امروزه عمده سازمان ها به تصور آینده خود و چشم اندازسازی برای رسیدن به آن اعتقاد پیدا کرده اند و تلاش مي کنند از طریق برنامه ریزی راهبردی (استراتژیک) این تصورات را محقق کنند. بیشتر سازمان ها از الگوهای رایج برنامه ریزی راهبردی برای تدوین برنامه های خود کمک مي گیرند. این سازمان ها برای خود چشم انداز تدوین مي کنند و برای رسیدن به این چشم انداز اهداف و راهبردهای خود را تنظیم نموده و برنامه های متنوعي تدارک ميبینند. تلاش منظم برای رسیدن به یک آینده مطلوب نیازمند تدوین برنامه های غني، فعالیت های اجرایي کارا و اثربخش و یک نظام ارزیابي دقیق برای ثبت و تحلیل یافته های اجرا است.
مقدمه
تدوین اسناد راهبردی، پیش بیني ضرورت های اجرای محتوای این اسناد و تعبیه نظام ارزیابي دستاوردهای منتج از اجرای برنامه های راهبردی، برای سازمان این امکان را فراهم مي آورد که سازمان در خلق آینده خود نقش اصلي ایفا نماید. در این رویکرد، برنامه ریزي راهبردي شرکت در سه بخش تدوین، اجرا و ارزیابي استراتژی تنظیم شده است. در بخش تدوین از الگوی برنامه ریزی راهبردی سلسله مراتبي استفاده مي شود. برای تهیه نقشه راه دستیابي به چشم انداز از الگوی منظر برازنده کمک گرفته شده است. نهایتاً در بخش ارزیابي به سنجش عملکرد راهبردی سازمان و فراهم سازی بستر نرم افزاری برای پایش نتایج به دست آمده تحت عنوان داشبورد مدیریتي پرداخته شده است.
فایل پاورپوینت ارزیابی عملکرد استراتژیک سازمان با روش کارت امتیازی متوازن (BSC)
برای تدوین، اجرا و ارزیابي برنامه های مورد نیاز شرکت باید به گستره فعالیت های آن صنعت توجه نمود. تنوع در حوزههای تخصصي و تعدد مراکز فعال شرکت نیاز به استفاده از رویکردهای مشارکتي در تدوین برنامه های راهبردی، بلندمدت و میان مدت را لازم مي گرداند. در این رویکرد فرض بر آن است که با تشکیل کمیته هدایتي برنامه ریزی استراتژیک سازمان امکان بهره گیری از این رویکرد مشارکتي فراهم شود. مراحل انجام این روش به صورت زیر می باشد:
1- تدوین استراتژي
1-1- شناخت و تحليل وضع موجود
مطالعه و تحلیل اسناد قانوني و بالادستي
شناسایي ذینفعان و تحلیل انتظارات
شناخت نیروهای دروني و نقاط قوت و ضعف
شناخت نیروهای محیطي و تحلیل روندها
شناخت نیروهای رقابتي در بازار و عوامل موثر بر تقاضا
شناخت عوامل حیاتي موفقیت
شناخت پارامترهای اثرگذار و استراتژیک
1-2- تدوین ارکان جهت ساز
تدوین چشم انداز
تدوین بیانیه ماموریت
تدوین بیانیه ارزش ها
تدوین اهداف کلان
استخراج راهبردها برای دستیابي به اهداف کلان
استراتژی، برنامه ریزی استراتژیک و مدل های آن
2- پيادهسازي استراتژي
استخراج اهداف و راهبردهای عملیاتي
تعیین سیاست های اجرایي
تعیین شاخص های مورد تاکید، مورد توجه و عادی
تعیین الگوی تخصیص منبع (مالي و انساني و تجهیزات)
ترسیم نقشه راه دستیابي به چشم انداز
بررسي و پیشنهاد نیازمندی های نیروی انساني
بررسي و پیشنهاد نیازمندی های سازماني و تغییر ساختار موجود
3- طراحي نظام ارزیابي
طراحي نظام ارزیابي تحول سازماني تهیه برنامه نرم افزاری داشبورد مدیریتي
معرفي مدل برنامه ریزي راهبردي سلسله مراتبي
مدل برنامه ریزی راهبردی (استراتژیک) سلسله مراتبي ابزاری برای تدوین استراتژی سازمان در سطح کلان و نیز عملیاتي است. این مدل قادر است به صورت منطقي و زنجیرهای بین سطح کلان و سطوح پایینتر استراتژی ها (تا فهرست پروژه ها و فعالیت ها) رابطه برقرار نماید. این مدل بر اساس نگاه طراحي- مهندسي به برنامه استراتژیک ارایه شده است.
الگوریتم اجرایي این مدل که روش برنامه ریزی استراتژیک سلسه مراتبي نام دارد بسیار ساده است. این الگوریتم بر مبنای مفاهیم معادله طراحي استراتژی، ماتریس رابطه طراحي برای نمایش ارتباط بین اهداف و استراتژی ها، سلسله مراتب اهداف و استراتژی ها، حرکت و نمودار زیگزاگ بیان مي شود. قدم های این الگوریتم عبارت است از:
قدم اول- مأموریت و دورنمای آتي (چشم انداز) سازمان را تبیین نمایید.
قدم دوم- با توجه به ماموریت و دورنمای سازمان، اهداف کلان سازمان را استخراج کنید.
قدم سوم- برای هر هدف کلان حداقل یک استراتژی کلان پیشنهاد نمایید. شبکه زیگزاگ برنامه را برای نمایش ارتباط بین اهداف و استراتژی های کلان ترسیم نمایید.
قدم چهارم- برای هر زوج از اهداف و استراتژی های انتخابي با رعایت اصول حرکت زیگزاگ، سطح بعدی اهداف را تعیین نمایید. به عبارتي با توجه به استراتژی انتخابي در مرحلة قبل به تدوین اهداف سطح بعد بپردازید و شبکه زیگزاگ برنامه را تکمیل نمایید.
قدم پنجم- برای هر ردیف تعیین شده در مرحله قبل، اقدام استراتژیک مرتبط را تعیین و شبکه زیگزاگ برنامه را تکمیل نمایید. آیا سطح اقدامات استراتژیک رضایت بخش است؟ در صورتي که پاسخ به این سوال منفي است باید قدم چهارم مجدداً تکرار شود در غیر این صورت برنامه استراتژیک سازمان به دست آمده است، متوقف شوید. خروجي های این الگوریتم با دو تصویر سلسله مراتب اهداف و استراتژی ها و شبکه زیگزاگ قابل نمایش است:
برای آشنایي بیشتر با این روش در ادامه مفاهیم کلیدی روش مرور خواهد شد.
معادله طراحي استراتژي
معادله طراحي استراتژی مشابه معادله طراحي محصول در روش طراحي اصولي (یکي از روشهای طراحي مهندسي) است. در مدل برنامه ریزی راهبردی سلسله مراتبي برای هر سطح از برنامه استراتژیک یک معادله طراحي استراتژی معرفي مي کند. در این مدل دو دامنه اهداف (نیازها) و استراتژی ها (اقدامات) معرفي مي شود، که هر یک دارای یک ساختار سلسله مراتبي است. این دو دامنه با هم ارتباطاتي دارند که ماتریس رابطه طراحي نشان دهنده این ارتباطات است.
معادله طراحي برنامه ریزی استراتژیک سلسله مراتبي معادل های است که راهبردهای سازماني (Sها) را به اهداف سازماني (Gها) مرتبط ميسازد. رابطه این معادله چنین است:
رابطه (1)
Gl = [DRM] l*Sl
که در آن Gl معرف بردار اهداف سطح -lام سازمان و Slمعرف بردار استراتژی های مرتبط در سطح l و [DRM] l ماتریس رابطه طراحي مربوط به سطح lاست
ماتریس رابطه طراحي
ماتریس رابطه طراحي یک ماتریس صفر و یک است که وجود یک عدد یک در آن نشان دهنده ارتباط بین یک هدف (سطر ماتریس) با یک راهبرد (ستون ماتریس) است. این ماتریس به بیان نوع ارتباط بین اهداف سازمان و استراتژی های برگزیده مي پردازد. ماتریس رابطه طراحي، ماتریسي متناظر با ماتریس طراحي است که در آن به جای عناصر غیر صفر عدد یک قرار داده شده است که هر عنصر یک در آن متناظر با عنصر غیر صفر در ماتریس طراحي است. نمونه ماتریس رابطه طراحي در شکل زیر نشان داده شده است.
سلسله مراتب اهداف و استراتژي ها
سلسله مراتب اهداف در برنامه ریزی استراتژیک سلسه مراتبي، مجموعه ای از اهداف کلان یا کلي (سطح اول) و اهداف عملیاتي (سطح دوم به بعد) است. اهداف کلان یا کلي بیانگر نتایجي هستند که موسسه، تحقق بخشیدن به آن را در دراز مدت و در افق دورنما مورد توجه قرار مي دهد. معمولاً این اهداف کیفي بوده و بیان هر یک از آنها افزایش یا کاهش یک شاخص را مطرح مي نماید، برای نمونه هدف افزایش سود، افزایش کیفیت، افزایش اعتبار و نظایر آن که دستیابي هر چه بیشتر به آنها خواستني است. اهداف عملیاتي معمولاً در سطوح مختلف بلندمدت، میان مدت و کوتاه مدت بیان مي شوند. این اهداف معمولاً کمي بوده و نتایج مورد انتظار از اجرای استراتژی های مشخص شده در سطوح قبل را عرضه ميکنند. اهداف عملیاتي باید به صورت کمي، قابل سنجش، واقعي، قابل درک، چالشگر، دارای سلسله مراتب، قابل دستیابي و سازگار با سایر اهداف سازمان باشند. این اهداف با گسترده شدن نقشه وظایف تا پایین ترین واحدهای سازماني و حتي تا اشخاص شکل مي گیرند. این مسأله به صورت اهداف برنامهای کوتاه مدت و یا اهداف موفقیت فردی تعیین مي شود. زیرا کارآیي افرادی که مامور به جا آوردن کارها در سطوح زیرین سلسله مراتب هستند بر روی موفقیت و یا عدم موفقیت موسسه اثرگذار خواهد بود. متناسب با اهداف عملیاتي و به منظور اجرا و دستیابي به آنها باید اقداماتي در سازمان صورت پذیرد که معمولاً با واژه هایي نظیر طرح، برنامه، فعالیت و نظایر آن بیان مي شوند. این مجموعه اقدامات متناظر با اهداف مي توانند قالبي سلسله مراتبي داشته باشند.
سلسله مراتب استراتژی ها، حاوی عناصر فعال فضای اقدام در برنامه استراتژیک پیشنهادی است که شامل استراتژی های کلان یا کلي (در ارتباط با اهداف کلان یا کلي)، استراتژی های اصلي و فرآیندهای استراتژیک (در ارتباط با اهداف عملیاتي سطوح دوم به بعد) است. این فضا در صورت نیاز به تعمیق بیشتر تا سطح برنامه ها، پروژه ها و فعالیت های استراتژیک نیز قابل گسترش است.
سلسله مراتب طراحي و حرکت زیگزاگ
اهداف سازماني دارای سلسله مراتب هستند. هر سطح از این سلسله مراتب با استراتژی های مربوط به خود ارضا مي شوند. به سلسله مراتب اهداف و استراتژی ها، سلسله مراتب طراحي مي گویند. با توجه به سلسله مراتب طراحي، حرکت در سطوح اهداف از سطح iام به سطح ،i+1 نیازمند تعیین استراتژی در سطح iام است. این شیوه حرکت به سمت پایین را حرکت زیگزاگ مي گویند. حرکت زیگزاگ در سطوح سلسله مراتبي طراحي در شکل زیر مشخص شده است.
شبکه زیگزاگ
ماتریس رابطه طراحي در روش برنامه ریزی استراتژیک سلسله مراتبي برای نمایش رابطه بین اهداف و استراتژی ها استفاده شده است. روابط چندگانه در ماتریس رابطه طراحي به مفهوم آن است که یک استراتژی در فضای استراتژی ها مي تواند با چند هدف در فضای اهداف (و بالعکس) در ارتباط بوده و بر روی آنها تاثیرگذار باشد؛ به نحوی که دیگر تناظر یک به یک در این ماتریس میان دو فضای موجود، وجود نخواهد داشت. این جمله بدان معناست که یک سازمان مي تواند در برخي مواقع با انتخاب استراتژی مناسب بیش از یک هدف را پوشش داده، یا به عکس آن، ممکن است ناچار به استفاده از بیش از یک استراتژی برای نایل شدن به هدف مورد نظر شود.
به عبارتي اگر در یک سطر خاص از ماتریس رابطه طراحي چند عدد یک وجود داشته باشد به معني ارتباط چندگانه بین هدف و استراتژی های مطرح شده است. همچنین وجود چند یک در یک ستون خاص بیانگر آن است که استراتژی مربوط به ستون با چند هدف مرتبط است. برای نمایش بهتر روابط چندگانه از شبکه زیگزاگ استفاده مي شود (شکل زیر).
این شبکه نمایانگر لایه های مختلفي است که ارتباط زیگزاگي مطرح شده بین هر زوج از هدف و استراتژی را در روش برنامه ریزی استراتژیک سلسله مراتبي نشان مي دهد. در شبکه زیگزاگ، لایه اول حاوی گره های مربوط به اهداف کلان سازمان است که نیل به آن برای سازمان اهمیت دارد. لذا با در نظرگیری فهرست عوامل حیاتي موفقیت و مزیتهای رقابتي سازمان که برای حصول این اهداف موثر هستند، فهرستي از استراتژی های کلان به دست مي آید. مجموعه عوامل حیاتي موفقیت و مزیتهای رقابتي سازمان که برای حصول استراتژی های کلان لایه دوم از سطح اول مورد استفاده قرار گرفته است عوامل استراتژیک موفقیت نامگذاری مي شوند. در ادامه با توجه به نیاز برقراری ارتباط بین سطح اول و دوم و تشکیل فهرست اهداف سطح دوم لازم است به شاخصهای کلیدی عملکرد توجه نمود. این شاخصها کارآمدی استراتژی های اجرا شده را گزارش مي نمایند. برای استخراج استراتژی های هر سطح بر مبنای اهداف لازم است از عوامل استراتژیک موفقیت و برای حصول اهداف سطح بعد از استراتژی های سطح قبل فهرست نشانگرهای کلیدی عملکرد تعریف شوند.
این روند تعریف اهداف، با توجه به ماهیت و موقعیت استراتژیک سازمان ادامه خواهد یافت و در شبکه زیگزاگ برای هر سطح دو لایه جدید اضافه مي شود. به عبارتي تعداد لایه های این شبکه دو برابر تعداد سطوح برنامه تنظیمي در قالب سلسله مراتبي است.
معرفي مدل منظر برازنده
سازمان هایي که به یک چشم انداز مطلوب نظر دارند برای رسیدن به وضعیت آرماني آتي خود مجموعه ای از اهداف کلان را مشخص مينمایند. حرکت به سمت این وضعیت مطلوب نیازمند طراحي مجموعه ای از اقدامات سطحمند راهبردی است که به صورت منظم نحوه طي مسیر را نشان مي دهد. محیطي که سازمان ها در آن به فعالیت مشغول هستند، محیطي کاملاً پویا و دینامیک مي باشد. وجود چنین محیط پویا و متغیر موجب شده است که سازمان در مسیر حرکت خود به سمت وضعیت آرماني، حالات بالقوهای برای خود متصور شود. این حالات بالقوه توسط یک منظر نشان داده مي شود. شناسایي این حالات و داشتن آمادگي برای رویارویي با آن برای هر سازماني لازم و ضروری است. بنابراین برنامه استراتژیک طراحي شده برای سازمان باید قابلیت انطباق با شرایط محیطي را داشته و بهترین عملکرد را برای سازمان به ارمغان آورد.
بنابراین طراحي منظر سازماني (یا نقشه راه) برای رسیدن به وضع مطلوب برای سازمان ها اجتناب ناپذیر مي باشد و سازمان ها اعم از کوچک و بزرگ برای حفظ مزیت رقابتي باید برای خود نقشه راه دقیقي طراحي نمایند تا بتوانند تصمیمات استراتـژیک مورد نظر را مورد ارزیابي قرار دهند.
نگرش استراتژیک به سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات
ز آنجایي که هدف اصلي تدوین برنامه های میان مدت، تهیه طرح اجرایي مجموعه اقداماتي است که رسیدن به اهداف کلان را میسر نمایند، برنامه های میان مدت نمي توانند در دوره های مختلف با هم بي ارتباط باشند. ارتباط بین برنامه های میان مدت بر مبنای نظریه منظر برازنده مشخص مي شود. مدل منظر برازنده ابزاری برای تببین چگونگي حرکت از وضع موجود به وضع مطلوب است. طراحي منظر برازنده نحوه اجرای مفاد برنامه بلندمدت را از طریق مجموعه ای از برنامه های میانمدت مشخص مي کند. مدل منظر برازنده کاملاً بر مدل برنامه ریزی استراتژیک سلسله مراتبي منطبق است. اهداف و استراتژی های سطوح مختلف در این مدل مورد استناد قرار مي گیرد. تصویر تغییرات منظر بر مبنای مجموعه ای از پارامترها یا مضامین برنامه ریزی صورت مي گیرد که هر یک در هر دوره دارای سطح تاکید خاصي است. نمایش این منظر در شکل زیر و اطلاعات تفصیلي در جدول بعدی آورده شده است.
منظر برازنده سازمان مسیر رسیدن به وضعیت مطلوب را با اشاره به وضعیت های مجموعه ای از پارامترها یا مضـامین برنامه ریزی ارایه مي دهد. یک مضمون برنامه ریزی موضوعي است که توجه به آن برای سازمان حیاتي مي باشـد و در راستای برنامه بلندمدت سازمان مطرح است. میزان تاثیر این مضامین قابل سنجش است و مقـدارآنهـا تحـت تـاثیر نتایج حاصل از اجرای موفق برنامه های استراتژیک افزایش مي یابد. ایـن مضـامین در دوره هـای مختلـف مـي تواننـد تاکیدات متفاوتي داشته باشند. شناسـایي و معرفـي مضـامین برنامه ریزی، تعیـین وضـعیت آنهـا در هـر مرحلـه استراتژیک و تعیین فهرست اقداماتي که منجر به تغییر شاخص های برنامه ریزی خواهد شد در مرحله طراحي منظـر برازنده صورت مي گیرد. نمونه ای از چارچوب کلي منظر برازنده سازمان در جدول زیر آورده شده است.