اهداف و نتایج کلیدی حوزه منابع انسانی

تصور کنید سازمان شما یک هدف جدید بلندپروازانه برای کاهش زمان انتظار و بهبود رضایت مشتریان را در دستورکار خود قرار داده است. هیچ سیستمی برای اجرای موثر این ایده وجود ندارد و شما نمی دانید از کجا شروع کنید. اینجاست که اهداف و نتایج کلیدی (OKR) وارد عمل می‌شوند. OKR مخفف اهداف و نتایج کلیدی (Objectives & Key Results) می باشد، روشی برای تعیین هدف که می تواند به تیم ها کمک کند تا اهداف قابل اندازه گیری را تعیین و پیگیری کند. OKR-ها چارچوبی هستند که کسب و کارها می توانند از آن برای تعریف، هماهنگی و دستیابی به اهداف خود استفاده کنند. این چارچوب اهدافی را که می‌خواهید به آنها برسید با نتایج کلیدی که برای اندازه‌گیری پیشرفت آن اهداف استفاده می‌کنید را چِفت و به هم متصل می‌کند (بنابراین اهداف شما با کار روزانه تیم شما مرتبط می شود). ما در اینجا به موضوع OKR-ها، چیستی، چرایی و چگونه استفاده از آنها پرداخته و نمونه هایی را در حوزه های مختلف به خصوص حوزه منابع انسانی ارائه می دهیم.

اهداف و نتایج کلیدی (OKR) چیست؟

اهداف و نتایج کلیدی (OKR) چارچوبی را برای کسب‌وکارها ایجاد می‌کند تا از طریق تعیین اهداف ساده و مشارکتی، استراتژی‌های مورد نظر خود را اجرا کرده و به آن دست یابند. OKR-ها به بسیاری از سازمان‌ها، از جمله گوگل، کمک کرده‌ تا به طور موفقیت آمیزی اولویت‌ها را تعیین، همسویی داخلی را ایجاد، مسئولیت‌پذیری را افزایش و نهایتاً به اهداف خود برسند.

OKR یک روش هدف گذاری است که می تواند به تیم ها در تعیین اهداف قابل اندازه گیری کمک کند. در حالی که بیشتر شرکت ها اهدافی برای خود تعیین می کنند، اما فقط 16 درصد از کارکنان دانشی گفته اند که شرکت آنها در تعیین و برقراری ارتباط با اهداف شرکت موثر عمل کرده است.

روش OKR-ها ابتدا در دهه 1970 توسط اندرو گروو (Andrew Grove)، مدیر عامل اینتل، که به یکی از موفق ترین فروشندگان شرکت، بنام جان دوئر (John Doerr)، در مورد این مفهوم آموزش داد، توسعه یافت. دوئر بعداً در هیئت مدیره گوگل مشغول به کار شد و بنیانگذاران آن یعنی لری پیج و سرگئی برین (Larry Page & Sergey Brin) را با OKR آشنا کرد. این شرکت، OKR-ها را در سال 1999 اجرا کرد و از آن زمان تاکنون هر سه ماه یکبار از آنها استفاده می کند. سازمان‌ها در سراسر جهان، از جمله دیزنی، سامسونگ و آمازون، اکنون از OKR برای کمک به تمرکز منابع و دستیابی به اهداف خود استفاده می‌نمایند.

از OKR-ها چگونه استفاده می شود؟

OKR-های اثربخش، به اعضای تیم شفافیت لازم در مورد آنچه که در تلاش برای دستیابی به آن هستند و همچنین چگونگی اندازه گیری نقاط عطف در مسیر دستیابی به آن اهداف را ارائه می دهد. OKR-ها برای ارائه چارچوبی برای گروه ها و نه افراد در نظر گرفته شده اند و این فرآیند به گونه ای طراحی شده است که اطمینان حاصل شود همه حوزه های کسب و کار با هم در جهت اهداف یکسانی کار می کنند.

OKR-ها از دو جزء تشکیل شده اند: اهداف و نتایج کلیدی. هدف (Objective) خروجی است که می‌خواهید به آن برسید. از قبیل افزایش آگاهی از برند، ایجاد کمترین تخریب محیط زیست در صنعت خود و غیره. یک هدف معمولاً با دو تا سه عبارت کلیدی نتیجه پیگیری می شود. اهداف، اهداف مشخص و واضحی هستند که تأثیر عمده ای بر کسب و کار خواهند داشت. آنها باید چالشی اما قابل دستیابی و با اهداف استراتژیک سازمان همسو باشند.

نتایج کلیدی نحوه اندازه‌گیری یا پایش پیشرفت یک هدف در مسیر دستیابی به مقاصد مورد نظر است از قبیل جذب یک میلیون بازدید کننده برای وبسایت، اطمینان از قابل بایافت بودن یک چهارم از مواد اولیه محصول و غیره. نتایج کلیدی به‌عنوان برون داده هایی عمل می‌کنند که شواهدی از دستیابی به هدف یا تحقق هدف را ارائه می‌دهد.

زمان استفاده از OKR

تعیین اهداف خاص و چالشی می تواند به افزایش مشارکت و رضایت کارکنان کمک کند. بسته به نیازهای یک سازمان و همچنین آنچه که تیم روی آن توافق می کند، می توان از OKR-ها برای تعیین اهداف سه ماهه، سالانه یا دوسالانه استفاده کرد.

امروزه OKRها به ویژه با افزایش دورکاری موثرتر شده‌اند، زیرا این روش، از گردش کار کارآمد حمایت کرده، ارتباطات را ممکن ساخته و کارکنان را با اهداف شرکت همسو می‌کند، حتی زمانی که کارکنان در چندین منطقه جغرافیایی پراکنده باشند.

نحوه نگارش OKR-ها

OKR-ها یکی از ساده‌ترین ابزارها برای تقریباً هر نوع کسب‌وکاری هستند که به‌عنوان نظامی برای هدف‌گذاری استفاده می‌شود. پیاده سازی OKR با نوشتن یک بیانیه عینی که واضح، بلندپروازانه و شامل یک جدول زمانی باشد، شروع می شود. مرحله بعدی تصمیم گیری در مورد سه تا پنج نتیجه کلیدی است که برای دستیابی به هدف قابل اندازه گیری و عملی هستند. OKR ها معمولاً با یک «هدف» در بالا و 3 الی 5 نتیجه کلیدی در زیر آن نوشته می شوند. همچنین می توان آنها را به صورت تشریحی نیز نوشت:

به عنوان مثال، «من وبسایت شرکت را برای اکثریت افراد بهینه خواهم کرد و با نرخ 70 درصد پاسخدهی سایت، زمان پاسخ 1 ثانیه ای سایت و نرخ خطای 1 درصد اندازه گیری خواهم کرد.»

در جداول زیر برخی از نمونه های OKR ارائه شده است:

OKR سطح شرکتی

OKR-ها در هدایت اهداف بزرگ و بلند مدت موثر هستند. نمونه هایی از چندین OKR در سطح شرکت ها به شرح زیر می باشد:

انواع OKR

با کمک OKR-ها، سازمان ها می توانند اهداف فوری خود را تعریف کرده و به آنها برسند و در عین حال برای چالش های آینده نیز آماده شوند. این چارچوب‌ یکی از مطمئن‌ترین و مؤثرترین راه‌ها برای یک کسب‌وکار جهت تعیین اهداف دست یافتنی و پیگیری پیشرفت آن‌ها را ارائه می‌کند. OKR-ها به طور کلی به دو نوع متعهدانه و آرمانی تقسیم می شوند که از نظر طراحی مشابه هستند، اما در استراتژی بسیار متفاوت اند.

OKR-های متعهدانه

OKR-های متعهدانه که به عنوان «اهداف کششی» نیز شناخته می شوند، نتایجی هستند که واقع بینانه بوده و باید برای تیم قابل دستیابی باشند. آنها مهمترین اهداف هستند، اهدافی که همه توافق دارند باید به آنها دست یافت و مایل به تعدیل منابع برای دستیابی به آنها هستند.

OKR-های آرمانی

OKR-های آرمانی یا «مهتابی» اهداف بلند و جاه طلبانه ای هستند که به احتمال زیاد به نتیجه نخواهند رسید. در مورد OKR-های آرمانی، شکست قابل انتظار است، زیرا به جای خروجی ها، تمایل و تلاش است که مورد تجلیل و تقدیر قرار می گیرد.

مزایای OKR

زمانی که جان دوئر در سال 2018 با هاروارد بیزینس ریویو مصاحبه کرد، درباره کتابش با عنوان «اندازه‌گیری آنچه که مهم است» صحبت نمود، که به بررسی روش‌شناسی مدیریت و نقشی که OKR می‌تواند در یک شرکت ایفا کند، می پردازد. دوئر به پنج مزیت OKR یا «ابر قدرت ها» اشاره نمود: تمرکز، همسویی، تعهد، ردیابی و کشش، که مخفف آنها FACTS می باشد. با OKR-ها، تیم ها می توانند با تعریف واضح اهداف، ردیابی و اندازه گیری نتایج و به دست آوردن این مزایا، اهداف خود را تعیین کرده و به آنها برسند. در ادامه به تشریح هر کدام می پردازیم:

تمرکز

به گفته دوئر، بیش از هفت OKR نباید انتخاب شود، که تعداد بهینه آن سه یا چهار می باشد. چسبیدن به این اعداد کوچکتر فضا را برای اولین مزیت، یعنی تمرکز فراهم می کند. وقتی فقط چند هدف وجود دارد، اولویت بندی کارهایی که باید انجام شود، تصمیم گیری برای مهم ترین اهداف و پایبندی به یک جدول زمانی آسان تر می شود.

همسوئی

بسیاری از شرکت ها استفاده از OKR-ها را با هدف همسویی شروع می کنند، به این معنی که همه روی چشم انداز و نتایج حاصله سرمایه گذاری می کنند. متحد نگه داشتن تیم ها، به جای اینکه افراد در سلول های جدا از هم کار کنند یا در جهات مختلف حرکت نمایند، به معنای داشتن احتمال موفقیت بیشتر است.

تعهد

ایجاد یک چارچوب هماهنگ و متمرکز نیاز به تعهد دارد که باید از بالا شروع شود و به سمت پایین جریان یابد. برای اینکه هر عضو تیم بتواند پیشرفت کار را به درستی ردیابی کند، به نقاط عطف کلیدی برسد و انتظارات را برآورده نماید، باید پاسخگویی و شفافیت وجود داشته باشد.

ردیابی

ردیابی و اندازه گیری OKR-ها با استفاده از معیارهایی که توسط نتایج کلیدی مشخص، تعریف می شوند، تسهیل می شود. جلسات هفتگی مداوم برای بررسی پیشرفت و رفع هر گونه مشکل، این اطمینان را ایجاد می کند که همسویی برقرار است.

کشش

نیت پشت کشش این است که کسب‌وکارها اهداف چالش‌برانگیز و نتایج کلیدی را تعیین می‌کنند و بدانند که احتمالاً به هدف نخواهند رسید. متدولوژی کشش دوئر این است که اشکالی ندارد که به همه اهداف دست نمی یابیم و با گذشت زمان، شرکت‌ها به ساخت خود بر مبنای نتایج کلیدی قبلی ادامه می‌دهند و بیشتر و بیشتر پیشروی می کنند.

در نهایت، پیاده‌سازی روش OKR به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیم بگیرند که کدام اهداف مهم‌تر هستند و یک چارچوب مشترک برای دستیابی به آنها ایجاد کنند. از طریق نتایج کلیدی، به همه اجازه می دهد تا بر روی عملکردهای خاص مورد نیاز تمرکز کنند، وظایف خود را اولویت بندی نموده و اهداف مورد نظر را محقق کنند.

مزایای OKR-ها در حوزه منابع انسانی

 OKR-های منابع انسانی، چارچوبی برای تعیین اهداف استراتژیک منابع انسانی در اختیار شما قرار می دهد. استفاده از OKR در حوزه منابع انسانی، همانطور که در بالا نیز به طور کلی اشاره شد، مزایایی به دنبال دارد از جمله:

بیان اهداف: تعیین اهداف واقعی و منسجم با تیم منابع انسانی به شما کمک می کند تا بفهمید برای چه چیزی تلاش می کنید و یک نقشه راه برای چگونگی رسیدن به آن ایجاد نمایید.

حفظ تمرکز: داشتن اهداف روشن به شما کمک می کند تا بر اولویت های خود متمرکز بمانید. اغلب اوقات، منابع انسانی می‌خواهد در مدت کوتاهی چیزهای زیادی به دست آورد، که این موضوع می‌تواند غیر واقعی و نامناسب باشد. OKR-های منابع انسانی به اولویت بندی موارد مهم کمک می کند و همه افراد را در یک سطح قرار می دهد؛ به ویژه در وظایفی مانند HR، که شامل چندین بخش فرعی است (مثلاً، استعدادیابی، توسعه سازمانی، یادگیری و رشد، روابط کارکنان و غیره).

ردیابی و اندازه‌گیری پیشرفت: می‌توانید با تعیین اهداف خاص و نتایج کلیدی، تخصیص منابع را اولویت‌بندی و نحوه انجام کار خود را پیگیری کنید و تأثیر منابع انسانی بر کسب‌وکار را قابل سنجش نمایید. علاوه بر این، استفاده از OKR به پاسخگویی افراد و تیم ها نیز کمک می کند. از آنجایی که OKR-ها قابل اندازه گیری هستند و باید شفاف باشند، طرح کلی و واضحی از اینکه چه کسی مسئول چه چیزی است ایجاد می نماید.

نکاتی برای اجرای بهتر OKR-های منابع انسانی

1. OKR-های خود را با اهداف سازمانی هماهنگ کنید

اولین و بهترین روش این است که OKR-های منابع انسانی خود را با OKR های سازمانی هماهنگ کنید، زیرا هدف اصلی شما افزودن ارزش به کسب و کار است.

سپس آن‌ها را به بخش‌های فرعی خود (مثل استخدام، عملیات منابع انسانی، تحقیق و توسعه و غیره) تبدیل کنید. برخی از اهداف (به عنوان مثال، ارائه خدمات مجازی منابع انسانی) نیازمند همکاری بخش های مختلف را می طلبد. KR-هایی که به تحقق این نوع هدف کمک می کنند را می توان به صورت مشترک انجام داد و ایده های مورد نیاز برای دستیابی به این KR-ها را به تیم های کوچکتر یا افراد واگذار نمود.

ثانیاً، باید در مورد اینکه کدام اهداف تعیین شودف گفتگوها و مذاکرات در سطح رهبران سازمان انجام گردد. این موضوع باید در مورد اولویت های سالانه سازمان باشد تا از همکاری متقابل در بخش منابع انسانی اطمینان حاصل شود.

2. از بالا به پایین و از پایین به بالا کار کنید

OKR-ها چارچوبی را برای سازمان ها فراهم می کنند تا اهداف استراتژیک را از بالا به پایین تعیین و مشارکت در این استراتژی ها را از پایین به بالا جلب نمایند.

اهداف سالانه توسط هیئت مدیره یا کمیته اجرایی تعیین می شود. سپس اهداف توسط مدیریت میانی به نتایج کلیدی مختلف، که اغلب به عنوان ورودی تیم‌هایشان هستند، تبدیل می‌شود. تک تک اعضای تیم می توانند بر روی KR-های خاص عناوین خاصی انتخاب و برای دستیابی به آنها ایده ها و ابتکارات خود را پیشنهاد نمایند. این بدین معنی است که OKR-ها برای موفقیت به پشتیبانی و حمایت از بالا به پایین و پایین به بالا نیاز دارند. باید به این نکته توجه نمود که رهبران ارشد و نیز سایر اعضای سازمان باید قبل از شروع کار و اجرای OKR-ها در سازمان توانمند شوند و آموزش های لازم را ببینند.

3. بدانید که چه چیزی یک OKR خوب را می سازد

یک OKR مؤثر باید شامل یک هدف معنادار و الهام‌بخش و نتایج کلیدی SMART (معین، قابل سنجش، قابل دستیابی، مرتبط، محدود به زمان) باشد که به شما در دستیابی به هدف کمک کند.

به طور خلاصه، یک  OKRمنابع انسانی خوب باید قابل اندازه گیری، واقع بینانه، ولی جاه طلبانه و قابل تایید باشد. نکته مهم این است که باید روی بهبود و رشد نیز تمرکز شود و بین 1 تا 5 هدف در هر سه ماهه هدف گذاری گردد.

4. مطمئن شوید که OKR-ها استراتژیک هستند

OKR-ها برای سوق دادن سازمان به مسیر درست تنظیم می شوند. در نتیجه، باید عناصر برنامه ریزی، بازبینی و بازخورد داشته باشد. در ادامه، چارچوبی برای حصول اطمینان از کامل بودن فرآیند OKR پیشنهاد می‌شود:

اولویت های سازمانی و منابع انسانی خود را اعلام کنید: هر سال، تیم منابع انسانی باید در مورد موضوعات سالانه ای که باید بر روی آنها تمرکز کند، تصمیم بگیرد. این کار یک جهت اولیه برای تدوین OKR-های هر بخش را به دست می دهد. برای مثال، یک اولویت مهم سالانه می تواند اتوماسیون تمام فرآیندهای منابع انسانی باشد. در نتیجه، تمام بخش‌های منابع انسانی می‌توانند اتوماسیون را به عنوان بخشی از OKR‌-های خود بگنجانند. و مسئول هر بخش منابع انسانی می تواند OKR های خود را بر اساس این اولویت ها تعیین کند.

کارگاه همسوئی: همه مسئولین بخش ها، مالکان OKR-ها و اعضای رهبری باید یک جلسه همسوئی داشته باشند. این کار کمک می کند تا همه بخش های سازمان تحت پوشش باشند و موانع برای دستیابی به OKR-ها را از بین برود. همچنین در این کارگاه، مسئولیت هر OKR تعیین می شود. به عنوان مثال، یک OKR ممکن است بین دو بخش سازمان مشترک باشد، و این کارگاه همسوئی می تواند به رفع این پیچیدگی ها کمک کند.

جلسه ارائه OKR: این جلسه برای ارائه تمام OKR-های مصوب شده به کل شرکت استفاده می شود. این کار باید در اوایل سال انجام شود تا متخصصان منابع انسانی زمان کافی برای تنظیم OKR های خود را داشته باشند. بهتر است این جلسه فضای شاد و جشن گونه ای داشته باشد تا الهام بخش کارکنان برای دستیابی به اهداف جاه طلبانه شرکت باشد.

یادآوری‌ها: یادآوری در مورد OKR-ها باید در سطح سازمانی و فردی سازماندهی شود. OKR-ها معمولاً در ابتدای سال تنظیم و اعلام می شوند و گاهی ممکن است از ذهن کارمندان بروند. چک کردن و یادآوری منظم، موجب پشتیبانی کارکنان و یادگیری مداوم می شود.

بازخورد و بازبینی: همانطور که روزهای سال می گذرد، بررسی اینکه چه چیزی کار می کند و چه چیزی کار نمی کند مهم می شود. سوالات نقادانه زیر باید همیشه مد نظر قرار گیرد:

آیا OKR ها کار می کنند؟

آیا OKR ها خیلی جاه طلبانه هستند؟

چه موانعی بر سر راه وجود دارد؟

5. دقت کنید تعداد نتایج کلیدی تعریف شده برای هر هدف منطقی باشد

نتایج کلیدی باید قابل اندازه‌گیری باشد و معمولاً توصیه می‌شود بین دو تا پنج KR در هر هدف وجود داشته باشد. اگر نتایج کلیدی بیشتری تعریف شود، خطر از دست رفتن تمرکز اعضای تیم احساس می شود.

6. یک مقدار وزنی به هر KR اختصاص دهید با دادن درصد وزنی به OKR-ها، می توانید تلاش ها و فعالیت های روزانه را اولویت بندی کنید. همچنین این کار به شما کمک می کند تا مشخص کنید که چه مقدار از هدف خود را به دست آورده اید و بخش های مختلف را مسئول برآوردن آنها نگه دارید. در اینجا مثالی از نحوه تخصیص وزن به OKR-ها ارائه شده است. در این مثال، هدف، افزایش آگاهی از برند کارفرما در آن صنعت است.

نمونه هایی از OKR-های منابع انسانی

OKR-های حوزه منابع انسانی چه تفاوتی با OKR-های سایر بخش های یک سازمان دارد؟ در جدول زیر نمونه های مرتبط با فرآیندهای منابع انسانی آورده شده است: