك از شركتكنندگان نوشته شده و سپس به وسيله فرد مزبور امضاي ميشود. بايد تمام صفحات صورتجلسههايي كه جنبه مالي و يا حقوقي دارند و يا از اهميت ويژهاي برخوردار هستند، به وسيله شركتكنندگان امضا شوند. يادآور ميشود كه نام و نامخانوادگي شركتكننده كه براي امضا فقط در صفحه آخر قيد ميگردد و نيازي به درج در صفحات ديگر نيست و فقط اثر امضاء كفايت مينمايد.
دستورجلسه: طرح موضوعي است كه جلسه براي حل و فصل آن تشكيل گرديده است. دستورجلسه مبين هدف جلسه است. منطقي است كه دستورجلسه از قبل تعيين و ضمن دعوتنامه براي اعضا ارسال گردد. به اين ترتيب شركتكننده با مطالعه و آمادگي كافي در جلسه حضور خواهد يافت.
مطالب مطروحه: درج مذاكرات در صورتجلسه الزامي است. ممكن است مشروح مذاكرات منعكس گردد و يا اينكه خلاصه و يا رئوس مطالب عنوان شده نوشته شود.
تصميمات اتخاذ شده: بعد از انجام مذاكرات و جمعبندي آن، نتيجه به عنوان تصميمات متخذه در يك يا چند جمله مستقل تدوين و در صورتجلسه قيد ميگردد.
زمان جلسه: تاريخ دقيق (روز- ماه- سال) و هنگام شروع و خاتمه جلسه است. ميتوان تاريخ و ساعت شروع را از قبل تعيين نمود. علاوه بر آنچه بيان گرديد، جلساتي وجود دارند كه بايد به طور مستمر تشكيل گردد. در اين گونه جلسات شماره جلسه نيز مشخص ميشود. بعد از قيد زمان و نوبت جلسه به طور معمول تاريخ نشست بعدي تعيين و در صورتجلسه نوشته ميشود.
مكان جلسه: به محل تشكيل جلسه اطلاق ميشود. محل تشكيل جلسه بايد در صورتجلسه قيد شود. در برخي از جلسات، استفاده از مكاني خاص الزامي است (جلسات مجلس شوراي اسلامي كه بايد در خود مجلس برقرار گردد).
تكليف جلسه بعدي: به دليل اهميت ويژه و وسعت دامنه موضوع جلسه، ممكن است بحث و بررسي و نتيجهگيري در يك جلسه انجام نشود. بنابراين ناگزير به تشكيل جلسه بعدي خواهد بود. در اين صورت تاريخ و زمان جلسه آينده و عندالزوم دستور جلسه بعدي معين و در صورتجلسه قيد ميگردد.
انواع صورتجلسه
هنوز در كشور ما نحوه تنظيم صورتجلسه به صورت استاندارد در نيامده است. بنابراين تنظيم آن بر اساس سليقه مسئولان و متصديان امور متفاوت است. گاهي در كاغذهاي معمولي و به مانند نوشتههاي عادي و در برخي از موارد بر اساس نمونههاي ارائه شده كه از طرف سازمان ذيربط و يا به موجب آييننامهاي خاص تنظيم ميشود. قدر مسلم در هر مورد، ذوق و سليقه تنظيمكننده و رئيس جلسه تأثير بارزي در تنظيم آن داشته است. به همين دليل گونههاي متفاوتي از نحوه تنظيم صورتجلسه وجود دارند كه براي سهولت در امر مطالعه آنها را به صورت زير طبقهبندي مينماييم:
- صورتجلسه مشروح
- صورتجلسه نيمهمشروح
- صورتجلسه خلاصه
- صورتجلسه به شكل فرم
الف- صورتجلسه مشروح
در اين گونه از صورتجلسهها مشروح مذاكرات هر يك از اعضاي جلسه به طور كامل نوشته ميشود. در گذشته تنظيم اينگونه صورتجلسه بسيار مشكل بود. زيرا بايد چند نفر تندنويس با سرعت، مطالب عنوان شده را به روي كاغذ آورند. بعد از پايان جلسه نوشتههاي تندنويسان با يكديگر تطبيق داده ميشد تا نوشتهاي كامل به دست آيد.
صورت مشروح مذاكرات به طور معمول در جلسات دادگاه و يا به هنگام تصميمگيريهاي مهم به رشته تحرير در ميآيد. اما بارزترين نمونه آن در مجالس قوهمقننه مثل مجلس خبرگان، مجلس شوراي اسلامي و شوراي نگهبان بر اساس يك سنت ديرين پارلماني وجود دارد.
گرچه در زمان حال با استفاده از دستگاه ضبط صوت و سایر ابزارهای پیشرفته، بيانات اعضاء ضبط و سپس به روي كاغذ منتقل ميشود، اما در بيشتر پارلمانها به عنوان يك تشريفات و سنت از وجود تندنويسان حرفهاي در استخدام خود استفاده ميشود. با اين تفاوت كه شيوه كار آسانتر بوده و چنانچه كلمه يا جملهاي از قلم افتاده باشد، با استفاده از دستگاههاي صوتي و يا تصويري نسبت به تكميل نوشته اقدام مينمايند.
ب- صورتجلسه نيمهمشروح
در اين نوع صورتجلسه، خلاصه و يا رئوس مطالب عنوان شده از طرف هر يك از شركتكنندگان درج ميگردد. در آخر صورتجلسه و بعد از يك جمعبندي نهايي تصميمات متخذه براساس اولويتها درج و با امضاي كليه حاضرين رسميت پيدا ميكند.
پ- صورتجلسه خلاصه
در اينگونه، خلاصه مطالب و يا فقط نتيجه مذاكرات به طور خلاصه درج ميشود. سپس تصميمات اتخاذ شده منعكس ميگردد. به طور معمول در صورتجلسههاي نيمهمشروح، خلاصه مطالب عنوان شده از طرف هر يك از اعضا در مقابل نام وي نوشته ميشود. اما در صورتجلسههاي خلاصه، فقط چكيده مطالب مطرح شده قيد ميگردد. به اين ترتيب كه با ذكر جمله، «بعد از انجام مذاكرات لازم، تصميماتي به شرح زير اتخاذ گرديد.» تصميمات اتخاذ شده نوشته ميشود. سپس صورتجلسه با امضاي اعضا شكل ميگيرد.
ت- صورتجلسه به شكل فرم
در حال حاضر يكي از متداولترين گونههاي صورتجلسه استفاده از فرمهاي مخصوص است. اين فرمها به وسيله سازمانهاي ذيربط تهيه و تدوين شده و در جريان كار همان سازمان قرار ميگيرد. مانند صورتجلسه تحويل اتومبيل، اموال و گونههايي از صورتجلسههايي كه به وسيله ضابطين عدليه (پليس قضايي) تنظيم ميگردند.
در حال حاضر استفاده از فرمهاي صورتجلسه به دليل سهولت و سرعت در انجام امور در بيشتر سازمانها و مؤسسات دولتي و خصوصي متداول شده است. اغلب دبيران جلسه تا حد امكان از فرم استفاده مينمايند و چنانچه امكان استفاده وجود نداشته باشد، صورتجلسه را براساس آيتمهاي فرم و به صورت عادي تدوين مينمايند.
تنظيم صورتجلسه
تدوين و تنظيم مطالب در نشستهاي رسمي به وسيله دبير يا منشي جلسه انجام ميشود. منشي جلسه ممكن است يكي از اعضاي جلسه بوده و يا شخص ديگري است كه به همين عنوان و بدون داشتن حق رأي در جلسه حضور مييابد و در هر صورت بايد براي تنظيم صورتجلسه اطلاعات و تجربيات لازم را داشته باشد. مصلحت اين است كه دبير جلسه از اعضاي رسمي جلسه نباشد.
براي تنظيم و تدوين صورتجلسه و امضاي آن از دو روش استفاده ميشود. در روش نخست، بعد از پايان جلسه بر اساس مطالب مطروحه صورتجلسه آماده و براي امضا به يكايك شركتكنندگان ارائه ميشود. اعمال اين روش به ظاهر منطقي است. زيرا دبير با فرصت در اختيار خود، صورتجلسه را به طور كامل تدوين نموده و ترتيب تايپ آن را ميدهد. اما در عمل با مشكلاتي مواجه است و حتي ممكن است صورتجلسه امضا نشود. زيرا با توجه به فاصله زماني پايان جلسه تا تنظيم و آماده شدن صورتجلسه ممكن است شركتكننده در نظرات خود تعديل نموده باشد. در اين صورت دبير مجبور است كه در نوشتههاي خود اين تغييرات را منعكس نمايد. قدر مسلم ممكن است كه تغييران مزبور مورد موافقت عضو و يا اعضاي ديگر جلسه قرار نگيرد، كه آن هم بايد منعكس شود.
به اين ترتيب صورتجلسه چندين مرتبه تغيير نموده و كار را مشكل حتي غيرممكن ميكند. براي رفع اين مشكلات لازم است كه صورتجلسه در همان جلسه آماده و به امضاي اعضا برسد. نحوه انجام كار بسيار آسان بوده و فقط نياز به تمرين و همچنين كسب اطلاعات لازم در مورد هر جلسه نياز است.
همانطور كه گفته شد در هر جلسه موارد ثابت و مشخصي وجود دارند كه از قبل تعيين گرديده و ميتوان پيشتر اطلاعات لازم را درباره آن تحصيل نمود. مانند: شركتكنندگان و مشخصات آنها، دستورجلسه، زمان جلسه و مكان جلسه كه دبير ميتواند به منظور صرفهجويي در وقت و تحصيل در فراغت لازم براي نوشتن ساير مطالب، قبل از تشكيل جلسه موارد مزبور را در صورتجلسه منعكس نمايد. با عنايت به اينكه در صورتجلسههاي اداري نيازي به مشروح كامل مذاكرات نيست، چكيده مطالب عنوان شده توسط هريك از شركتكنندگان يادداشت ميشود. سپس با انجام جمعبندي تصميمات اتخاذ شده نيز مشخص و بر اساس اولويت تنظيم ميشود و به اين ترتيب صورتجلسه آماده ميگردد. دبير در آخر جلسه نوشتههاي خود را براي حاضرين قرائت مينمايد و صورتجلسه را پس از انعكاس نظرات اصلاحي آنان در همان جمع به امضا ميرساند. سپس در همان هنگام نسبت به تكثير صورتجلسه اقدام و به هر يك از شركتكنندگان تصويري ارائه ميدهد. در موردي كه نسخه امضا شده قابل تكثير و ارائه نباشد، ترتيب تايپ آن را ميدهد و ذيل كليه نسخ را به عنوان دبير جلسه امضا مينمايد. قدر مسلم قبل از امضا توضيح ميدهد كه نسخه اصلي و امضا شده در كجا نگهداري و بايگاني گرديده است.
چنانچه ايجاب نمايد كه نسخ تايپ شده به وسيله شركتكنندگان امضا گردد، نسخ مزبور با تصوير صورتجلسه امضا شده براي اعضا ارسال ميگردد. در اين صورت شركتكننده ملزم به امضا بوده و چنانچه نظر ديگري داشته باشد، بايد با خط خود به صورتجلسه اضافه نمايد.
آشنایی با اصول نگارش نامه های اداری
آشنایی با نگارش دستورالعمل اداری
پاورپوینت آشنایی با آیین نگارش و مکاتبات اداری
دانلود فایل…