آیا می خواهید بدانید واقعاً چه چیزی در سازمان تان می گذرد؟ با افرادی صحبت کنید که شغلشان را ترک می کنند. ممکن است به دلایل بسیار خوبی سازمان را ترک کنند، و فهمیدن اینها می تواند در بهبود عملکرد شرکت به شما کمک کند. تمام کاری که لازم است انجام دهید یافتن این دلایل است! اطلاعات جمع آوری شده در مصاحبه خروجی می تواند چشم انداز بی نظیری درباره میزان رضایت افرادتان و همچنین درباره عملکرد سازمان تان به شما ارائه دهد. افراد در مصاحبه خروج شان صداقت بیرحمانه ای درباره تجاربشان در سازمان دارند، آنها دیگر مجبور به خشنود کردن رؤسای شان نیستند، و ترس زیادی از صادق بودن ندارند. بخاطر این، بازخوردی که از مصاحبه های خروجی بدست می آورید می تواند برای شناسایی مشکلات عملیات، عملکرد و حفظ کارکنان بسیار مفید باشد.
مصاحبه های خروج ممکن است یک موضوع معمول را آشکار کنند. بنابراین می توانید روی این تمرکز کرده و آنرا به کاتالیزوری برای تغییر تبدیل کنید. شاید بسته دستمزد و مزایای تان کافی نیست؟ شاید فرصت های ترفیع تان خیلی محدود است؟ یا ممکن است شکایت های مداومی از یک مدیر خاص بشنوید، و تصمیم بگیرید خودتان آن مسأله را بررسی کنید. اگر مصاحبه خروجی انجام ندهید اطلاعات واقعاً عالی را از دست خواهید داد!
اساساً، مصاحبه های خروجی دو کار انجام می دهند. اولاً، فرصت های بهبود را آشکار می کنند. دوماً، افراد را به برجای گذاشتن یک نکته مثبت تشویق می کنند. مصاحبه خروجی آخرین شانس شما برای گفتن این است که «شما و نظرتان برای ما ارزشمند است». دلیل واقعی ترک هر چه باشد، این کار می تواند برای برجای گذاشتن یک برداشت مثبت کافی باشد.
دانلود فرم مصاحبه خروج کارکنان
چند فاکتور وجود دارد که باید هنگام تصمیم گیری درباره نحوه انجام مصاحبه های خروج در سازمان تان درنظر بگیرید. در ادامه به تشریح آنها می پردازیم:
چه کسی باید مصاحبه را انجام دهد؟
رایج ترین گزینه، داشتن یک فرد از واحد نیروی انسانی برای انجام این کار است. آنها باید هم پویایی سازمان تان را درک کنند و هم اینکه افراد مورد نظر را بشناسند. این بدان معناست که او می تواند در مسائل عمیق تر شده و سؤالات جهت دارتری بپرسد. این مصاحبه شونده احتمالا مشکلات را برای یک نماینده نیروی انسانی بیطرف بیشتر از مدیرش فاش کند. درحقیقت، ممکن است آن مدیر خود ریشه مشکل باشد، و همزمان ممکن است بعنوان یکی از داوران آینده مورد نیاز باشد. مصاحبه کننده های احتمالی دیگر می تواند شامل یک مدیر بی طرف، یا مشاوری باشد که شخص به او اعتماد دارد.
برخی سازمان ها تصمیم می گیرند که برای حفظ رازداری، مصاحبه های خروج را به منابع بیرونی بسپارند. هیأت مصاحبه کننده اطلاعات را جمع آوری می کند، بنابراین نظرات واقعاً بی نام باقی می ماند. اگرچه هزینه اضافه یک عامل بازدارنده احتمالی است، ولی از سوی دیگر باید مصاحبه کننده باتجربه ای انتخاب شود که بداند اطلاعات را چگونه جمع آوری کند. علاوه براین، احتمال همکاری و صداقت کارکنانی که می روند، زیاد است.
هرکسی که مصاحبه را انجام می دهد، لازم است که در گوش کردن موثر آموزش دیده و همدل باشد. مصاحبه خروج ممکن است احساسی شود و مصاحبه کننده باید بداند چگونه به شخص اجازه دهد که ناکامی هایش را بیرون ریخته، و احساس کند که سخنانش شنیده و درک می شود.
چارچوب مصاحبه خروج باید چگونه باشد؟
چارچوب ها و رویکردهای مختلفی برای ساختن مصاحبه‌های خروج کارکنان وجود دارد. قالب کلی شامل موارد زیر است:
- مقدمه
- شناسایی موقعیت شغلی و سایر اطلاعات مربوطه
- ارزیابی جو شرکت
- ارزیابی محیط کار
- ارزیابی مسائل حساس مانند سوگیری، آزار و اذیت، سوء استفاده، تبعیض
- ارزیابی دلایل ترک
- بازخورد برای بهبود محیط کار
- بازخورد برای بهبود واحد و یا شرکت
- تشکر و قدردانی برای مشارکت
چه سؤالاتی باید پرسیده شود؟
برخی سوالاتی که شما، یا شخص مصاحبه کننده از طرف شما، می توانید بپرسد عبارتند از:
- چرا کارتان را ترک می کنید؟
- آیا شغل جدیدی پیدا کرده اید؟
- ایا بدنبال فرصت جدیدی بوده اید؟
- چه زمانی تصمیم گرفتید بروید و یا به جستجوی شغل جدید پرداختید؟
- فکر می کنید چه کاری در واحدتان خوب انجام می شود؟
- چه کاری می توانیم برای بهتر شدن بخش تان انجام دهیم؟
- چه موانعی وجود دارد که کار کردن را برایتان سخت می کند؟
- نظرتان درباره فشار کاری و تخصیص کار چیست؟
- نظرتان درباره بوروکراسی در واحدتان و بطور کلی سازمان چیست؟
- چه مشکلاتی وجود دارد که ممکن است ما ندانیم؟
- این شرکت چه کاری می تواند برای بهتر شدن انجام دهد؟
- نظرتان درباره پاداش و بسته مزایای ما چیست؟
سؤالاتی بپرسید که می خواهید پاسخ شان را بشنوید. با پرسیدن سؤال نشان می دهید که اگر پاسخ فرد، تغییر را ضروری نشان دهد، تمایل دارید آن را انجام دهید. وقتی که افراد نظر می دهند و کاری انجام نمی شود می تواند به اعتبارتان آسیب بزند. فراموش نکنید که کارکنانِ رفته، حتماً تماس شان را با شخصی در سازمان تان حفظ می کنند، و احتمالاً از هر اقدامی که انجام شود مطلع می شوند!
متوجه خواهید شد که برخی از این سؤالات از واژه «می توان» استفاده می کنند و نه «باید». کلمه «باید» اشاره می کند که این یک انتخاب اجباری است درحالی که «می تواند» یک گزینه قابل انتخاب را نشان می دهد. فقط بخاطر اینکه آن فرد فکر می کند روش بهتری برای انجام کارها وجود دارد به معنای آن نیست که چنین روشی وجود دارد!
آیا مصاحبه محرمانه خواهد بود؟
این مسئله دشواری است، بویژه در شرکت های کوچک یا شرکت هایی با نرخ جابجایی پایین کارکنان، که شناسایی منبع هر اطلاعات بدست آمده ای آسان است. بهترین استراتژی در اینجا تاحد امکان صادق و صریح بودن است. اگر نمی توانید محرمانه ماندن نام فرد را تضمین کنید، بنابراین این کار را نکنید. می توانید بگویید که بیشترین تلاش تان را برای محافظت از هویت شخص انجام خواهید داد، اما ارائه تضمین محکم نمی تواند واقع گرایانه باشد.
همچنین مهم است که به افراد بگویید که اگر اطلاعاتی که نیازمند بررسی بیشتری است را فاش کنند، مانند نقض صریح سیاست های شرکت یا اتهامات کلاهبرداری یا تبعیض، یقیناً با مسئولان مناسب درمیان گذاشته خواهد شد. هرکاری که انجام می دهید، نمی خواهید نقض قول کنید، زیرا می توانید مطمئن شوید که هر نقضی به بقیه کارکنان بازخواهد گشت، و احتمالاً به اعتمادشان به شما آسیب خواهد زد.
آیا این مصاحبه اجباری است؟
خیر. مصاحبه های خروج باید داوطلبانه باشد. سازمان های بسیاری برای کارکنان شان روشن می سازند که انتظار دارند هنگام استعفا چنین مصاحبه ای داشته باشند. وقتی که مصاحبه پیش بینی می شود، بخشی از فرهنگ شده و هراس کمتری درباره این فرایند وجود دارد. یک استراتژی خوب ترکیب مصاحبه با فعالیت های پایانی دیگر است، مانند دادن کلیدها یا امضای فرم ها. فرصت شرکت در مصاحبه خروج باید برای هرکسی که سازمان را ترک می کند در نظر گرفته شود. این فرایند باید منصفانه و بیطرفانه باشد. شما نمی خواهید که درحال انتخاب افرادی که مصاحبه می کنید دیده شوید. البته نمونه های فسخ و تعلیق ممکن است مستلزم شیوه متفاوتی باشد.
نکاتی برای بیشترین استفاده از مصاحبه های خروج
همانطور که می توانید ببینید چندین عامل وجود دارد که باید هنگام تهیه برنامه مصاحبه خروج درنظر داشته باشید. در اینجا برخی نکات برای بیشترین استفاده از این فرایند می آید:
به طور موثر گوش دهید:
- روی گوش کردن تمرکز کنید. با شخص بحث یا مقابله نکنید. اجازه دهید وی صحبت کند و سپس اطلاعات را تجزیه و تحلیل کنید.
- اگر شخص می خواهد احساساتش را تخلیه کند، با دقت گوش کنید و مشخص کنید کدام مسائل باورکردنی بوده و کدام نیستند.
- درباره حل مشکل وارد بحث و جزئیات نشوید. بیشتر روی درک موقعیت کلی تمرکز کنید، تا بتوانید پیگیری کنید.
- از شخص بخاطر مصاحبه تشکر کنید، و هرکاری می توانید برای برجای گذاشتن احساس خوب درباره سازمان در آنها انجام دهید.
ثبت کنید:
- بپرسید آیا می توانید مصاحبه را ثبت کنید. این به یادآوری بعدی کمک می کند.
- یادداشت بردارید، و ثبت کنید چرا شخص کارش را ترک می کند. ممکن است عضوی از کارکنان بعداً مدعی بدرفتاری شود. یادداشت مکتوب می تواند نشان دهد که شما در زمان ترک شخص از این موضوع مطلع نبودید.
مقابله و تحلیل کنید:
- اطلاعات را ارزیابی کرده و در جستجوی الگوها باشید. اگر نظرات خوب موافقی درباره یک مدیر می شنوید، یک برنامه پیشرفت و طرح جانشینی برای او در نظر بگیرید. همین طور، اگر پیوسته بازخورد ضعیفی درباره کسی کسب می کنید، با مدیرشان پیگیری کرده و به ریشه این مشکل بپردازید. مسائل دیگری که اغلب پیش می آیند عبارتند از فشار کار، پاداش، به رسمیت شناختن و احترام.
- پذیرای اطلاعات باشید اما شکاک باقی بمانید. کارکنانی که می روند ممکن است انگیزه کینه توزانه یا پنهان داشته باشند.
بجای استفاده از مصاحبه های خروح با کارکنانی که می روند، به «مصاحبه های ابقا» با کارکنان طولانی مدت تر بیندیشید تا بفهمید چرا آنها می مانند. سپس می توانید از اینها بعنوان نقاط معامله با استخدامی های بالقوه جدید استفاده کنید.