نمونه عملی شناسایی کانال­ ها و بررسی نیازهای اطلاعاتی و ارتباطی شرکت آلفا

چکیده

اطلاعات عنصر حیاتی قرن بیست و یکم است که استفاده صحیح از آن ضامن رشد و بقای کلیه سازمان‌ها و نهادهاست. تصمیم‌گیری صحیح به عنوان عامل اساسی موفقیت و دوام عمر سازمان‌ها بر پایه اطلاعات استوار است. بی شک در این عصر، اطلاعات سرنوشت جوامع بشری را رقم شده و پیشرفت شگرف و شتابنده تکنولوژی اطلاعات به دامنه تاثیر و نفوذپذیری آن در حرکت و حیات سازمان‌ها و نهادهای مختلف افزوده است. در سازمان‌ها دسترسی به اطلاعات مورد نیاز و استفاده از آن در هدایت سازمان در راستای استراتژی‌ها و اهداف سازمان مستلزم نیازسنجی اطلاعات و ایجاد سیستم کارآمد اطلاعاتی می‌باشد.

این نمونه عملی که به منظور بررسی کانال‌ها و نیازهای اطلاعاتی و ارتباطی شرکت آلفا انجام شده است، کوشیده است با استفاده از مطالعه استراتژی‌ها و اهداف سازمانی و بررسی وظایف مدیران و فرآیندها و زیرفرآیندهای اصلی سازمان به تعیین وضعیت کانال‌ها و نیازهای اطلاعاتی شرکت آلفا بپردازد. در راستای شناخت وضعیت کانال‌ها و نیازهای ارتباطی از روش پرسشنامه و تحلیل نتایج آن استفاده شده است. جامعه آماری به صورت تمام شمار و تعداد روسای ادارات، معاونان، سرپرستان و مدیران 113 نفر می‌باشد.

در مرحله اول پرسشنامه میزان استفاده از کانال­ها و میزان اثربخشی آن­ها بین تمامی اعضای جامعه آماری توزیع شد. در مرحله دوم فرم شناسایی نیازهای اطلاعاتی بین اعضای جامعه توزیع و نیازهای اطلاعاتی سازمان با بررسی اهداف و استراتژی‌های سازمان، شرح وظایف مدیران، و فرآیندها و زیرفرآیندهای اصلی سازمان شناسایی گردید. در مرحله سوم نیازها و کانال­ های ارتباطی وارد ماتریس شدند و از اعضای جامعه آماری خواسته شد تا وضع فعلی و مطلوب کانال­ های ارتباطی را در تسهیل انتقال اطلاعات و تسریع ارتباطات مشخص نمایند. نتایج حاصل نشان داد که شکاف بین وضع موجود و مطلوب کانال­ های اتوماسیون اداری، اینترانت، جلسات داخلی، سامانه گزارش­ ها، وبسایت، فاکس و نامه­ های فیزیکی بسیار زیاد است و نیاز به توسعه و بهبود دارد. در پایان شرحی از وضعیت هر کانال ارائه و پیشنهادات لازم برای بهبود و توسعه کانال آورده شده است.

مقدمه

وجود ارتباطات موثر و صحیح، همواره بعنوان یکی از عوامل مهم توفیق در سازمان برشمرده شده است. تجارب نشان داده است که اگر ارتباطات صحیح در سازمان برقرار نباشد، گردش امور مختل می‌شود. بدون وجود یک سیستم ارتباطی موثر وظایف مدیران (هماهنگی، برنامه­ریزي، سازماندهی، کنترل و غیره) و نیز وظایف سایر کارکنان قابل تحقق نیست. به دیگرسخن، درصورت فقدان چنین سیستمی امکان اداره سازمان امکان پذیر نخواهد بود.

در هر سازمان، اطلاعات باید طی فرایند ارتباطی مستمر در اختیار مدیران و کارکنان قرار گیرد تا بتوانند با آگاهی به انجام وظایف خود بپردازند. دراین ارتباط هنري مینتزبرگ «نقش اطلاعاتی» و «ارتباطی» مدیران را جزو اساسی ترین نقش هاي آنان قلمداد کرده است. ارتباطات در سازمان از چنان اهمیتی برخوردار است که می‌توان نخستین وظیفه مدیران را توسعه و تقویت ارتباطات دانست. اطلاعات لازم (شامل واقعیت‌ها، اندیشه‌ها و احساسات) باید قبل از این که هر گونه تصمیمی اتخاذ شود، مورد توجه قرار گیرد. لذا، چنانچه هدف سازمان دست یافتن به حداکثر بهره وري باشد، نظام ارتباطات باید به گونه اي طرح ریزي شود که در هرحال، اطلاعات از مجاري مربوط، در اختیار مدیران و کارکنان قرار گیرد.

وجود سازمان وابسته به ارتباطات است و هر شخصی معمولاً بخشی از وقت خود را صرف برقرار كردن ارتباط می‌كند. برای ایجاد هماهنگی بین عناصر مادی و انسانی سازمان به صورت یك شبكه كارامد و موثر، برقراری ارتباطات مطلوب ضروری است، زیرا وقتی ارتباطات برقرار نشود، فعالیت سازمان متوقف می‌شود و در واقع می‌توان گفت كه مدیریت كارساز به برقراری ارتباطات موثر بستگی دارد. ارتباط برای هماهنگی فعالیت‌های گروهی، اجرای و انجام وظایف لازم است و این ارتباط نیازمند وجود مجراها و مسیر­هایی برای تبادل اطلاعات و پیام ­هاست که در اینجا «کانال­ های ارتباطی» نامیده می­ شوند.

جهت تعیین کانال‌های ارتباطی مورد استفاده در شرکت آلفا و همچنین میزان اثربخشی هر یک از آن­ها پرسشنامه شناسایی کانال‌های ارتباطی (دانلود پیوست الف) توسط کارشناسان و خبرگان حوزه منابع انسانی و روابط عمومی تدوین و بین تمامی 113 نفر روسای ادارات، معاونان، سرپرستان و مدیران توزیع ‌گردید. 50 پرسشنامه­ گردآوری و مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت.

همچنین در جهت شناسایی و تعیین نیازهای اطلاعاتی واحدهای شرکت، فرم جمع‌آوری نیازهای اطلاعاتی (دانلود پیوست ب) به کلیه روسای ادارات، معاونان، سرپرستان و مدیران شرکت ارسال شد و آنها در این پرسشنامه عناوین نیازهای اطلاعاتی حوزه اختصاصی فعالیت خود را که ضرورت دارد برای عموم کارکنان شرکت اطلاع­ رسانی گردد درج و ارسال نمودند. نیازهای اطلاعاتی جمع‌آوری شده با توجه به مفاهیم و مشابهت این نیازهای اطلاعاتی دسته‌بندی و در ماتریس نیاز اطلاعاتی و کانال ارتباطی (دانلود پیوست ج) وارد گردید.

به منظور دستیابی به این موضوع که نیازهای اطلاعاتی از طریق کدامیک از کانال‌های ارتباطی به نحو بهتری انتقال می‌یابد، ماتریس نیاز اطلاعاتی و کانال ارتباطی بین تمامی روسای ادارات، معاونان، سرپرستان و مدیران شرکت توزیع شد تا وضع مطلوب و موجود قابلیت کانال در رفع نیازهای اطلاعاتی و ارتباطی را مشخص نمایند. با تجزیه و تحلیل ماتریس ­های برگشتی توسط کارشناسان و خبرگان، اقدامات لازم برای توسعه و بهبود کانال­ ها تعیین گردید.

تعیین نیازهای اطلاعاتی به علت تنوع و گوناگونی روش‌های موجود کار سخت و طاقت فرسایی است و استفاده از هر روش یا ابزاری به صورت صرف نمی تواند کارساز باشد و انتخاب دقیق و تلفیق تکنیک‌های مختلف بسته به کاربرد مورد نظر ضروری است. در کل تحقیق پیش رو در صدد برآوردن اهداف زیر است:

الف- شناسایی کانال‌های مورد استفاده در سازمان

ب- تعیین میزان استفاده و اثربخشی کانال‌های موجود

ج- شناسایی نیازهای اطلاعاتی سازمان

د- تعیین وضعیت مطلوب (قابلیت کانال در انتقال اطلاعات) و وضعیت موجود کانال­ ها

ﻫ- نتیجه ­گیری و ارائه راهکارها و اقدامات بهبود کانال‌های ارتباطی

شناسایی کانال‌های ارتباطی مرسوم درشرکت

کانال­های ارتباطی که در شرکت به طور معمول مورد استفاده قرار می‌گیرد در جدول زیر ارائه و نوع آنها بر مبنای جهت جریان ارتباطات مشخص شده است. این کانال‌های ارتباطی از طریق اخذ نظرات چندین نفر از مدیران و کارشناسان شناسایی شده است.

جهت تعیین دقیق­تر کانال‌های ارتباطی در شرکت و تعیین درصد استفاده و همچنین میزان اثربخشی هر یک از آنها پرسشنامه تعیین کانال‌های ارتباطی بین همکاران به صورت نمونه گیری تصادفی توزیع می‌گردد. پرسشنامه‌های جمع آوری شده توسط مدیریت امور اداری و منابع انسانی تجزیه و تحلیل و نتایج حاصله از این نظرسنجی میزان اثربخشی و درصد استفاده از هر یک از کانال‌های ارتباطی را مشخص خواهد نمود.

میزان استفاده از کانال­ های ارتباطی

کانال­ هایی که در شرکت آلفا بیشترین استفاده را دارند از طریق پرسشنامه پیوست الف بررسی و به شرح جدول زیر می­باشند. کانال ارتباطی توئیتر نقشی در ارتباطات شرکت آلفا ندارد (میزان استفاده صفر می‌باشد) و در مراحل بعدی از تحلیل‌های آتی حذف گردید. همچنین از جدول 1 استنباط می‌شود، که تمامی پاسخ‌دهندگان از تمامی واحدهای شرکت اعلام کرده‌اند از اتوماسیون، کانال تلگرام (در زمان انجام این پژوهش واتساپ جامعیت کنونی را نداشته است) و تلفن همراه استفاده می‌نمایند.

نمودار میله‌های میزان استفاده از کانال­ های فوق­الذکر به صورت شکل 1 می ­باشد. همانگونه که مشاهده می‌شود، اتوماسیون بیشترین استفاده و توئیتر هیچ کاربردی در شرکت ندارد و سیستم پیج مرکز تلفن کمترین گستردگی و میزان استفاده را داراست.

با بررسی پیشنهادات و نظرات پاسخ‌دهندگان به سوال باز پرسشنامه، کانال «سامانه جامع گزارش ­ها» به مجموع کانال­ های پیشین اضافه گردید و در پرسشنامه‌های بعدی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

میزان اثربخشی کانال ­های ارتباطی

میزان اثربخشی کانال‌هایی که در شرکت آلفا برای ارتباطات و انتقال اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد به شرح جدول 2 می‌باشد. اثربخشی به معنای توانایی کانال در انتقال اطلاعات و رفع نیازهای ارتباطی است و به معنای دیگر، توان کانال در تسهیل ارتباطات است. اتوماسیون بیشترین و اینستاگرام کمترین اثربخشی را داراست.

نمودار میله‌ای میزان اثربخشی استفاده از کانال­ های ارتباطی به صورت شکل 2 می ­باشد.

مقایسه میزان استفاده از کانال‌ها با اثربخشی آن­ها

نمودار زیر میزان اثربخشی کانال‌های ارتباطی را در مقایسه با میزان استفاده از آنها مقایسه می‌کند. همانگونه که مشاهده می‌شود، میزان استفاده از کانال‌های فاکس، ایمیل، نامه‌های فیزیکی، نمایشگاه‌ها، جشن‌ها و مراسم‌ها، نشریه داخلی، پست و پیک نامه‌رسان، سمینار و گردهمائی‌ها، نظام پیشنهادات، و اتاق فکر با اثربخشی آنها در تسهیل ارتباطات تناسب ندارد و اثربخشی پایینی دارند. در صورتی که کانال‌هایی چون اتوماسیون، تلفن همراه و ثابت نسبت به میزان استفاده و گسترگی در سازمان دارای اثربخشی بیشتری هستند و انتقال اطلاعات را تسهیل می‌کنند.

میزان اهمیت کانال از ضرب میزان استفاده از کانال در اثربخشی آن حاصل می‌شود، که نمودار میله‌ای مربوطه به صورت شکل 4 می‌باشد. اتوماسیون، تلفن همراه، تلفن ثابت، و تلگرام مهمترین کانال‌های ارتباطی و نظام پیشنهادات، اتاق فکر، بیسیم، صندوق ارتباط با مدیرعامل، و اینستاگرام کم اهمیت ترین کانال‌های ارتباطاتی هستند.

شناسایی نیازهای ارتباطی

بعد از توزیع و گردآوری فرم­ های نیازهای اطلاعاتی بین تمامی جامعه اماری شرکت آلفا (پیوست ب)، تحلیل‌های لازم توسط کارشناسان منابع انسانی صورت گرفت و با اهداف و استراتژی‌های سازمان، شرح وظایف مدیران، و فرآیندها و زیرفرآیندهای اصلی سازمان مقایسه گردید که پس از جمع‌بندی به صورت جدول 3 یکپارچه و دسته‌بندی شد:

به منظور سنجش میزان قابلیت کانال‌های ارتباطی در رفع نیازهای ارتباطی (وضع مطلوب) و همچنین وضع موجود این کانال‌ها در انتقال اطلاعات، ماتریس پیوست ج تهیه گردید. از پاسخ دهندگان خواسته شد تا ماتریس ­های وضع مطلوب و موجود را امتیازدهی نمایند. بنابراین جدول و نمودار میله ­ای مقایسه­­ وضع موجود و مطلوب به صورت زیر استخراج گردید.

کانال‌های اتوماسیون، تیم‌ها، کمیته‌ها و گروه‌ها، جلسات داخلی درون مدیریتی، اینترانت، سامانه جامع گزارش ­ها، وبسایت، نامه‌های فیزیکی، و نشریه داخلی دارای شکاف قابل توجهی نسبت به قابلیت­شان (وضع مطلوب) در تسهیل ارتباطات با وضع موجودشان هستند. به خصوص اتوماسیون اداری که پتانسیل مناسبی برای توسعه و بهبود دارد.

نتیجه­ گیری و پیشنهادات

با توجه به اهمیت جدائی ناپذیر بررسی و تعیین نیازهای اطلاعاتی در استقرار سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها، به دلیل وابستگی کامل مدیریت به اطلاعات مورد نیاز در اداره امور سازمان و ایفای موثر نقش‌های مدیریتی و انجام وظایف مدیر اعم از برنامه ریزی و سازماندهی و کنترل نظارت، مدیران می‌بایست سرمایه­ گذاری در این امر را وجهه همت خویش قرار داده و در این راستا با تعیین نیازهای اطلاعاتی و ایجاد بسترهای مناسب جهت استقرار سیستم یکپارچه اطلاعاتی، هم به لحاظ سخت افزاری و هم نرم افزاری و هم از حیث آموزش کارکنان، راه را برای پیاده­ سازی آن هموار کنند. حمایت مستقیم و مستمر مدیران ارشد سازمان‌ها سهم بسزائی در تامین و بروزسازی اطلاعات مورد نیاز سازمان و همچنین در استقرار، رشد و فراگیرشدن سیستم‌های اطلاعاتی دارند.

با توجه به نتایج حاصل از پرسشنامه شناسایی کانال‌های ارتباطی، فرم جمع‌آوری نیازهای اطلاعاتی، و ماتریس نیاز اطلاعاتی و کانال ارتباطی، کانال‌ها به لحاظ گستره کاربرد و اثربخشی شناسایی شدند، نیازهای اطلاعاتی سازمان گردآوری و نهایتاً وضع مطلوب و موجود کانال‌ها در تسهیل و رفع نیازهای اطلاعاتی مشخص گردید. نتایج حاصله و پیشنهادات مربوطه را می‌توان به تفکیک کانال‌ها به صورت زیر جمع‌بندی نمود:

اتوماسیون اداری: این کانال پرکاربردترین و اثربخش ترین کانال مورد استفاده در آلفا می‌باشد که توانایی چشمگیری در انتقال اطلاعات دارد. شکاف وضعیت مطلوب و موجود این کانال 67 بوده که بیشترین مقدار در بین کانال هاست و توجه جدی را می‌طلبد. افزایش امکانات اتوماسیون، تعبیه قابلیت‌های داشبورد گونه در اتوماسیون (همانند Windows Share Point)، تقویت سرعت و دسترسی آسان به اتوماسیون در اینترنت، و افزونه‌های چندرسانه ­ای می‌تواند کارایی این کانال را افزایش دهد.

تلفن همراه: این کانال به لحاظ اهمیت در مکان دوم بوده و از نظر پاسخ‌دهندگان کارایی و اثربخشی قابل توجهی در ارتباطات دارد. این کانال انتقال ارتباطات را تسریع نموده ولی با توجه به نامشخص بودن مکان و زمان تماس، فرد را دائماً در حالت اضطرار قرار می‌دهد. اهمیت بالای این کانال نشان از ضعف سایر کانال‌های ارتباطی رسمی و فقدان سیستم اطلاعاتی منسجم و عدم وجود نگاه فرآیندی است.

تلفن ثابت و داخلی: یکی از سنتی ترین و پذیرفته شده ترین ابزار ارتباطی در سازمان‌ها می‌باشد و برای کارکنان دارای اهمیت بالایی است. این کانال برای شاغلینی که اغلب وقت کاری خود را در پشت میزشان سپری می‌کنند بسیار مناسب است، مرزهای حریم کاری و شخصی را حفظ کرده و امنیت روانی فرد را بندرت مختل می‌کند.

تلگرام: علیرغم نوین بودن این کانال، بازخوردها نشاندهنده موفقیت این کانال در ایجاد ارتباطات بین سطوح مختلف سازمان، به خصوص ارتباطات غیررسمی می‌باشد. برخی سازمان­ ها بدون توجه به حریم خصوصی افراد، عضویت در کانال­ ها و گروه‌های تلگرامی را برای کارکنان خود اجبار می‌نمایند. دسترسی اغلب افراد به تلگرام و سرعت آن در انتقال ارتباطات و چندرسانه‌ای بودن، از مزایای تلگرام می‌باشد. از معایب تلگرام می‌توان به امنیت پایین اطلاعات و پیام‌های انتقالی و ضعف آن در ارتباطات رسمی و غیرمستند بودن اشاره کرد.

جلسات داخلی درون مدیریتی: شکاف موجود بین وضع موجود و مطلوب این کانال ارتباطی، نشان از عدم توجه به اهمیت جلسات کارکنان در سطوح پایین دارد. این نوع جلسات تبادل افکار را تسهیل نموده، کارکنان را از تصمیم‌گیری‌های کلان آگاه و فرآیند تصمیم سازی را تسریع و انتقال برنامه‌ها و اهداف سازمان به سطوح مختلف را تسهیل می‌کند. در اغلب سازمان‌هایی که تصمیمات در سطوح بالا و توسط مدیران ارشد گرفته می‌شود، جلسات داخلی درون مدیریتی صرفاً برای هماهنگی جهت اجرای تصمیمات برگزار می‌گردد. به نظر می‌رسد تفویض اختیار به سطوح پایین در امر تصمیم‌گیری می‌تواند به تقویت این جلسات و اثربخشی آن‌ها کمک کند.

پیام کوتاه: این کانال برای اموری که تعداد زیادی پیام هشدار برای کنترل زمان وقوع (Real-Time) عملیات ارسال می‌شود، مناسب است. مکانیزاسیون و هوشمندسازی سیستم‌های کنترلی می‌تواند نیاز به این کانال ارتباطی و رفع خطاهای انسانی را رفع نماید.

اینترنت و اینترانت: وجود بستر اینترانتی و اینترنتی گسترده در سطح شرکت و دسترسی غالب افراد به این دو کانال و همچنین قابلیت این بسترها در ارائه سرویس‌های نامحدود ارتباطاتی، فضای توسعه چشمگیری را فراهم آورده است که با توجه به پیشرفت‌های روزافزون فناوری اطلاعات نیازمند توجه جدی است.

شبکه داخلی: شبکه داخلی کامپیوتری (Sharing) به دلیل گستردگی، سهولت در استفاده، توانایی در انتقال فایل‌هایی با حجم بالا و دسترسی اکثر کارکنان بستر مناسبی برای انتقال و تسهیم اطلاعات و اسناد است. همچنین وجود برنامه‌های متنوع برای بهره برداری از این بستر یکی از نقاط قوت شبکه داخلی می‌باشد.

ایمیل: این کانال می‌تواند برای ارتباطات غیررسمی و  نسبتاً رسمی و قابل استناد مورد استفاده قرار گیرد. توانمندی این کانال در انتقال اطلاعات چندرسانه‌ای و امنیت قابل توجه از نقاط قوت آن می‌باشد. در مواردی که افراد دسترسی به اتوماسیون ندارند و یا حجم فایل بالا است می‌توان در موارد محدودی از این بستر بهره مند شد.

سامانه جامع گزارش­ ها: این سامانه تحت اینترانت بوده و دارای توان بالایی در امر گزارش­دهی و انجام بسیاری از فرآیندهای سازمان است. مدیران و برخی از کارشناسان سازمان می­توانند بر حسب سطح دسترسی تعریف شده، وارد این سامانه شده و از آن بهره ­مند گردند. در این سامانه؛ گزارشات مربوط به امور مالی، منابع انسانی، فناوری اطلاعات و غیره قابل دسترسی می ­باشد. با توجه به نیاز سازمان به یک داشبورد مدیریتی، می­ توان با تعریف سطوح دسترسی برای تمامی کارکنان و همچنین امکان انجام سایر فرآیندهای جاری در شرکت، از این سامانه بهره بیشتری برد.

فاکس: به عنوان ابزاری نسبتاً رایج در ارتباطات رسمی و مکاتبات اداری پذیرفته شده است. اما به دلیل عدم انعطاف پذیری و سرعت پایین، بهبود این کانال برای رفع نیازهای ارتباطی بیشتر، دور از ذهن به نظر می‌رسد.

تیم‌ها، کمیته‌ها و گروه‌ها: تیم‌ها، کمیته‌ها و گروه‌ها بستری مناسب برای تصمیم سازی، جلب مشارکت کارکنان و ترویج خلاقیت و تمرکززدایی می‌باشد. توانایی این کانال در رفع نیازهای اطلاعاتی و ارتباطی بسیار چشمگیر است و با توجه به شکاف قابل توجه بین وضع موجود و مطلوب، قابلیت بهبود و توسعه بسیاری دارد.

دیدارهای غیررسمی درون سازمان: همانگونه که از نام این کانال پیداست، برای ارتباطات غیررسمی بسیار مناسب است. تحقیقات نشان داده‌اند که سازمان‌های پیشرو تلاش می‌کنند تا ارتباطات غیررسمی بین تمامی کارکنان را به انحاء مختلف تسهیل نمایند. شرکت آلفا نیز دارای چنین پتانسیلی هست از جمله؛ حاشیه اقامه نماز، زیارت عاشورا، سالن غذاخوری، باشگاه ورزشی، استخر و غیره. در این فضاها می‌توان کارکنان را برای تسهیم دانش، تجارب و افکارشان و مسائل­شان تشویق نمود و از آن‌ها مطلع گشت.

سی‌دی و فلش: این کانال ارتباطی توانایی کمی در رفع نیازهای اطلاعاتی داشته و در برخی موارد خاص و انتقال اطلاعات با حجم بالا و چندرسانه‌ای کاربرد دارد اما به طور قابل ملاحظه‌ای توسط کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. محدودیت اتوماسیون در انتقال فایل‌های با حجم بالا و عدم سهولت در استفاده از شبکه داخلی، از دلایل افزایش کاربرد این کانال است.

نامه‌های فیزیکی: با توجه به پیشرفت فناوری‌های مبتنی بر کامپیوتر و اینترنت مانند اتوماسیون اداری، عملاً انتقال اطلاعات از طریق نامه‌های کاغذی به دلیل سرعت پایین و عدم توانایی در انتقال گستره‌ای از مطالب، جذابیت چندانی ندارد و تنها در موارد خاص که امکان یا مجوز ارتباط اتوماسیونی و الکترونیکی وجود ندارد مورد استفاده قرار می‌گیرد.

نمایشگاه‌ها: نمایشگاه­ ها قابلیت بسیار بالایی در ارتباطات برون­سازمانی دارند. انتقال سیاست­ های کلان، استراتژی­ها، توانمندی ­های دانشی و فناورانه سازمان، و معرفی محصولات و خدمات و غیره به اشخاص حقیقی و حقوقی برون سازمانی و حتی درون­ سازمانی از نقاط قوت این کانال ارتباطی می­ باشد. بهبود اثربخشی نمایشگاه ­ها به عنوان ویترین سازمان می­ تواند به جهت ­دهی ارتباطات و بروزرسانی اطلاعات کمک نماید.

سمینار و گردهمایی‌ها: سمینارها و گردهمایی‌ها به دلیل رویکرد علمی و آموزشی خود، توانایی ویژه‌ای در انتقال اطلاعات تخصصی دارند. میزان استفاده از این کانال در آلفا قابل توجه بوده ولی اثربخشی کمی دارد. لازم است رویکرد هدفمندی در بهره گیری از این کانال مطمع نظر قرار گیرد.

نشریه داخلی: مزيت اصلي نشريات داخلي توانائي آن‌ها در ارائه اطلاعات مشخص و مشروح به گروه‌ها و مخاطبان خاص خود است كه از اين ميان، كاركنان سازمان 70 درصد اين مخاطبان را تشكيل مي‌دهند. درنتيجه بسياري از سازمان‌ها براي پاسخگوئي به نيازهاي اطلاعاتي كاركنان خود داراي چندين نشريه داخلي هستند‌. در برخی سازمان‌ها، نشریه داخلی بدل به یک نشریه عمومی و برون سازمانی شده و به عنوان مرجع مورد استفاده سازمان‌ها قرار گرفته است. تعریف چشم انداز منطقه‌ای و ملی برای نشریه داخلی و استفاده از تجارب و تخصص‌های داخلی در تولید محتوا می‌تواند این کانال را تقویت نماید.

جشن‌ها و مراسم‌ها: جشن‌ها و مراسم‌ها مجرای مناسبی برای ارتباطات غیررسمی و انتقال برخی از اطلاعات کلی در خصوص سازمان و اطلاع از آراء و نظرات کارکنان است. برداشت کارکنان از جشن‌ها و مراسم‌ها نشان دهنده نوع رویکرد فرهنگی سازمان است، فلذا مقتضی است سازمان با توجه به برنامه‌های کلان خود در امر توسعه سرمایه انسانی و نگاهی آینده نگرانه اقدام به برگزاری این مراسم‌ها نماید.

دیدارهای غیررسمی برون سازمان: دیدارهای غیررسمی برون سازمانی در سالن­ های ورزشی، استخر، اماکن اقامتی، اردو و غیره می‌تواند در تقویت ارتباطات موثر باشد. مدیران سازمان باید توجه خاصی به مدیریت کانال‌های غیررسمی داشته و با شفاف سازی از طریق کانال‌های رسمی، از گسترش شایعات و اخبار نادرست جلوگیری نمایند.

جلسات شورای معاونین و مدیران: این نوع جلسات سبب تبادل افکار شده، مدیران را از تصمیم‌گیری‌های کلان آگاه و فرآیند تصمیم‌گیری را تسریع و هدفگذاری برنامه‌ها و اهداف سازمان را تعاملی و تسهیل می‌کند. در بسیاری از سازمان‌های دولتی این جلسات به جای تصمیم‌گیری نهایی بدل به جلسات طوفان مغزی و بررسی جوانب طرح‌ها و تصمیمات شده است. برای غلبه بر این مساله لازم است تمامی موضوعات بعد از انجام کار کارشناسی و بررسی جوانب مختلف برای تصمیم‌گیری نهائی وارد جلسه شود.

نظرسنجی‌ها: بستری یک سویه از پایین به بالای سازمان برای گردآوری نظرات تمامی کارکنان در چارچوبی از پیش تعیین شده می‌باشد. این کار از طریق پرسشنامه (مانند رضایت شغلی، کیفیت رستوران، تعهد سازمانی و …) انجام می‌پذیرد. این کانال دارای اثربخشی بالایی در شناسایی نظرات و دیدگاه‌های پرسنل دارد و می‌تواند گزارش‌های علمی و معتبری را در اختیار مدیران ارشد سازمان قرار دهد. انجام نظرسنجی‌ها در بازه‌های زمانی منظم و از پیش تعیین شده و ارائه بازخورد به پرسنل و اجرای طرح‌های بهبود می‌تواند در افزایش اثربخشی کانال به واسطه جلب اطمینان کارکنان و بلوغ سیستم نظرسنجی مثمر ثمر باشد.

بروشرها و کاتالوگ‌ها: بروشرها و کاتالوگ‌ها نماینده سازمان و شرکت هستند. آن‌ها همان کاری را باید انجام دهند، که در صورت حضور شخصی از سازمان در آن لحظه باید انجام می‌شد. وظیفه اصلی آن‌ها معرفی درست و موثر اهداف، دیدگاه‌ها و ارزش‌های سازمان است. از بروشر و کاتالوگ به عنوان رسانه ماندگار یاد می‌شود. توجه جدی به نوع طراحی و پیام‌های مندرج بر روی بروشرها و کاتالوگ‌ها موجب تقویت کانال خواهد شد.

پست و پیک نامه‌رسان: فعالیت‌های پستی و پیک نامه‌رسان بسیار کم و به برخی از نامه‌های فیزیکی برون سازمانی، حجیم و محرمانه محدود شده است. تنوع اطلاعات انتقالی از طریق این کانال ناچیز می‌باشد. اگرچه قابلیت انتقال اطلاعات متنوع را دارد ولی به دلیل زیرساخت‌های فناوری اطلاعات، توجیه اقتصادی خود را به مرور از دست داده است. با در نظر گرفتن الزامات زیست محیطی و کاهش مصرف کاغذ و صرفه جویی‌های جانبی، کاهش مراسلات پستی و تمرکز بر ارسال الکترونیک بسیار سودمند و آینده نگرانه خواهد بود.

ملاقات با مدیرعامل: مجرای موثری برای برقراری ارتباط میان کارمندان تمامی سطوح با مدیر ارشد سازمان و آشنایی با تفکر و دیدگاه‌های ایشان است. در این ملاقات‌ها، مدیرعامل به طور مستقیم با کارکنان دیدار کرده و با مسائل و نظرات ایشان آگاه می‌گردد. همچنین کارکنان نیز در جریان جهت گیری‌ها و تصمیمات کلان سازمان قرار می‌گیرند. اجرای دستورالعمل ارتباط کارکنان با مدیران و مدیرعامل به طور موثری می‌تواند در تقویت این ارتباط نقش داشته باشد.

تابلو اعلانات: این کانال ارتباطی مجرای مناسبی برای انتقال هشدارها و اعلانیه‌های کوتاه و مهم است. تابلو اعلانات پیام، اطلاعیه و خبر مرتبط با سازمان را به صورت هدفمند در زمان و مکان مشخص به کارکنان ارائه می‌دهد. از مشکلات تابلوهای سنتی، پیام­ های تکراری و ثابت، و عدم انعطاف پذیری در طولانی مدت است. اما در حال حاضر تابلوهای دیجیتال هوشمند و نمایشگرهای چندرسانه‌ای مورد توجه قرار گرفته است. شرکت آلفا دارای تابلوهای منصوب متعدد در مکان‌های مختلف است، اما استفاده هدفمند و مشخصی از آن‌ها صورت نمی پذیرد. سامان دهی و تدوین دستورالعمل برای بهره مندی از این امکانات ضروری به نظر می‌رسد.

وبسایت: امروزه وبسایت‌ها مزایای فراوانی را برای مدیران و دارندگان خود به همراه دارند و علاوه بر صرفه جویی در هزینه تبلیغات، تثبیت و انتشار نام و نشان تجاری، دارای مواردی چون اطلاع رسانی، بازاریابی، در دسترس بودن، داشتن مشتریان طولانی مدت، و همچنین حضور آنلاین همگام با رقیبان، به عنوان برجسته ترین مزیت‌ها می‌باشد. وبسایت آلفا علیرغم ارتباط قوی با ذی­نفعان خارجی، پتانسیل ارائه خدمات اطلاعاتی و ارتباطی به ذی نفعان داخلی را نیز دارا بوده و قابلیت بی نهایتی برای توسعه و ارتباطات دارد.

نظام پیشنهادات: امروزه مدیریت مشارکتی یکی از پیشرفته ترین و موثرترین روش‌های مدیریت در دنیاست و کارآمدترین و اصلی ترین ابزار در این نوع مدیریت نظام پیشنهادهای سازمانی است. هدف از طراحی نظام پیشنهادات به طور کلی زمینه سازی برای تحقق دموکراسی در محیط‌های کاری، ارتقاء بهره وری، و تامین رضایت کارکنان است. این کانال توان قابل توجهی در برقراری ارتباط میان کارکنان و حوزه‌های تخصصی و مدیران ارشد سازمان دارد و می‌تواند معرف جهت گیری‌ها و استراتژی‌های کلان سازمان به کارکنان باشد. این نظام می‌باید مورد حمایت تمامی مدیران و به خصوص مدیر ارشد سازمان باشد و به طور فعالانه و مستمر اجرایی گردد.

اتاق فکر: نقش اولیه اتاق‌های فکر ایجاد پل بین ایده و عمل می‌باشد و نوعی مرکز مطالعاتی و پژوهشی برای حل مسائل و خلق ایده‌های جدید است. این کانال از طریق هم‌اندیشی موجب برقراری ارتباط میان کارکنان، متخصصان و مدیران حاضر در جلسات شده و به دلیل تحلیل موضوعات موجبات آگاهی کارکنان از تمامی ابعاد سازمانی را فراهم می‌آورد. برگزاری اتاق فکر باید به طور مستمر پیگیری گردد و دستورالعمل‌های مربوطه تدوین و به نظام پیشنهادات متصل گردد.

بیسیم: این کانال در ارتباطات آنی و ارائه هشدارها و پیام‌های فوری و مهم در بخش عملیاتی، تولید، ایمنی و موارد مشابه کاربرد دارد. این کانال نسبت به گستردگی استفاده، اثربخشی مناسبی از خود نشان می‌دهد و لازم است در بخش‌هایی که احتمال وقوع حوادث غیرمنتظره و ریسک‌های حساس وجود دارد، به تعداد کافی مورد استفاده قرار گیرد.

سیستم پیج مرکز تلفن: برای ارسال پیام‌ها و اطلاعیه‌های آنی برای تمامی پرسنلی که در دامنه برد بلندگوهای مربوطه قرار دارند، کاربرد دارد. در صورتی که از این کانال ارتباطی متناوباً استفاده شود موجب صلب آسایش و امنیت روانی کارکنان می‌گردد. بنابراین می‌باید به پیام‌های ضروری محدود گردد.

صندوق ارتباط با مدیرعامل: این صندوق‌ها در اکثر سازمان‌ها به عنوان مجرایی برای انتقال نظرات و مسائل کارکنان به مدیرعامل و مدیران ارشد مورد استفاده قرار می‌گیرد. ارائه بازخوردهای مکرر به کارکنان در خصوص پیام‌های دریافتی، کارکنان را به کارکرد موثر صندوق و مشارکت بیشتر ترغیب خواهد نمود.

اینستاگرام: اینستاگرام یک کانال اجتماعی برای به اشتراک گذاری عکس و ویدئو می‌باشد. شرکت آلفا نیز دارای این کانال ارتباطی بوده، اما با توجه به تعداد کم کاربران (Followers) نفوذ و گستره چندانی در فضای مجازی ندارد. قابلیت‌های اینستاگرام برای بسیاری از کاربران جذاب بوده و می‌توان از آن‌ها در اشتراک گذاری هدفمند تصاویر، فیلم‌های یک دقیقه ای، ویدئوهای آنلاین و برگزاری کمپین‌ها، مسابقات، خبررسانی و غیره استفاده نمود.