بيانيه ماموريت هر سازمان جمله يا عبارتي است كه بدان وسيله مقصود يك سازمان، از مقصود يك سازمان مشابه، متمايز مي‌شود و آن بيان كننده «علت وجودي» سازمان است. با استفاده از ماموريت سازمان مي‌توان به اين پرسش اساسي و اصلي پاسخ داد كه «فعاليت ما چيست؟». اصولاً ماموريت سازمان چنانچه به شيوه روشني بيان گردد، مي‌تواند هدف‌هاي بلند مدت را تعيين و كمك شاياني به تدوين استراتژي‌ها نمايد. بيانيه ماموريت بيانگر چشم اندازهاي بلند مدت سازمان در قالب آنچه كه مي‌خواهد باشد و كساني كه مي‌خواهد به آنها خدماتي را ارائه نمايد، است.
در بيانيه ماموريت كه به شيوه‌اي خوب تهيه شود مقصود، مشتريان، محصولات يا خدمات، بازارها و فلسفه و فن‌آوري اصلي هر بنگاهي مشخص خواهد شد. از ديدگاه مشاوران مديريت، ماموريت سازمان بايد داراي ويژگي‌هاي زير باشد:
- سازمان را بدان گونه كه هست و يا قصد دارد در آينده بدان تبديل شود، معرفي نمايد.
- به اندازهاي محدود باشد كه برخي از فعاليت‌هاي مخاطره‌آميز را حذف نمايد و بدان اندازه گسترده و وسيع باشد كه نويد رشد خلاقيت و نوآوري را بدهد.
- سازمان را از ساير سازمان‌ها متمايز نمايد.
- به عنوان چارچوبي عمل كند كه مي‌توان بدان وسيله فعاليت‌هاي كنوني و آينده را ارزيابي نمود و
- به حد كافي واضح و آشكار باشد تا همه اعضاي سازمان بتوانند آن را درك نمايند.
برخي از سازمان‌ها بدان سبب ماموريت خود را مشخص يا تدوين مي‌نمايند كه احساس مي‌كنند رسم متداول چنين است (و آن را يك تعهد واقعي تلقي نمي‌كنند) ولي سازمان‌هايي كه به صورت رسمي ماموريت سازمان را تعيين و پيوسته آن را مورد تجديد نظر قرار مي‌دهند، سند مزبور را به عنوان يك سند زنده تلقي كرده و آن را به عنوان جزء جدا نشدني فرهنگ سازمان به حساب مي‌آورند.
- اهميت بيانيه ماموريت
اهميت ماموريت سازمان در مديريت استراتژيك به شيوه‌اي بسيار مستند در ادبيات علمی مورد تاييد قرار گرفته است. تحقيقي كه بر روي ماموريت 500 شركت منتخب فورچون در سال 1990 انجام شد و آنها را از نظر عملكرد ضعيف با هم مقايسه نمود به اين نتيجه رسيد، كه شركت‌هايي كه داراي عملكرد عالي بودند ماموريت سازماني آنها به صورتي جامع مستند شده بود. به طور كلي مي توان دلائل تهيه بيانيه ماموريت از سوي شركت‌ها را به شرح زير اعلام نمود:
- هدف سازمان را با اتفاق آراي اعضاي سازمان مورد تاييد قرار مي‌دهد
- براي تخصيص منابع سازماني، مبنا يا معياري ارائه مي‌نمايد.
- جوي شناخته شده بر سازمان حاكم مي‌كند.
- نقطه اتكايي به وجود آورد تا افراد بر آن اساس هدف و مسير سازمان را معرف و رهنمود كارهاي خود بدانند و از سوي ديگر براي كساني كه نمي‌تواند خود را با وضع كلي سازمان سازگار نمايند يك نوع سد يا مانع به وجود مي‌آورد.
- در يك چارچوب يا ساختار كاري به هدف‌هاي سازمان جامه عمل پوشانده و بر آن اساس كارهاي تخصصي سازمان را به كساني كه مسؤل ذي ربط هستند محول مي‌نمايند.
- هدف‌هاي سازمان را مشخص مي‌كند و براي جامه عمل پوشانيدن به اين هدف‌ها هزينه‌ها، زمان و معيارهاي عملكرد را تعيين و مورد ارزيابي و كنترل قرار مي‌دهد.
بديهي است كه نمي توان بين كلي گويي و بسيار دقيق بودن (به هنگام نوشتن ماموريت سازمان) به نوعي توازن يا تعادل دست يافت. ولي مسئله مهم اين است كه چنين تلاشي صورت گيرد. بيشتر شركت‌ها ماموريت خود را به شيوه‌اي بسيار انتزاعي يا تجريدي بيان مي‌كنند. با وجود اين، ابهام هم محسنات خود را دارد. انتظار نمي‌رود كه ماموريت سازمان بتواند هدف نهايي ملموس را ابراز نمايد، بلكه مي‌كوشد ايجاد انگيزه نمايد، جهت دهي كند، تصوير، چشم انداز يا تخيلي از شركت ارائه نمايد، آهنگي موزون بنوازد و فلسفه‌اي ارائه كند كه مدعي است، رهمنمود شركت خواهد شد. شرح تفصيلي زياد موجب كاهش كارايي مي‌گردد، زيرا اگر جزئيات به صورتي دقيق مشخص گردد مبنايي به دست مي‌دهد كه پايگاه مخالفان خواهد شد و به هنگام تدوين ماموريت يا هدف قابل قبول اگر جزئيات مطرح شود، مانع بروز خلاقيت‌ها خواهد شد.
اگر هدف به صورتي معمول بيان گردد، عرصه را بر سازمان تنگ خواهد كرد و مانع هر نوع تغييري خواهد شد. كلي گويي و ابهام در بيان گفتار، میدان را براي مانور مديران مهيا مي‌سازد و آنها مي‌توانند جزئيات را به راي و نظر خود تدوين نمايند و چه بسا كه در اين راه در صدد اصلاح الگوهاي كلي برآيند. كلي‌گويي موجب افزايش انعطاف پذيري مي‌شود و سازمان مي‌تواند بر آن اساس خود را با شرايط در حال تغيير محيط و عمليات دروني سازمان سازگار نمايد. اگر ماموريت سازمان به شيوه‌اي كلي بيان شود، سازمان مي‌تواند در مرحله عمل و اجرا از انعطاف پذيري بيشتر بهره‌مند گردد.
- اجزاي تشكيل دهنده بيانيه ماموريت
ماموريت‌هاي سازمان‌ها، از نظر حجم، محتوا، شكل و پرداختن به جزييات با هم متفاوتند. بيشتر كارشناسان و افراد صاحب‌نظر درمديريت استراتژيك چنين مي‌پندارند كه مفاد ماموريت سازمان بايد داراي نه ويژگي برجسته باشد، از آنجا كه اغلب، فرايند تدوين بيانيه ماموريت سازمان بيش از ساير فرايندهاي مديريت استراتژيك به چشم مي‌خورد و همگان از آن آگاه مي‌شوند، پس مهم اين است كه در برگيرنده همه 9 جزء اصلي باشد. با توجه به ماموريت سازمان بايد بتوان به پرسش‌هاي زير پاسخ داد:
- مشتريان: مشتريان شركت چه كساني هستند؟
- محصولات با خدمات: محصولات و خدمات عمده شركت كدامند؟
- بازارها: ازنظر جغرافيايي، محدوده رقابت شركت در كجا مي‌باشد؟
- فناوري: آيا شركت از فن‌آوري‌هاي پيشرفته درجهت نيل به اهداف خود بهره مي‌برد؟
- اولويت بندي اهداف: از نظر شركت، اهدافي مانند توجه به بقا، رشد و يا سودآوري و امثالهم چگونه اولويت‌بندي مي‌شوند؟
- فلسفه: باورها، ارزش‌ها، آرزوها و اولويت‌هاي اخلاقي اصلي شركت چيست؟
- ويژگي ممتاز: شركت داراي چه مزيت رقابتي يا شايستگي متمايز كننده نسبت به رقبا مي‌باشد؟
- توجه به تصور مردم از شركت: آيا شركت نسبت به مسائل اجتماعي، جامعه و محيط واكنش مناسب نشان مي‌دهد؟
- كاركنان: تا چه ميزان كاركنان به عنوان يك دارايي ارزشمند براي شركت محسوب مي‌گردند؟