آشنایی با اصول نگارش نامه های اداری

نامه‌نويسي يك بخش حياتي از زندگي شغلي است. خوب نامه نوشتن مي‌تواند اثربخشي و كارآيي شركت ها و سازمان ها را افزايش دهد. براي مهارت در ايجاد ارتباط، نيازي به انبوهي از كلمات نيست. همة ما مي‌توانيم مهارتهاي مان را در نامه نوشتن افزايش دهيم. البته باید به خاطر داشته باشيم كه ارتباط مؤثر، بيش از آنچه كه به دادن اطلاعات اضافي به خواننده بستگي داشته باشد، به درك درست او از مطلب بستگي دارد.

 نوشتن نامه‌هاي اداري وظيفه‌اي دشوارتر از نوشتن ساير انواع نامه‌ها است. يك نامه اداري بايد از نظر روش و ارائه به گونه‌اي باشد كه از بين انبوهي از نامه، توجه خواننده را جلب كند. نامه در حقيقت سفير سازمان يا شركت است. سازمان ها براي ارتباط اداري، نيازمند روشي منطقي بوده كه نامه‌نگاري اداري مناسب‌ترين شيوه، در برقراري اين ارتباطات مي باشد،‌ لذا هدف از اصول نگارش نامه های اداری عبارت است از:

• شناخت درست موضوع
• ضرورت پاسخگويي و آگاهي از جايگاه پاسخ‌گيرنده
• تهيه و تنظيم متن نامه و ويرايش و آماده‌سازي آن براي صدور
• ساده نوشتن، رواني و رسائي جمله‌ها و بهره‌بري از واژه‌هاي مناسب و جايگزين

تعریف و شناخت انواع نامه

نامه ورقه‌اي است كه روي آن، مطالبي به كسي می نويسند. رقعه، مكتوب و نوشته نيز ناميده مي‌شود. نامه در اصطلاح عبارتست از مكاتباتي كه با اهداف معين و مشخص بين اشخاص حقيقي يا حقوقي و همچنين بين سازمان ها به منظور برقراري ارتباط مبادله مي‌شود.

از نظر ماهيت، چنانچه محتواي نامه در ارتباط با دريافت و پرداخت‌هاي هر سازمان باشد و نيز آنچه كه به آن اعتماد كنند و يا قابل استناد باشد جزء نامه‌هاي مالي بوده و «سند» ناميده مي‌شود. گاه «لاشه سند» نيز همان حكم را دارد. چنانچه در رابطه با اساس انعقاد قراردادها، تعهدات رسمي و تنظيم «لوايح» براي طرح در مراجع رسمي، محاكم قضائي و ساير دستگاه‌هاي مسئول ارسال گردد و داراي بار حقوقي باشد، جزء نامه‌هاي حقوقي شناخته مي‌شود و چنانچه در ارتباط با مسائل عمومي و جاري سازمان بوده و براي اجراي اهداف و خط مشي و يا ارسال پيام و يا اتخاذ تصميم براي شخص يا اشخاص باشد نامه‌هاي اداري ناميده مي‌شود. لازم به ذكراست كه هدف در اين مختصر پرداختن به دسته اخير است.

از نظر شكلي، عناوين زير شامل انواع نامه‌هاي اداري است:

• يادداشت اداري
• بخشنامه
• دستورالعمل
• دستور اداري
• آيين‌نامه
• صورتجلسه
• مصوبه
• حكم
• فرم

• يادداشت اداري:

براي سرعت بخشيدن به جريان كارها از يادداشت اداري استفاده مي‌شود. يادداشت اداري از تمامي ويژگي‌هاي نامه اداري برخوردار نمي‌باشد. اما چون در برخي از موارد بعنوان سند و مدرك اداري ملاك عمل قرار مي‌گيرد، بايد به وسيله مقام صلاحيت دار امضاء شده و براي انجام امور اداري و مالي در دفاتر ثبت گردد. يادداشت اداري گاه براي جلوگيري از اجراي كار و گاه برعكس جهت تسريع در انجام جريان يك امر فوري و ضروري مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

• بخشنامه:

بخشنامه، نامه‌اي است كه رئيس سازمان دولتي و يا معاونت آن براي اطلاع كارمندان صادر می كند و تعليمات كلي و يكسان در طرز اجراي يك قانون و يا يك آيين‌نامه را به آنان بدهد تا اختلاف ايجاد نگردد. بخشنامه نبايد مخالف قانون باشد. اگر مخالف باشد صادركننده مسئول است. ضمناً بخشنامه منشاء حق و تكليف نمي‌شود.

آشنایی با نگارش بخشنامه اداری

• دستورالعمل:

دستورالعمل، از تركيب دو واژه فارسي دستور و عربي عمل بوجود آمده است. واژه دستورالعمل در حال حاضر مترادف واژه‌هاي شيوه يا متد و روش قرار گرفته است. دستورالعمل در اصطلاح عبارت از ترتيب انجام كار به ترتيب و توالي اجزاي آن است كه به صورت مكتوب تدوين و بر اساس موازين خاصي براي اجرا به وسيله مقامات صالحه و در حدود وظايف و مسئوليت ها و مأموريت به متصديان ذيربط ابلاغ مي‌گردد. دستورالعمل مترادف واژه‌هاي شيوه و روش بوده و برخي از موارد به معني و مفهوم آئين‌نامه نزديك مي‌شود تا آنجا كه واژه مزبور به جاي آن قرار مي‌گيرد.

آشنایی با نگارش دستورالعمل اداری

• دستور اداري:

دستوري است كه غالباً مقام اداري مي‌دهد. دادگاه‌ها هم گاه، در مقام اجراي تصميمات اداري، دستور اداري مي دهند كه دستور تمليك، مصداقي از آن است. پس دستور اداري اختصاص به مقامات اداري ندارد.

• آيين‌نامه:

آيين‌نامه مقرراتي است كه مقامات صلاحيتدار وضع كنند. هدف آيين‌نامه تشريح قانون است. آيين‌نامه سه نوع است: فرامين قوه مجريه، مقررات قوه مجريه كه قوة مقننه اختيار وضع آنرا داده باشد و نيز مقررات شارح  قانون كه در آن قانون اذن وضع آن آيين‌نامه داده شده باشد و آيين‌نامه‌هاي اداري كه مقامات اداري وضع كنند مانند استانداري‌ها، فرمانداري‌ها و حكومت نظامي.

• صورتجلسه:

صورتجلسه مكتوبي است حاوي نتايج جلسات اداري كه به امضاي اعضاي جلسه تهيه مي‌گردد. لازم به ذكر است كه جلسه هنگامي مصداق پيدا مي‌كند كه تجمع اركان چهارگانه آن حاصل شده باشد.

آشنایی با تدوین و نگارش صورتجلسه

• مصوبه:

مصوبه تصميماتي است كه به امضاي اعضاي جلسه رسيده و توسط مديرعامل (يا مقام داراي تفويض اختيار در آن امر) تأييد شده باشد.

• حكم:

مكتوبي است كه حاوي اطلاعات با عنوان و ساختار ويژه، در جهت ابلاغ هدفي خاص، با امضاي سمت صلاحيتدار صادر مي‌شود. از جمله احكام مي‌توان به حكم كارگزيني، حكم مأموريت و … اشاره نمود.

• فرم:

فرم مكتوبي است حاوي اطلاعات با عنوان و ساختار ثابت و متغير كه در جهت انجام هدفي خاص، طراحي مي‌شود. فرم هاي متغير به انگيزه تسريع در انجام كار، ‌صرفه‌جويي در وقت و كاغذ و انعكاس اطلاعات جمع‌آوري شده، ارائه آمار و جداول مورد نظر تهيه مي‌شود. فرم هاي ضروري گردش كار در كل سازمان و شركت توسط واحدهاي تشكيلات و برنامه‌ريزي نيروي انساني و يا بهبود روش ها تهيه شده، ضمناً هر واحد سازماني مي‌تواند جهت تسهيل و تسريع كار واحد، فرم هاي مورد نظر خود را طراحي نمايد.

تدوين نامه

شامل :

– تهيه پيش‌نويس

– تايپ كردن نامه‌

– تنظیم گردش نامه‌

– پيگيري

جاي هيچ‌گونه ترديدي نيست كه مهم‌ترين بخش نامه‌هاي اداري، عناوين و متن آن است كه ارتباط ميان نويسنده و خواننده را از نظر تفهيم ممكن مي‌سازد. اينك دربارة هر يك سخني خواهيم داشت.

تنظيم عنوان نامه: عناوين نامه در مكاتبات اداري به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه بستگي دارد. انتخاب عنوان صحيح و آغازي منطقي، اثري مطلوب در خواننده به جا خواهد گذاشت. عنوان مناسب، مخاطب را وادار مي‌كند كه نامه را به دقت مورد مطالعه قرارداده و جوابي منطقي و مناسب به آن بدهد. چنانچه در انتخاب عنوان نامه دقت كافي به عمل نيايد، اين امكان وجود دارد كه مخاطب در همان نگاه اول نسبت به نگارنده يا امضاءكننده حالت ايستادگي يا مخالف به خود بگيرد كه به طور مسلم نتيجه مطلوب حاصل نخواهد شد. بنابراين در انتخاب عنوان بايد دقت كافي كرد، تا عناوين انتخاب شده مؤثر و مفيد افتند.

در گذشته نامه‌ها يا جملاتي شروع مي‌شد كه مبين نام مديريت يا واحد مخاطب نامه بود. براي مثال نوشته مي‌شد “اداره كل محترم كارگزيني” ، يا “رياست محترم وزارت …” و برخي جملات نارسا و بي‌محتواي ديگر، كه با جزيي تفحص معلوم مي‌شد كه بعضي از اين عناوين به طور ناخواسته حالت استهزا به خود گرفته است و در مجموع نه تنها عنوان نامه را نارسا مي‌نمود، بلكه اصل موضوع، فداي تعارف بي‌ارزش و پوچ مي‌شد، به‌طوري كه نامه تأثير خود را از دست مي‌داد. براي رفع اين مشكل از شيوه متداول در ارتش يعني از واژه‌هاي “از، به، موضوع” جمله كوتاه مبني بر محتواي نامه نوشته مي‌شد. با اين تفاوت كه در سازمان‌هاي غير ارتشي براي رعايت ادب نويسنده و احترام براي دريافت‌كننده نامه، ابتدا عنوان گيرنده نامه و سپس نام و مشخصات فرستنده نامه نوشته مي‌شود كه در اين صورت عناوين مزبور به صورت زير مورد استفاده قرار گرفت :

                   به:

                   از:

               موضوع:

تنظيم متن نامه: به طور كلي متن هر نامه اداري از سه قسمت متمايز يكديگر تشكيل مي‌شود. اين سه قسمت كه كمابيش در بيشتر مكاتبات نيز وجود دارد، به قرار زير است:

          – مقدمه

          – پيام اصلي

          – اختتام مطلب و نتيجه‌گيري

كه اينكه به شرح هركدام مي‌پردازيم.

مقدمه: بدون شك كليه نامه‌ها به خصوص مكاتبات اداري بايد مقدمه داشته باشند. بيان مقدمه به طور معمول به سليقه و ذوق نويسنده بستگي دارد. نويسنده در مقدمه‌اي كوتاه و يا مفصل كه در آغاز نامه عنوان مي‌نمايد، ذهن خواننده را بر دريافت پيام خود آماده ساخته و از طرفي وي را در دستيابي به سوابق كمك مي‌نمايد.

پيام اصلي: منظور از پيام اصلي همان چيزي است كه نامه براي انتقال آن ارسال مي‌گردد و بنابراين مهم‌ترين قسمت متن مي‌باشد. شايان ذكر است كه موفقيت يا عدم موفقيت نگارنده نامه در گرو تنظيم و تدوين صحيح همين قسمت است. چه بسا نامه‌هايي در سازمان مبادله شوند كه به دليل نارسايي اين قسمت بدون اثر و نامفهوم بوده و حتي در پاره‌اي موارد اثر منفي برجا گذارده است. نامفهوم بودن پيام، باعث ايجاد مكاتبات اضافي شده و در نتيجه مقدار زيادي وقت و هزينه بدون دليل صرف مي‌گردد. از طرفي اثر منفي نامه خسارت جبران ناپذيري به سازمان وارد خواهد كرد.

اختتام و نتيجه: نامه‌هاي اداري ممكن است به گونه‌هاي مختلف پايان پذيرد. ولي آنچه در پايان نامه بيشتر به چشم مي‌خورد، ميزان اهميت آن و ترغيب اقدام‌كننده در سرعت بخشيدن به انجام درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفي، بهتر است در نامه‌هاي جوابيه نتيجه چه مثبت و چه منفي، به طور كامل مشخص گردد و از به كار بردن كلمات چند پهلو و مبهم گذاشتن خودداري شود.

تفكيك اركان متن نامه به طور ظاهري و تحت عناوين گفته شده در بالا لزومي ندارد و اصولاً امكان‌پذير هم نخواهد بود. ولي رعايت ضمني آن علاوه بر اينكه تفهيم را آسان مي‌سازد، باعث مي‌شود كه نامه‌اي روشن، صحيح و با محتواي مطلوب تهيه و ارائه گردد.

تهیه پيش‌نويس

پيش‌نويس بعد از تهيه به ترتيب گفته شده بايد قبل از تايپ، مورد بررسي قرار گيرد. اين بررسي براي حصول اطمينان از كفايت و كارآيي و تأثير مطلوب طرح شده است. در مورد پاسخ نامه‌ها مي‌توان نامه واصله را با پيش‌نويس نامه جوابيه تهيه شده مقايسه كرد تا اطمينان حاصل شود كه آيا پيش‌نويس تهيه شده كامل و بدون نقص است و به تمام پرسش‌ها و يا درخواست‌هاي فرستنده نامه پاسخ داده است يا خير؟ اگر مطالب عنوان شده كافي و وافي به مقصود باشد، كه مراد حاصل است و در غير اينصورت بايد اصلاحات لازم را به‌عمل آورده و پيش‌نويس را اصلاح نمود.

تايپ كردن نامه

در حال حاضر براي تايپ كردن نامه‌هاي اداري دستورالعمل واحدي وجود ندارد. فقدان معيارها و ضوابط يكنواخت در اين مورد سبب شده است كه تايپ كردن نامه‌هاي اداري تابع سليقه شخصي شود. اين اختلاف سليقه را مي‌توان به نحو  بارز و چشمگير در نامه‌هاي اداري ملاحظه كرد. گرچه از زمان استفاده از كامپيوتر جهت تايپ نامه‌ها و استفاده از قلم‌هاي كم و بيش استاندارد، تا حدودي اشكال رفع شده است. ولي اختلاف سليقه‌ها كماكان پا برجا است. لذا در هر شركت و سازمان بايد در امور زير اقدام هماهنگ بعمل آيد:

• انتخاب كاغذ (از نظر اندازه)    
• فاصله بين سطرها
• شماره صفحه نامه‌ها
• شماره، تاريخ، پيوست
• فواصل مربوط به عنوان گيرنده،‌ فرستنده و موضوع
• فواصل و حواشي متن نامه     
• فواصل مربوط به مشخصات امضاء‌كننده
• فواصل مربوط به گيرندگان رونوشت
• فواصل مربوط به صفحه دوم و صفحات بعد

تنظیم گردش نامه

مراحل مختلف هر نامه صادره شامل؛ تهيه، تأييد، امضاء، ارسال و بايگاني سوابق مي‌باشد. امضاء‌كنندة نامه صادره ممكن است بالاترين مقام سازمان و يا معاونين و در پاره‌اي از موارد مديران و رؤساي واحدها باشند. گاه ممكن است نامه صادره رونوشت نيز داشته باشد. رونوشت نسخه‌اي از نامه اداري است كه به منظور اطلاع، ايجاد هماهنگي، اظهارنظر و انجام وظائف مرتبط براي شخص يا اشخاصي از مقامات سازمان در هر رده ارسال گردد.

پيگيري نامه‌ها

پيگيري،‌ تهيه و ارسال نامه‌ها و مكاتبات، با توجه به درجه فوريت آنها و براساس زمان‌بندي زير انجام مي‌شود:

• نامه‌هاي آني: حداكثر 1 روز
• نامه‌هاي خيلي فوري: حداكثر 4 روز
• نامه‌هاي فوري: حداكثر 7 روز
• نامه‌هاي عادي: حداكثر 15 روز

در نظام اداري، نامه‌ها از لحاظ فوريت به چهار دسته تقسيم مي‌شوند كه به ترتيب اولويت عبارتند از :

• نامه‌هاي آني: داراي بالاترين درجه فوريت است كه به محض وصول بايد بدون فوت وقت اقدام لازم درخصوص آنها بعمل آيد.
• نامه‌هاي خيلي فوري: كه فوريت آنها كمتر از نامه‌هاي آني بوده و مفهوم آن اين است كه پس از موارد آني بلافاصله در اولويت كاري قرارگرفته و اقدام لازم در مورد آن صورت پذيرد.
• نامه‌هاي فوري: نسبت به نامه‌هاي عادي داراي اولويت بوده و پس از موارد آني و خيلي فوري اقدام لازم در مورد آن صورت مي‌گيرد.
• نامه‌هاي عادي: ساير نامه‌هاي اداري معمولي و جاري را شامل مي‌شود و پس از موارد داراي فوريت در مورد آنها اقدام مي‌شود.

بايد توجه داشت:

در موارد خاص مهلت پاسخگويي به نامه‌ها بر اساس دستور مديرعامل، معاون ها و مدير ارجاع‌دهنده قابل تغيير و تعيين خواهد بود.

مكاتبات واحدهاي سازماني با يكديگر و يا درخواست اطلاعات از حوزه‌هاي مختلف به عنوان پاسخ نهايي يك نامه وارده تلقي نمي‌گردد.

مسئوليت پيگيري پاسخگويي به نامه‌هاي وارده بر عهده مرجع گيرنده مندرج در متن نامه مي‌باشد.

نامه‌هايي كه صرفاً جهت استحضار، اطلاع، آگاهي و اقدام مقتضي ارجاع مي‌شود، توسط دفتر ارجاع‌دهنده پيگيري خواهد شد و معاونين و مديران مي‌توانند بر حسب نظر خود نسبت به آن اقدام نمايند.               

          نامه‌هاي زير به محض وصول و ثبت توسط دبيرخانه مركزي حسب مورد به واحدهاي مربوطه تحويل خواهد شد:

• نامه‌هاي مقامات و مسئولان كشور و يا داراي پي نوشت آنان .
• نامه‌هاي با قيد آني، خيلي فوري و فوري .
• نامه‌هائي كه براي پاسخگويي به آنها مهلت تعيين شده است.     
• دعوتنامه‌هاي مربوط به جلسات، مجامع، شوراها، سفرها، مراسم مختلف و …

نقطه‌گذاري (یا نشانه‌گذاري)

PONCTUATION  به فرانسه و  PUNCTUATION به انگليسي مأخوذ از كلمة لاتين PUNCTUM به معناي نقطه است. بعضي از مؤلفان ايراني به جاي « نقطه‌گذاري» از عنوان «نشانه‌گذاري» و بعضي با توجه به اينكه غزنوي سجاوندي، دانشمند ايراني قرن ششم هجري، نخستين كسي بود كه از اين علامتها براي قرائت قرآن استفاده مي‌كرده عنوان «سجاوندي» را پيشنهاد كرده‌اند. به نظر مي‌رسد با توجه به حيثيت جهان‌شمول عنوان «نقطه‌گذاري» و اينكه نشانه‌هاي جديد آن در قرن اخير از اروپا به ايران وارد شده است و به تدريج در ذهن اهل زبان همين عنوان جا افتاده است، اگر از عنوان « نقطه‌گذاري» به صورت معادل فارسي آن استفاده كنيم مناسب‌تر است (به نقل از كتاب شيوه نگارش، مرتضي كاخي، چاپ چهارم، 1381، مؤسسه انتشارات اميركبير، ص 219).

بعضي از مؤلفان عقيده دارند نقطه‌گذاري براي كمك به خوانندگاني است كه متني را درحضور ديگران با صداي بلند مي‌خوانند. اينان با استفاده از «نقطه» كه يكي از نشانه‌هاي اصلي در نظام نقطه‌گذاري و در ضمن علامت وقف (توقف درخواندن) است مجال مي‌يابند، نفسي تازه كنند و دنبالة متن را بخوانند. البته  مي‌توان پذيرفت كه نشانه‌هاي نظام نقطه‌گذاري در آغاز پيدايش خود چنين نقشي داشته‌اند، اما به تدريج كه تحولاتي در امر نقطه‌گذاري رخ داد، نقطه‌گذاري نقش ابزاري خود را به عنوان يك وسيله فرعي صرف تبديل به نقش اصلي كرده و وارد قلمرو معنايي متن شده است. ذكر اين نكته لازم است كه براي بكارگيري نقطه‌گذاري بدواً بايد تا حدودي به اصطلاحات دستوري آشنا شد تا كاربرد صورت هاي مختلف نقطه و نشانه‌ها روشن‌تر گردد.

اصطلاحات دستوري كه در امر نقطه‌گذاري با آن سرو كار داريم:

• حرف: منظور از «حرف» فقط يكي از حروف الفبا است و تنها استثناء حرف « و » است، كه به اعتبار جزئي از حروف الفبا «حرف» و به اعتبار «‌واو عطف» واژه است.     
• واژه یا کلمه: تركيبي است از دو يا چند حرف كه گاهي به طور مستقل داراي معنا است، مانند: شب، تاريكي، ستم و گاهي در پيوند با واژه‌هاي ديگر مانند: از، در، براي .
• عبارت: چند واژه كنار هم كه به تنهايي معني كامل نمي‌دهد مانند: «فريدون با تلاش بسيار»، در جملة بعد «فريدون با تلاش بسيار، به مقصود رسيد.» داراي معناي كامل مي‌شود.

در اين جمله دو عبارت داريم كه اگر هركدام به تنهايي نوشته شود مفهوم روشني از آن به دست نمي‌آيد، اما از تركيب آنها جمله كامل با مفهوم روشن حاصل خواهد شد.

• جمله: چند عبارت يا واژه كه در كنار هم قرار گيرند و منظور گوينده و نويسنده را بطور كامل روشن كند، جمله ناميده مي‌شود (جاي بحث اركان جمله، فعل، فاعل، مفعول و يا مبتدا و خبر و يا مسند و مسندٌ اليه و يا ضماير و قيود در اين جا نيست).

نشانه های رایج

تعداد نشانه‌هاي رايج  در زبان هاي مختلف، متفاوت است. زبان‌هاي اروپايي تعداد علائم زياد است ولي در زبان فارسي، نشانه‌هاي متداول كمتر است كه به اختصار به شرح آن پرداخته مي‌شود:

• يك نقطه ( . ): اين علامت به صورت يك نقطه بعنوان مكث كامل، نشانة پايان جمله، جملات مستقل را از يكديگر جدا مي‌سازد. در زبان فرانسه LE POINT و در زبان انگليسي FULL STOP  ناميده مي‌شود.
• سركج یا ویرگول « ( ، ) درنگ كوتاه – مكث »: نشانه سركج در زبان‌هاي بيگانه به شكل ( , ) نوشته مي‌شود ولي در زبان فارسي به دليل اشتباه نشدن با « و »‌ يعني «واو عطف» به صورت وارونه ( ، ) مورد استفاده قرار مي‌گيرد. ضمناً ‌از راست به چپ  نوشتن خط فارسي دليل ديگر آن است. اين علامت در زبان فرانسه معادل VIRGULE و در زبان انگليسي COMMA آورده شده است. از كاربردهاي ديگر آن مي‌توان ايجاد سهولت در امر خواندن نوشته‌ها را ذكر كرد.
• سركج نقطه یا نقطه ویرگول « ( ؛ ) درنگ متوسط »: اين نشانه توقفي كوتاه است. از توقف درنگ كوتاه، بلندتر و از توقف يك نقطه كوتاهتر. مانند: عبيد زاكاني دانشمند وارسته‌اي بود؛ ولي چون روح حاكم بر زمان مناسب نبود، حرف خود را در قالب شوخي و مزاح مي‌گفت.
• دو نقطه (: ): اين نشانه در زبان فارسي و كتابت آن با عناوين «نشانة شرح» و «هشدارنما» و يا «برشماري» و توضيـح بيشتر مطالب، ساعات حركت، عنوان آدرس و اوقات پذيراي بكار مي‌رود. مانند:         براي توضيح بيشتر:          عبارتند از :       به اين قرار:

                             عبارت است از:     مثال:            به اين ترتيب:             

              براي نشان دادن ساعات كار.    ساعت كار دفتر مركزي:  صبح‌ها  از 8 تا 13 بعد ازظهرها  از 15 تا 18

              براي نشان دادن ساعات حركت.  ساعات حركت قطار فوق العاده تهران – مشهد :

                                                                      يكشنبه و دوشنبه هر هفته: ‌35/22

                                                                      چهارشنبه و جمعه هر هفته: 45/2

• خط فاصله « ( – ) نيم‌خط »: از خط فاصله براي پيوستن واژه‌ها استفاده مي‌شود. مانند:    سبك نقاشي ايراني – هندي، يادگار آن زمان است. و  خانوادة پدر – سالاري، يكي از انواع قديمي خانواده در ايران مي‌باشد. و  راه آهن تهران – مشهد

• خط كشيده ( __ ): براي برجسته كردن يا مشخص نمودن قسمتي از نوشته، اعم از دست‌نوشته  و يا تايپ شده، به كار برده مي‌شود. طول خط كشيده به ميزان عبارتي بستگي دارد كه بايد برجسته يا مشخص شود.

مانند: اگر خواهي كه بر دلت جراحتي نرسد كه به هيچ مرحم به نشود با نادان مناظره مكن.

• نشانة پرسش « (؟) علامت سوال »: بعد از جملات پرسشي و يا پرسش مستقيم از اين نشانه استفاده مي‌شود.

مانند: آيا محسن از تبریز آمد؟ و يا: آيا شما در مدیریت سرمایه انساني كار مي‌كنيد؟

          خاطرنشان مي‌سازد اگر علامت پرسش در پايان جمله قرار گيرد، به نقطه پايان جمله نيازي ندارد.

• نشانة احساسات، هيجان و تعجب ( ! ): اين نشانه به نويسنده كمك مي‌كند تا حس گفتار، آهنگ سخن و حالات روحي خود را در هر جمله به نوشته آورد. مانند: چطور مي‌توان باور كرد كه از انسان‌هاي متمدن اين چنين رفتاري سر بزند!

                   و يا :‌    عجب چهرة وحشت زده‌اي داشت!

                   و يا: اي كاش جواني بر مي‌گشت!

                   و: عجب تابلوي زيبايي!

• كمان – دو قوس یا پارانتز ( ): اين نشانه به فرانسه LES PARENTHESES (پرانتز) ناميده مي‌شود و براي توضيح اضافي و يا ذكرجمله‌اي كه از بحث خارج است بكار مي‌رود. مانند: بلديه تهران (شهرداري تهران) و يا: حضرت محمد (ص)    
• قلاب – افزوده‌نما [  ]: هنگامي كه در برخي از متون قديمي يك يا چند كلمه به دلايل مختلف محو شده باشد، تصحيح‌كننده كلمات محو شده را به سليقه خود در داخل قلاب اضافه مي‌كند. مانند: در روز دوشنبه امير [مسعود غزنوي] به آن قصر آمد.

          بطور معمول هنگام تنظيم فيلم‌نامه يا نمايشنامه، دستورهاي اجرائي را بين دو قلاب قرار مي‌دهند.

مانند: احمد [با خندة تمسخرآميز]: اختيار داريد آقا!

• دو سركج –  نشانه نقل قول ( ” “ ): اين نشانه در آغاز و پايان سخن قرار مي‌گيرد كه بطور مستقيم از شخص يا منبعي نقل مي‌شود. مانند: حضرت جواد (ع) مي‌فرمايند: ”بهترين مردم كسي است كه از وجودش نفعي به بندگان خدا رسد.“
• سه نقطه – چند نقطه « ( . . . ) نشانه حذف – افتادگي نما »: سه نقطه نشانة حذف يك كلمه و چند نقطه نشانه حذف كلمات بيشتر است. مانند: فقر، ناداري، بيكاري و … از عوامل فساد جامعه است.

               و يا: …………………….    …………………………..

                    ……………………..    در خانه اگر كس است يك حرف بس است.

• نشانه تكرار – بازهم – ايضاً ( ” ): اين نشانه به منظور تكرار سطر بالا در سطر پايين مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
• مانند: رونوشت به: اداره كارگزيني جهت اطلاع      

                                   اداره امور رفاهي  ”      ”

• يك ستاره ( * ): نشانه توجه به پاورقي و عطف به زيرنويس است. به جاي آن عدد و شماره هم بكار مي‌رود.
• دو ستاره ( ** ): نشانه توجه دادن خواننده به مطلب مورد نظر در صفحات پيشين است.
• سه ستاره ( *** ): براي نشان دادن تغيير روال نوشته و يا تغيير كلي سياق سخن بكار مي‌رود. نحوة عمل به اين ترتيب است كه جمله را پايان داده و با سه سطح فاصله، نوشتة بعدي را آغاز مي‌كنند و علامت سه ستاره را در وسط فاصله ايجاد شده قرار مي‌دهند.

مانند :

اي چـرخ كـه بـا مــردم نـــادان يـاري             هـر لحظـه بـر اهـل هنـر غـم بـاري

پيـوسته زتـو بر دل مـن بـار غمي است             گويـا كـه زاهـل دانشـم پـنـــداري

***

آن كس كه بدم گفت بدي سيرت اوست             آنكس كه مرا گفت نكو خود نيكوسـت

حــال متكلـم از كلامـش پيـــداســت             از كوزه همان برون تراود كه در اوست

عدد و شيوة نگارش آن در متون

عدد در متن‌هاي اداري، ادبي، شعر و جاهايي كه صورت رياضي آن منظور نظر نيست، با حروف نوشته مي‌شود و رعايت موارد زير در نگارش آن لازم است:

• اعدادي كه در وسط اجزاي آن  « و » نمي‌آيد با حروف نوشته مي‌شود. 

مانند: يازده، دوازده، نود، پانصد هزار.

• اعداد تركيبي كه در وسط دو بخش آن « و » قرار مي‌گيرد با رقم نوشته مي‌شود. مانند: 22 كه خوانده مي‌شود بيست و دو و يا: 137،412،259 و …
• اعدادي كه در آغاز جمله واقع شده باشند با حروف و بقيه اعداد با رقم نوشته مي‌شود. مانند: هشت كتاب و 3 قلم و 14 دفتر به شما تحويل دادم.

اعدادي كه با حروف نوشته مي‌شود:

• شمارة‌ خيابان ها، كوچه‌ها كه به صورت عدد ترتيبي و با حروف نوشته مي‌شود. مانند: خيابان سوم، كوي هفتم و …
• براي جلوگيري از اشتباه و همچنين عدم دخل و تصرف مي‌توان بعضي از اعداد را با حروف نوشت. مانند: تاريخ چك ها،‌ سفته‌ها و سندهاي رسمي دولتي
• اعداد ترتيبي، با حروف نوشته مي‌شود. مانند: پانزدهم، يكم و نوزدهم و همچنين قرن ها و سده‌ها مانند: قرن سوم هجري،‌ سده چهارم و …

اعدادي كه با رقم نشان داده مي‌شود:

• شمارة شناسنامه، تاريخ تولد، صفحة كتاب، شمارة تلفن، منزل، گذرنامه و خودرو
• شمارة ساختمان و بلوك ساختماني با اعداد اصلي و رقم نوشته مي‌شود. مانند: ساختمان 118 بلوك 10
• شماره‌هايي كه با نشانه اختصاري همراه است. مانند: ج 12  ص 25 و يا   cm5 و يا  cc 22

شيوة نگارش بعضي ديگر از اعداد:

• شماره‌هاي تابع، بدون فاصله و بي هيچ نشانه‌اي نوشته مي‌شود. مانند: «گذرنامه ‌شمارة 4842»، «‌شمارة شناسنامة 621»، «چك شمارة 24682»
• تاريخ تولد و مرگ اشخاص با فاصله و به ترتيب از راست به چپ نوشته مي‌شود. مانند: ابوالقاسم فردوسي (329- 411 هـ . ق.)
• براي نشان دادن شماره‌هاي متوالي،‌ شمارة آغاز در سمت راست و شمارة‌ آخر يا پاياني پس از خط  فاصله و در سمت چپ نوشته مي‌شود. مانند: «كتاب ازكوچة رندان، ص 25-36»  و يا آيين نگارش، ص 42-61 .

نوشتن اعداد در آغاز هر بند يا ماده:

براي مشخص كردن هر بند در اساسنامه‌ها و يا دستورالعمل‌ها از شمارة ترتيبي استفاده مي‌شود. اعداد به صورت اصلي و با رقم نوشته مي‌شود. مانند: بند 1        بند 2    و يا مادة 3 و يا ماده 8

گاه شماره‌ها به همراه فصل‌بندي (موضوعي) صورت مي‌پذيرد. ضمن اينكه براي هر فصل، عنوان قيد   مي‌شود. شماره‌هاي ترتيبي كماكان متوالي هستند.

گاه بجاي اعداد از  الفباي فارسي استفاده شده و براي موضوع فرعي از اعداد بصورت كُد استفاده مي‌نمايند. هر حرف الفبا در جزئيات (تبصره‌ها) كُد و شماره مي‌گيرند. در گذشته به جاي استفاده از الفباي فارسي از حروف «‌ابجد»‌ نيز استفاده مي‌شده كه هنوز هم مرسوم است. ابجد نام مجموعه صور هشتگانه حروف جُمل بوده كه حروف آن عبارتست از ابجد، هوز، حطي، كلمن، سعفص، ‌قرشت، تخذ و صظغ

روش نگارش متون نامه ها

براي حفظ و نگهداري ميراث فرهنگي، سازمان هاي مسئول و فرهنگي و فرهيختگان جامعة ما پيوسته در انديشه پالايش، بازسازي و ايجاد شيوه هماهنگ بوده بويژه آنكه در دانشگاه‌ها به تدريس آن همت گماشته‌اند. در اين رابطه فرهنگستان زبان و ادب فارسي به حق نقشي بسيار مهم ايفا نموده و جاي سپاس دارد. در مطالبی كه پيش رو داريد از انتشارات فرهنگستان بهره گرفته شده و به نحو اختصار در سه عنوان به شرح زير ارائه شده است:

• ساده نويسي
• كاربرد درست واژه‌ها (دستور خط فارسي)
• واژه‌هاي جايگزين

ساده‌نويسي در مکاتبات

ساده‌نويسي، كاري است سهل كه با تفكر و تمرين حاصل مي‌شود. نامه نوشتن به انبوهي از كلمات نياز ندارد. هنر آن است كه نويسنده، صرفنظر از اشراف بر موضوع، آگاهي از دستور زبان فارسي و رسم‌الخط، براي رساندن مقصود از كمترين كلمات و جملات استفاده نمايد. براي نوشتن متني سالم و ساده بايد به نكات زير توجه داشت:

• پرهيز از به كار بردن جملات بلند.
• خودداري از به كار بردن القاب و تعارفات متكلفانه.
• پرهيز از به كار بردن آيات قرآني در متن نامه های اداری به دليل حفظ حرمت كلام خدا.  
• دوري از به كار بردن مصرع، بيت و هرگونه شعر در متن نامه‌هاي اداري.  
• امتناع از به كار بردن ضرب‌المثل در نامه‌هاي اداري.
• دوري از بكار بردن لحن تند و برخورنده.
• خودداري از لغات پيچيده و دور از ذهن.
• پرهيز از كلمات زبان‌هاي بيگانه (مگر در مواردي كه ناگزير بوده و متن ايجاب نمايد).

كاربرد درست واژه‌ها (دستور خط فارسي)

          قبل از ورود به مطلب در رابطه با دستور خط فارسي، در نظر گرفتن اصول زير ضروري است:

• حفظ چهرة خط فارسي
• حفظ استقلال خط
• تطابق مكتوب و ملفوظ
• فراگير بودن قاعده
• سهولت نوشتن و خواندن
• فاصله‌گذاري و مرزبندي كلمات

مقدمة لازم :‌

حروف فارسي دو دسته‌اند:

• حروف منفصل (پيوند ناپذير) كه به حرف بعد از خود نمي‌چسبد ( ا، د، ذ، ر، ز، ژ، و) .
• حروف متصل (پيوندپذير) كه به حرف بعد از خود مي‌چسبد (ساير حروف).

علاوه بر حروف، در خط فارسي نشانه‌هاي ديگري به شرح زير وجود دارد:

         حركات با مصوّت هاي كوتاه ( _َ ، _ِ ، _ُ ) مثل: مَهر، مِهر، مُهر

         مد (‌ ~ ) روي الف مانند: آرد، مآخذ

         تشديد (  ّ ) مانند: عدّه، پلّه، نجّار، بقّال، ارّه

         سكون (  ْْ ) مانند: لبْ تشنه

         ياي كوتاه         ( ء‌ ) مانند: نامة من، خانة‌ من

         تنوين ( _ً ، _ٍ ، _ٌ ) ظاهراً، عددٍ معلوم، مضافٌ اليه

• در املاي كلمات و تركيبات و عبارات عربي، كه عيناً  وارد زبان فارسي شده است، در بعضي موارد، قواعد املاي عربي رعايت مي‌شود. مانند: موسي، بالقّوه، خلقٌ الّساعه، حتّي، إلي

املاي بعضي از واژه‌ها، پيشوندها و پسوندها:

• اي (حرف ندا): هميشه جدا از منادا نوشته مي‌شود: اي خدا، اي كه
• اين، آن: جدا از جزء و كلمة پس از خود نوشته مي‌شود: اين كتاب، آن آموزگار

استثناء: آنچه، آنكه، ‌اينكه، آنجا، اينجا و وانگهي.  

• همين، همان: همواره جدا از كلمة‌ پس از خود نوشته مي‌شود: همين خانه، همين جا، همان كتاب، همان جا
• هيچ: همواره جدا از كلمة پس از خود نوشته مي‌شود: هيچ يك، هيچ كدام،‌ هيچ كس
• چه: جدا از كلمة‌ پس از خود نوشته مي‌شود: چه مردي!                                 
• را: در همه جا جدا از كلمة پيش از خود نوشته مي‌شود.

استثناء: چرا در معناي « براي چه؟ » و در معناي «‌آري» در پاسخ به پرسش منفي

• كه: جدا از كلمة پيش از خود نوشته مي‌شود: چنان كه، آن كه       

استثناء: بلكه، آنكه، ‌اينكه

• به: در موارد زير پيوسته نوشته مي‌شود :

هنگامي كه بر سر فعل و يا بر سر مصدر آيد (باي زينت،‌ باي تأكيد): بگفتم،‌ بروم،‌ بنمايد‌، بگفتن بصورت، بدو،‌ بدين،‌ بدان،‌ بديشان.

هرگاه صفت بسازد: بخرد،‌ بشكوه،‌ بهنجار، بنام

در ساير موارد جدا نوشته مي‌شود:‌ به برادرت گفتم، به سر بردن، ‌به آواز بلند، ‌به سختي، منزل به منزل،  به نام خدا

توجه: حرف «به»‌ كه در آغاز بعضي از تركيب هاي عربي مي‌آيد از نوع حرف اضافه فارسي نيست و پيوسته به كلمة بعد نوشته مي‌شود: بعينه، بنفسه، برأي العين، بشخصه، بازاء، بذاته

• بي: هميشه جدا از كلمة پس از خود نوشته مي‌شود، مگر آنكه كلمة بسيط‌گونه باشد، يعني معناي آن دقيقاً مركب از مباني اجزاي آن نباشد: بيهوده،‌ بيخود، بيراه، بيچاره، بينوا، بيجا
• مي و همي: همواره جدا از كلمة پس از خود نوشته مي‌شود: مي‌رود، مي‌افكند، همي‌گويد
• هم: همواره جدا از كلمة‌ پس از خود نوشته مي‌شود: هم آرزو، هم‌آرمان، هم‌اسم، هم‌مرز، هم‌مسلك

استثناء: كلمة بسيط‌گونه باشد: همشهري، همديگر، همسايه، همين، همان، ‌همچنين،‌ همچنان

                   و يا: جزء دوم تك‌هجايي باشد: همدرس، همسنگ، ‌همكار، همراه

                   و يا‌: جزء دوم با مصوت « ا » شروع شود: ‌همايش، هماورد، هماهنگ

توجه: در صورتي كه پيوسته‌نويسي « هم » با كلمة بعد از خود موجب دشوارخواني شود مانند كلمات: همصنف،‌ همتيم،‌ همصوت، كه در اين شكل جدانويسي آن مرجح دارد.

• تر و ترين: همواره جدا از كلمة پيش از خود نوشته مي‌شود.

استثناء: بهتر، مهتر، بيشتر،‌ كمتر

• ها (‌نشانه جمع): در تركيب با كلمات به هر دو صورت (پيوسته و جدا) صحيح مي‌باشد،‌ مانند: كتاب‌ها / كتابها، باغ‌ها / باغها، چاه‌ها / چاهها، كوه‌ها / كوهها، گره‌ها / گرهها 

اما درموارد زير جدانويسي الزامي است :

– هر گاه بعد از كلمه‌هاي بيگانه به كار رود: مركانتيلست‌ها، فرماليست‌ها، پزيتيويست‌ها.

– هر گاه كلمة پردندانه (بيش از سه دندانه) شود و يا به « ط »‌ و «‌ ظ »‌ ختم شود: پيش‌بيني‌ها، حساسيت‌ها، استباط‌ها، تلفظ‌ها

– هر گاه جمع اسامي خاص مدنظر باشد: سعدي‌ها، فردوسي‌ها، هدايت‌ها

– كلمة به هاي غيرملفوظ ختم شود: ميوه‌ها، نامه‌ها، خانه‌ها

– به هاي ملفوظي ختم شود كه حرف قبل از آن حرف متصل باشد: سفيه‌ها، فقيه‌ها

– هنگامي كه بخواهيم اصل كلمه را براي آموزش يا براي برجسته‌سازي مشخص كنيم: ايراني‌ها، متمدن‌ها، كتاب‌ها

• نشانه همزه
• همزه مياني:
• اگر حرف پيش از آن مفتوح باشد روي كرسي « ا » نوشته مي‌شود: رأفت، تأسف، مأنوس،‌ شأن و تلألو
• اگر پس از آن مصوت « اي » و «‌ او» ‌و « _ِ » ‌باشد‌،‌ كه در اين صورت روي كرسي «‌ي» نوشته مي‌شود:‌ رئيس، لئيم، رئوف، مطمئن، مشمئز

نكته: در كلمات عربي بر وزن «مُتِفَعِّل» كه اولين فتحه آن به كسره تبديل شده، همان صورت عربي آن ملاك قرار گرفته است: متأثّر، متأخّر و متألّم

• اگر حرف پيش از آن مضموم باشد روي كرسي « و » نوشته مي‌شود: رؤيا، رؤسا، مؤسسه، مؤ‌ذن و مؤثر
• اگر حرف پيش از آن مفتوح يا ساكن و پس از آن حرف « آ » باشد به صورت « آ » نوشته مي‌شود: ‌مآخذ،‌ لآلي، مرآت
• در بقيه موارد و كليه كلمات دخيل فرنگي با كرسي ( ي ) نوشته مي‌شود: لئام، رئاليست، استثنائات، مسئول، مسئله، جرئت، هيئت، تئاتر،‌ نئون

نكته: كلمة هيدروژن گاهي ئيدروژن نوشته مي‌شود كه صحيح نيست.

• همزه پاياني:
• اگر حرف پيش از آن مفتوح باشد (مانند همزة مياني ماقبل مفتوح) روي كرسي « ا » نوشته مي‌شود: خلأ، مبدأ، منشأ، ملجأ، ملأ
• اگر حرف پيش از آن مضموم باشد (مانند همزة مياني ماقبل مضموم) روي كرسي « و»‌ نوشته مي‌شود: لؤلؤ، تلألو
• اگر حرف پيش از آن ساكن يا يكي از مصوتهاي بلند «‌ آ » و «‌ او »‌ و «‌ اي » ‌باشد بدون كرسي نوشته مي‌شود:‌ جزء‌‌،‌ سوء، شيء، بطيء، سماء، ماء‌، املاء، و انشاء (همزة پاياني بدون كرسي در كلمات انشاء، املاء و اعضاء‌ در فارسي و در اضافه به كلمة بعد از خود غالباً‌ حذف و به جاي آن « ي »  ميانجي مي‌آيد. مانند : انشاي خوب، اعضاي بدن،‌ و املاي بدون اشتباه)

واژه‌هاي جايگزين

فرهنگستان زبان و ادب پارسي، با بيش از 80 سال كار ارزشمند و در دوره‌هاي گوناگون دست به پالايش زبان فارسی زده است. ما نیز لازم است در نامه‌هاي اداري خود، تا اندازة ميسر، با بكارگيري واژه‌هاي ساده و روان نوشتة خود را بياراييم.

اشاره اي به چند واژه جايگزين:

پاورپوینت آشنایی با آیین نگارش و مکاتبات اداری

دانلود فایل…

250,000 ریال

اکنون خرید کنید