روش های تجزیه و تحلیل شغل

فصل اول: طراحی و تجزیه و تحلیل شغل

بخش اول: تجزیه و تحلیل شغل

درس چهارم: روش های تجزیه و تحلیل شغل

درس اول: کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل

درس دوم: بخش های تجزیه و تحلیل شغل

درس سوم: شرایط احراز شغل

درس پنجم: طراحی شغل

محصول نهایی تجزیه و تحلیل شغل، شرح شغل می باشد. سندی نوشتاری که موارد زیر را توصیف می کند:

1. وظایف مهم و لازمی که برای حفظ موفق شغل باید انجام شود
2. الزامات ضروری برای انجام این وظایف
3. سطوح عملکردی شغل که از سطوح مختلف تجربه و تخصص انتظار می رود
4. آن دسته از ویژگی های محیط کار که بر عملکرد شغلی تاثیر می گذارد

شرح شغل در تمامی موارد باید بر مبنای داده ها و اطلاعات باشد و واضح است که ایجاد چنین سندی فرآیندی زمان گیر بوده و نیاز به کار فشرده دارد.

به طور کلی می توان گفت، گردآوری همزمان داده ها در مورد سه مولفه اول تجزیه و تحلیل شغل امکان پذیر است، در حالی که داده های مربوط به ویژگی های محیط کار نیاز به ارزیابی جداگانه و مستقل دارد. افرادی که تجزیه و تحلیل شغل را انجام می دهند باید همیشه به یاد داشته باشند که هدف نهایی از گردآوری اطلاعات، قابل استفاده بودن آنهاست. وقتی این غایت محقق گردد، زمینه برای گردآوری داده ها و نیز برای نوشتن شرح شغل مهیا می شود. به طور مثال، این موضوع به ویژه هنگام جمع‌آوری داده‌های عملکرد شغلی برای انتخاب متقاضیان شغل، صادق است. بدیهی است که این سطوح برای موقعیت های شغلی پایه یا کارآموزی نسبت به انتخاب کارکنان با تجربه و سطح بالا متفاوت است. پنج روش مختلف برای جمع آوری داده های تجزیه و تحلیل شغل وجود دارد که عبارتند از: (1) خود گزارش دهی (2) مشاهده مستقیم؛ (3) مصاحبه؛ (4) بررسی مستندات و (5) پرسشنامه ها و نظرسنجی ها. در زیر هر یک از این موارد به تفصیل مورد بحث قرار خواهد گرفت. لازم به ذکر است که هر یک از این روش ها می تواند توسط کارکنان منابع انسانی داخلی و یا توسط مشاوران خارجی متخصص در انجام تحلیل های شغلی که برای این هدف خاص متبهر شده اند استفاده شود.

خودگزارش دهی

بدیهی ترین و آماده ترین منبع در دسترس از اطلاعات مرتبط با یک شغل، متصدی آن شغل است. با این حال، در اغلب اوقات، گزارشات ارائه شده توسط متصدیان شغل، تنها منبع استفاده شده برای تجزیه و تحلیل یک شغل می باشند، زیرا این رویکرد منوط به تلاش هایی برای افزایش اهمیت شغل یک فرد و انواع تاثیرات مداخله کننده دیگر است. این امر به ویژه زمانی اتفاق می‌افتد که از متصدیان خواسته می‌شود که شرح شغل خود را با دستورات و نظارت کمی به صورت مکتوب آماده کنند.

یکی از تغییرات رویکرد خود گزارش دهی این است که تحلیلگر شغل، که معمولاً یک متخصص منابع انسانی است، تلاش کند تا آن موقعیت شغلی را برای مدت کوتاهی پر کند و از تجربه خود در تکمیل گزارش شغل استفاده کند. بدیهی است که این رویکرد فقط برای مشاغل نسبتاً ساده ای مناسب است که به مجموعه ای از مهارت های خاص یا آموزش زیاد نیاز ندارند، و همیشه این سوال وجود دارد که این گزارش ها چقدر در درک شغل مفید هستند.

مشاهده مستقیم

بسیاری از مشاغل را می توان با مشاهده یک متصدی در حال انجام کار مورد مطالعه قرار داد. به منظور کاهش تأثیر مزاحم یک ناظر بیرونی، می توان از دوربین فیلمبرداری برای ضبط کارهای یک فرد متصدی استفاده کرد. استفاده از دوربین در یک دوره زمانی هم اثر ناظر را از بین می برد و هم فرصتی برای مشاهده کار در مدت زمان طولانی تر و گرفتن نمونه های زمانی از رفتار شغلی از ویدئوهای ضبط شده فراهم می کند.

با این حال، مشاهده مستقیم برای مشاغلی که دارای فعالیت جسمی آشکار است، بسیار مفید است، فعالیت هایی که هسته اصلی کار هستند. برای مشاغلی که اساساً ماهیت شناختی دارند، مشاهده مستقیم، داده های مفید کمی ارائه می دهد. مشاهده یک تحلیلگر بازار یا یک فیزیکدان نظری در محل کار، اطلاعات کمی در مورد ماهیت کار آنها در اختیار ما قرار می دهد. علاوه بر این، نه گزارش‌های خود متصدیان و نه مشاهدات مستقیم اطلاعات زیادی در مورد الزامات ضروری برای انجام این مشاغل یا در مورد سطح عملکرد شغلی ارائه نمی‌دهند.

مصاحبه

محدودیت های خود گزارش دهی و مشاهده مستقیم منجر به استفاده از مصاحبه به عنوان پرکاربردترین رویکرد برای تحلیل شغل شده است. این مصاحبه ها باید توسط یک مصاحبه گر ماهر و آموزش دیده انجام شود که هم درک درستی از شغل مورد تجزیه و تحلیل و هم به طور کلی از ماهیت کار داشته باشد، زیرا این مصاحبه ها زمینه لازم را برای پرسیدن سؤالات و جستجوی پاسخ های کاوشگرانه برای جواب های دقیق تر و کامل تر از کسانی که مضاحبه می شوند، فراهم می کند.

مصاحبه های انفرادی

چندین منبع اطلاعاتی در مورد یک شغل وجود دارد که می توان با همه آنها به تنهایی یا در گروه های کوچک مصاحبه کرد. این منابع شامل متصدیان فعلی شغل، سرپرستان شغل و افراد دیگری هستند که اغلب به عنوان کارشناسان مطلع (SMEs) شناخته می شوند. . کارشناسان مطلع (subject-matter experts) آن دسته از افرادی هستند (به غیر از متصدیان) که در مورد شغل مورد تحلیل اطلاعات دارند، مانند مدیران سابق، مدیران مسلط بر شغل، متخصصان دانشگاهی، و هر کسی در سازمان که دانش تخصصی در مورد شغل مورد نظر دارد. یکی از راه‌های مفید برای شناسایی کارشناسان مطلع یک شغل خاص این است که از مدیران فعلی بپرسید: «اگر با یک مشکل شغلی درگیر شدید که برای حل آن به مشکل برخوردید، احتمالاً از چه کسی کمک خواهید گرفت؟» این افراد کارشناسان مطلع واقعی هستند؛ افرادی که به کارکنانی که در کارشان به مشکل برخورده اند، کمک می کنند تا از مشکل خلاص شوند.

در ابتدا (فاز اکتشافی تجزیه و تحلیل شغل)، مصاحبه های اولیه، که معمولاً باید تک به تک انجام شوند، نسبتاً می توانند بدون ساختار و با انتهای باز باشند، زیرا مصاحبه کننده در طول مصاحبه، شروع به یادگیری در مورد شغل، وظایف آن شغل، و الزامات ضروری و سطوح عملکرد شغلی می کند. هنگامی که مصاحبه کننده درکی از شغل و الزامات آن به دست می آورد، باید پروتکل و چارچوب ایجاد کند که برای مصاحبه های بعدی، ساختاری را تعریف کند؛ پروتکلی که مصاحبه کننده را قادر می سازد اطلاعاتی در مورد جنبه های خاصی از شغل تحت بررسی به دست آورد و داده هایی که از منابع مختلف به دست آمده اند را با هم مقایسه کند.

مصاحبه های گروهی

این مصاحبه‌ها، معمولاً با استفاده از روش گروه متمرکز (Focus group) انجام می شود، بهتر است در یک محیط گروهی با یک گروه متشکل از پنج یا شش نفر از متصدیان، سرپرستان، و کارشناسان مطلع انجام شود. ضروری است که حداقل دو نفر از اعضای گروه جزو متصدیان شغل باشند (افرادی که اطلاع بیشتری نسبت به آن کار دارند) و بعلاوه حداقل دو نفر برای حصول اطمینان از اینکه دیدگاه های مختلف به اشتراک گذاشته می شود. در اجرای گروه تمرکز، تسهیل گر نباید تلاش کند تا به زور دیدگاه ها را یکسان کند، بلکه باید بداند کند که مشاغل، حتی کارهای که به نظر ساده هستند، متفاوت دیده و انجام می شوند و این تفاوت ها باید در شرح شغل نهائی لحاظ شوند.

نحوه معرفی این مصاحبه های گروهی به سازمان، نحوه دعوت از افراد برای شرکت در گروه ها و روشی که در آن مصاحبه ها آغاز و انجام می شوند، برای کیفیت اطلاعات جمع آوری شده بسیار مهم هستند. باید روشن شود که هدف از این مصاحبه (های) گروهی، دستیابی به درک بهتری از یک شغل خاص یا طبقه مشاغل است و این که هیچ کس شغل خود را به دلیل این فرآیند از دست نخواهد داد و اینکه آنچه در مصاحبه گفته می شود محرمانه است، و هیچ اظهار نظری به یک شرکت کننده خاص نسبت داده نخواهد شد. مصاحبه کننده باید قضاوتی نداشته باشد، به دقت گوش دهد، آنچه شنیده شده را بازخوانی کند، برای روشن شدن نکات سؤالاتی بپرسد و روی یک نمودار در جلوی اتاق، یادداشت برداری کند.

در اجرای این گروه‌ها، کارشناس منابع انسانی باید این فرآیند را با شرحی از هدف آن، همراه با مقداری توضیح در مورد نحوه استفاده از نتایج پس از تکمیل فرآیند، شروع کند. در مرحله بعد، باید از گروه خواسته شود تا بحث درباره شغل یا خانواده شغلی را آغاز کنند تا وظایف مربوط به آن یعنی محتوای شغل را تعریف نمایند. داشتن یک نمودار یا وایت بورد که بتوان این داده ها را روی آن ثبت کرد، تمرین خوبی است و کارشناس منابع انسانی تا زمانی که به محتوا و ساختار کار به اندازه کافی پرداخته نشود به بررسی ادامه می دهد. برای ایجاد درک درستی از کار مورد نظر، مصاحبه‌کننده می‌تواند از متصدیان بخواهد تا یک روز عادی و آنچه که باید به طور منظم انجام شود و کارها و استثنائات موردی را شرح دهند. یک رویکرد جایگزین این است که توجه بر جریان کار یا سازماندهی تک تک کارکنان و اینکه چگونه وظایف آنها با هم تداخل دارند و برای تولید محصولات کاری گردش می یابند، متمرکز شود. این رویکردها معمولاً برای ارائه شرحی از محتوای شغل کفایت می کند. در اینجا هدف، تولید محتوا در حالی است که گروه ایده‌های خود را به وضوح در ذهن دارد و سپس به عقب برمی گردد و آن محتوا را برای مطابقت با استانداردها و معیارهای قابل قبول بازبینی و ویرایش می کند.

پس از شناخت عمیق از وظایف شغل مورد نظر، گام بعدی شناسایی الزامات ضروری برای انجام کار و سپس توصیف سطوح مختلف عملکرد شغلی است. برای شناسایی این الزامات، مصاحبه کننده باید در مورد آنچه که افراد انجام دهنده این شغل باید بدانند و چه زمانی باید بدانند، سوال کنند. به عنوان مثال، معمولاً چه ابزار یا تجهیزاتی در این کار استفاده می شود و کارگر چقدر باید در استفاده از آنها مهارت داشته باشد. علاوه بر این، مصاحبه باید گروه را برای شناسایی الزامات موفقیت در این شغل تسهیل کند. به طور مشابه، گروه باید سطوح مختلف عملکرد شغلی را که می‌توان در این شغل انتظار داشت، به طور کاملاً ملموس ایجاد کند. یک متخصص باید چه تعداد چیز را بتواند در طول یک روز عادی تولید کند و از یک تازه وارد انتظار چه تعدادی را باید داشت. در پایان فرآیند مصاحبه، مصاحبه‌کنندگان باید مطمئن باشند که به درک و فهم درستی از شغل مورد تجزیه و تحلیل دست یافته اند و اکنون می‌توانند وظایف معمول، الزامات انجام و سطوح مختلف عملکردی آن شغل را توصیف کنند.

یکی از تکنیک‌های مفید برای استفاده در مصاحبه گروهی، تکنیک رویداد بحرانی است که در آن از گروه خواسته می‌شود رویدادهای مهمی را که در شغل رخ داده و عملکرد بسیار مؤثر یا عملکرد بسیار بی‌اثری را منتج شده است، تشریح کنند. این فرآیند دارای سه بخش است: (1) توصیف شرایطی که در آن رفتار شغلی رخ داده است (2) توصیف تفصیلی خود رفتار شغلی و (3) مشخص نمودن پیامدهای مثبت یا منفی آن رفتار. این گزارش‌ها در مورد رویدادهای مهم، اغلب مواردی از قضاوت ضعیف، خطرات ایمنی، و عملکرد چشمگیر و همچنین نقش انواع ویژگی‌های شخصی بر عملکرد شغلی را مشخص می‌کند. پرس و جو در مورد رویدادهای بحرانی به ویژه زمانی مفید است که کار روتین به نظر می رسد و بسیاری از عناصر شغلی برای دیگران مبهم هستند. تجربه ما نشان داد که کارشناسان و خبرگان مطلع و مدیران کارآمدترین منابع برای داده‌های مرتبط با رویدادهای بحرانی هستند، به همین دلیل گنجاندن آنها در این مصاحبه‌ها بسیار حائز اهمیت است.

بررسی مستندات

بایگانی اکثر سازمان ها حاوی اسناد مختلفی است که در انجام تجزیه و تحلیل مشاغل مفید هستند. اینها شامل تجزیه و تحلیل خروجی ها، ارزیابی عملکرد، گزارش های حسابرسان داخلی و مشاوران خارجی در مورد مسائل محیط کار، و شرح وظایف قبلی است. سوابق شکایات مشتریان منبع بسیار مفید دیگری در مورد رفتارهای شغلی کارکنان است که برای مشتریان اهمیت ویژه ای دارد. یادداشت های داخلی در مورد رویدادها و حوادث غیرمعمول، مشکلاتی که کارگران در یک شغل با آن مواجه می شوند، یا مشکلات استخدام متقاضیان برای یک شغل خاص، و بسیاری از این جمله موضوعات، می توانند بینش ارزشمندی را در مورد یک شغل ارائه دهند. گزارش حوادث و سوابق پزشکی در شناسایی مسائل بهداشتی و ایمنی مرتبط با مشاغل مفید هستند. زمان و سوابق حضور و غیاب، منابع مهم اطلاعاتی در مورد میزان اهمیت کارکنان برای انجام آن شغل می باشند.

برای سال‌های متمادی، ارتش ایالات متحده از روشی به نام «گزارش‌های پس از اقدام» استفاده می‌کند، فرآیندی برای اخذ توضیحات از افراد درگیر در یک حادثه مهم تا مشخص شود که چه چیزی خوب انجام شده و چه چیزی ضعیف بوده است و هدف از آن بهبود عملکرد آتی در موقعیت‌های مشابه می باشد. ارزش چنین فرآیندی در شناسایی نحوه بهبود عملکرد، کاملاً آشکار است و از این رو توسط بسیاری از سازمان‌های غیرنظامی به عنوان راهی برای شناسایی مسائلی که باید به منظور بهبود عملکرد سازمان مورد توجه قرار گیرند، اتخاذ شده است. زمانی که سوابق این گونه گزارشات پس از اقدام وجود داشته باشد، منبع اطلاعاتی منحصر به فرد و خارق العاده ای در مورد عناصر مهم رفتار شغلی و تأثیر آنها بر خروجی های سازمانی خواهند بود. کارمند هر فعالیتی را که انجام می دهد، در دفترچه یادداشت یا گزارش کاری خود به همراه مدت زمان انجام هر فعالیت ثبت می کند تا تصویر کاملی از کار ایجاد شود. دستگاه های کامپیوتری شخصی می‌توانند به کارگر در ثبت داده‌ها در زمان‌های خاص کمک کنند و چالش تاخیر در ثبت داده ها و یادداشت ها را برطرف کنند.

پرسشنامه ها و نظرسنجی ها

استفاده از پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل می تواند به طور چشمگیری بار کاری متصدیان و خبرگان مطلع را برای توسعه اطلاعات مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل شغل را کاهش دهد. به جای شروع کار از صفر، کسانی که در ارائه اطلاعات در مورد شغل درگیر هستند، به یک سری سوالات در مورد شغل پاسخ می دهند. تحلیلگر شغل معمولاً از پاسخ دهندگان می خواهد تا اهمیت انواع وظایف شغل مورد بررسی را امتیازدهی کنند. گام بعدی انتخاب الزامات لازم برای انجام شغل از یک فهرست است و در نهایت، مشخص کردن دامنه عملکرد شغلی با استفاده از یک مقیاس رتبه بندی می باشد. چنین رویه‌ای نه تنها کار را برای کسانی که در ارائه اطلاعات شغلی درگیر هستند، ساده می‌کند، بلکه وظیفه تحلیلگر شغل برای جمع‌آوری و ترکیب اطلاعات مربوط به شغل و تهیه پیش‌نویس شرح شغل را تسهیل می‌کند.

برای دانلود فرم تجزیه و تحلیل شغل اینجا کلیک کنید

برای دانلود نمونه مستندات شرح شغل و شرایط احراز شغل حاصل از پرسشنامه فوق کلیک کنید.

اساساً دو رویکرد متفاوت برای استفاده از پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل وجود دارد. متخصص منابع انسانی می تواند یک پرسشنامه سفارشی شده (custom-designed questionnaire) را برای آن شغل خاص طراحی کند یا می تواند از پرسشنامه های تجاری موجود استفاده نماید.

پرسشنامه های سفارشی سازی شده

برای طراحی یک پرسشنامه سفارشی سازی شده، کارشناس منابع انسانی تحلیلگر شغل باید پرسشنامه را با استفاده از اطلاعاتی که معمولاً به صورت جداگانه از متصدی شغل و یا سرپرست او، یا سایر خبرگان مطلع و یا سایر منابع اطلاعاتی موجود به دست می آید، تهیه کند. سپس گروه های کوچکی از سایر خبرگان مطلع به قضاوت های لازم در مورد پرسشنامه می پردازند و یک کامپیوتر داده ها را تحلیل و توضیحات لازم را ارائه می دهد. در حین استفاده از چنین پرسشنامه سفارشی شده که به وضوح شغل مورد بررسی را لحاظ قرار می دهد، صرفه جویی در زمان و حجم کارها با استفاده از این پرسشنامه به جای انجام مصاحبه های فردی کم بوده و مهارت و فهم خوبی برای تهیه یک پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغلی سفارشی شده لازم است.

پرسشنامه های تجاری موجود

جایگزین یک پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغلی سفارشی شده، استفاده از پرسشنامه ای است که توسط کارشناسان تجزیه و تحلیل شغل تهیه و به صورت تجاری در دسترس قرار گرفته است. این ابزارها که به خوبی طراحی شده اند، نسبتاً معتبر بوده و نیاز به یک متخصص منابع انسانی جهت توسعه ابزار خود را از بین می برد. این ابزارهای تجاری را می توان بعد از تهیه دستورالعمل تکمیل آن، به سادگی به گروهی از متصدیان و کارشناسان مطلع ارائه داد. نمونه هایی از این پرسشنامه ها عبارتند از: نظرسنجی تحلیل شغل فلیشمن (Fleishman Job Analysis Survey) و پرسشنامه تحلیل موقعیت (Position Analysis Questionnaire).

اما این رویکرد یک نقطه ضعف عمده دارد، یعنی تهیه کنندگان این پرسشنامه ها برای تدوین یک پرسشنامه که طیف گسترده ای از مشاغل را از سطح ابتدایی تا مدیریتی پوشش دهد، انتخاب شده اند. همانطور که به خوبی می توان فهمید، چنین رویکردی که یک پرسشنامه برای همه مشاغل صدق کند و جهان شمول باشد، مستلزم آن است که بسیاری از موارد به عنوان «جزئی نامرتبط با آن شغل» امتیازدهی شوند و بنابراین این فرآیند که به طیف گسترده ای از موارد مورد نیاز پاسخ می دهد، به سرعت خسته کننده می شود و علاقه پاسخ دهندگان از دست می رود.

یک رویکرد جایگزین برای این کار وجود دارد که ما برای این سند اتخاذ کرده ایم. رویکرد ما مجموعه‌ای از پرسش‌نامه‌ها را ارائه می‌کند که از میان آن‌ها می‌توان مناسب‌ترین پرسش‌نامه را برای تحلیل یک شغل خاص انتخاب کرد. در ضمائم B تا I هشت نمونه پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغلی مختلف وجود دارد، از مشاغل سطح ابتدایی که شامل وظایف نسبتاً ساده هستند و فقط به پایه ای ترین الزامات نیاز دارند تا مشاغل مدیریتی/اجرایی که شامل وظایف کاملاً پیچیده بوده و نیازمند سطوح بالایی از الزامات هستند. این هشت پرسشنامه بر اساس تجربه چندین ساله ما در این کار برای طیف گسترده ای از صنایع و مشاغل تهیه شده است. هر یک از این پرسشنامه ها مستقیماً بر اساس یک یا چند تحلیل شغل واقعی که برای یک یا چند مشتری ایجاد کرده ایم، می باشد.

یک متخصص منابع انسانی پس از یک مطالعه نسبتاً کوتاه می‌تواند با زمان و کار کمتر و بجای این که از صفر شروع کند، یکی از این پرسشنامه‌ها را برای شناسایی وظایف مربوط به شغل و الزامات شغلی آن شغل انتخاب و مستقیماً از آن استفاده کند. لازم به ذکر است که استفاده از پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل نیاز به افزودن اطلاعات حاصل از مصاحبه با متصدیان، مشاهده شغل، بررسی سوابق یا انجام هر کاری که به فهم کامل تر کار کمک کند را برطرف نمی کند.

در این بخش به طور خلاصه بر رویکردهای مختلف مهمترین وظیفه مدیریت منابع انسانی برای انجام تجزیه و تحلیل شغل پرداختیم. از مطالب فوق روشن است که توسعه یک فرآیند تجزیه و تحلیل شغلی جامع و مبتنی بر داده، فرآیندی سخت است که مستلزم درجه بالایی از حرفه ای گری و شایستگی از سوی متخصصان منابع انسانی است که سعی در انجام تجزیه و تحلیل شغل دارند. در حال حاضر، یکی از جنبه‌های ناگوار مدیریت منابع انسانی این است که این فرآیند بسیار مهم آن قدری که شایسته آن است به رسمیت شناخته نمی‌شود. اکنون توجه خود را به برخی از احتیاط‌ها و هشدارهایی که در انجام تحلیل‌های شغلی باید رعایت شوند، معطوف می‌کنیم.

مشکلات اساسی و مختلفی در استفاده از شرح شغل و تحلیل های شغلی که این شرح ها بر اساس آن ها استوار است وجود دارد که نادیده گرفته می شوند، اما اگر مورد توجه قرار نگیرند، مفید بودن آنها را به طور جدی کاهش می دهد. این مشکلات تابعی از تغییرات در ماهیت کار و نحوه انجام کار است و شامل تغییرات در طول زمان، دقت پایین داده های به دست آمده و ثبات کلی عملکرد شغلی می باشد.

تغییرات در طول زمان

شرح شغل دارای نیمه عمری است که از شغلی به شغل دیگر، از کارفرمایی به کارفرمای دیگر و از صنعتی به صنعت دیگر متفاوت است. دلایل متعددی برای چنین تغییراتی در نحوه انجام مشاغل وجود دارد که به نوبه خود بر تجزیه و تحلیل شغل تأثیر می گذارد. یکی از دلایل مهم، روش‌هایی است که فناوری در آن توسعه یافته و به اصلاح روش‌های انجام کار ادامه خواهد داد. برای ما دشوار است که شغلی را در نظر بگیریم که در چند سال گذشته به‌عنوان تابعی از فناوری تغییر اساسی نکرده باشد. اینها رویدادهای یکباره نیستند، بلکه تنظیمات پیوسته ای هستند که منعکس کننده سرعت روزافزون پیشرفت فناوری اند. مشاغل به دلایل دیگری از جمله اصلاحات در مدیریت زنجیره تامین، ترکیب محصول یا خدمات ارائه شده توسط سازمان، نیازهای مشتری و غیره تغییر می کنند. برخی از این تغییرات محصول فرعی تغییرات فناوری هستند و برخی دیگر نیستند. اما صرف نظر از منشأ آنها، چنین تغییراتی به این معنی است که شرح شغل به سرعت منقضی می شوند و نیاز به تجزیه و تحلیل جدید و بروزرسانی دارد.

دقت پایین

شواهد زیادی وجود دارند که از این نتیجه که رتبه‌بندی‌هایی که بخش اصلی هر تجزیه و تحلیل شغلی را تشکیل می‌دهند، کمتر از حد قابل اعتماد هستند، پشتیبانی می کند. متصدیان و سرپرستان ممکن است رتبه‌بندی های معتبر و داده‌های مرتبط دیگر در مورد ماهیت شغل را ارائه نکنند. آنها ممکن است تلاش کنند که اهمیت شغل یا عناصر کار را افزایش دهند (یا کاهش دهند)، و اغلب تجربه متفاوتی از شغل مورد بررسی دارند. علاوه بر این، داده ها ممکن است به دلایل شخصی یا سیاسی تحریف شوند، به عنوان مثال؛ تأکید بیش از حد بر شباهت یک شغل با مشاغل دیگر به جای منحصر به فرد بودن آن. یا ممکن است یک شغل به اندازه کافی انجام نشده باشد یا مورد سوء تفاهم واقع گردد و غیره.

این عوامل، در میان سایر موارد، به راحتی این معنی را می دهد که یک تجزیه و تحلیل شغلی مناسب باید شامل چندین ارزیاب با طیف وسیعی از سوابق و تجربه گوناگون باشد. کارشناس منابع انسانی که تجزیه و تحلیل شغل را انجام می دهد باید داده ها، به ویژه رتبه بندی تجزیه و تحلیل مشاغل موجود را از نظر تفاوت های فاحش بررسی کند و برای حل این تفاوت ها باید به دنیال گفتگوها و هم اندیشی های فردی برود. در اینجا دلیل دیگری برای حرفه ای بودن از طرف کسانی است که در تجزیه و تحلیل شغل مشغولند، وجود دارد.

عدم ثبات

در نهایت، در بسیاری از مشاغل یک بی ثباتی ذاتی در انجام کار وجود دارد، مانند مشاغلی که دارای تغییرات فصلی در وظایف مربوطه هستند. در بارزترین مثال، کشاورزان به طور منظم چرخه آماده سازی مزارع، کاشت، کود دهی و وجین علف های هرز و برداشت را طی می کنند. یک تجزیه و تحلیل شغل مناسب باید کل چرخه را در نظر بگیرد. اما فصلی بودن، بر مشاغل دیگر نیز تأثیر می گذارد. کار حسابداران در طول فصل آماده سازی مالیات تشدید می شود، مانند کارمندان خرده فروشی در طول فصل سال نو و کریسمس. کسانی که درگیر انجام تجزیه و تحلیل شغل هستند باید از چنین روندها و عوامل فصلی آگاه باشند و هنگام برنامه ریزی برای جمع آوری داده های خود، آنها را در نظر بگیرند.

یکی دیگر از دلایل عدم ثبات مشاغل، تمایل متصدیان مشاغل در طول زمان برای بهبود روش‌های انجام وظایف است، خواه یا ناخواه، این بهبودها برای سرپرستان و مدیران آشنا باشد یا خیر، یا حتی اگر این اصلاحات واقعاً باعث بهبود فرآیند یا محصول شود. اگر تجزیه و تحلیل شغل جاری و بروز نباشد، چنین تغییراتی در نحوه انجام کار، در شرح شغل خود را نشان نخواهد بود.

در این بخش به این موضوع پرداختیم که چرا تحلیل‌های شغلی و شرح شغل ممکن است آنطور که انتظار می‌رود دقیق نباشند. این نگرانی ها نیاز به بروز نگه داشتن شرح شغل و داشتن متخصصان توانمند منابع انسانی را برای انجام تجزیه و تحلیل شغل را به خوبی برجسته می کند. اکنون توجه خود را به هشت الگوی تجزیه و تحلیل شغل، توسعه آنها و نحوه استفاده از آنها معطوف می کنیم.

منبع: کتاب کار حرفه ای در منابع انسانی (PHRi)، 2022، جلد اول: استعدادیابی