پرسشنامه، مصاحبه، کارگاهها و گروههای کاری متداولترین روشهای آسیب شناسی سازمانی هستند. آنها به صورت جداگانه یا ترکیبی به کار می روند. از این میان، پرسشنامه ها بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند، زیرا می توانند به راحتی و توسط افراد داخل سازمان مورد استفاده قرار گیرند. در این مقاله به نحوه بکارگیری برخی از پرسشنامه ها خواهیم پرداخت. پس از خواندن این مقاله، شما باید بتوانید تشخیص دهید که چه زمانی یک پرسشنامه را طراحی کنید و چگونه آن را تنظیم نمایید. با ما همراه باشید.
چندین پرسشنامه استاندارد برای آسیب شناسی سازمانی وجود دارد (مانند پرسشنامه آسیب شناسی وایزبورد). ساختن پرسشنامه ای که متناسب با نیازهای هر سازمان باشد، در کل آسان است. در این مقاله، نمونه ای از پرسشنامه های استاندارد نیزتشریح شده است. انتخاب یک پرسشنامه به اهداف آسیب شناسی، علائم و نشانه های موجود و اولیه ای که نیاز به مطالعه عمیق دارند، بستگی دارد. معمولاً قبل از انتخاب یک پرسشنامه، شخص یا گروهی که قصد استفاده از آن دارند را باید از طریق مصاحبه، شکایات دریافت شده، علائم مشاهده شده یا نظرات کلی ذینفعان که توسط مدیران ارشد و دیگران مطرح می شود، حوزه مورد نظر خود را شناسایی کنند.
بررسی ابعاد سازمان از طریق پرسشنامه
ابعاد زیادی وجود دارد که می توان از طریق پرسشنامه بررسی نمود. در ادامه فهرستی از این ابعاد ارائه می شود که بیشتر برای اهداف تشخیصی و آسیب شناسی، مورد مطالعه قرار می گیرند.
- سلامت عمومی سازمان: حال خوب یک سازمان را می توان از طریق پرسشنامه سنجید. سلامت عمومی سازمانی با یک شاخص کلی که از طریق اندازه گیری ادراک کارکنان سازمان به دست می آید نشان داده می شود. این شاخص عمومی به سلامت و درستی تمامی متغیرهای ممکن (روانی، جامعه شناختی، سیاسی، رفتاری، مدیریتی، سازمانی و غیره) که بر عملکرد سازمان تأثیر می گذارند، می پردازد. این متغیرها عبارتند از احساس امنیت، برآورده شدن نیاز، رضایت شغلی، زمینه برای خودشکوفایی، میزان خوشحالی در سازمان، توزیع قدرت، کار گروهی، عینیت، طرفداری، اختلال در ارتباطات، اعتماد، رهبری، روحیه تیمی، تنش در سازمان، تعارضات، تعصب، سازماندهی کاری، اثربخشی جلسات، راحتی ساعات کاری و جو کاری و غیره.
- فرهنگ سازمانی: نگرش ها، ارزش ها، باورها، هنجارها و رفتار مشترک کارکنان در سازمان، فرهنگ آن را تشکیل می دهد. متغیرهای جو سازمانی مشابه متغیرهای سلامت سازمانی هستند. فرهنگ سازمانی معمولاً به روش توصیفی مورد مطالعه قرار می گیرد در حالی که سلامت سازمانی سنجیده می شود. متغیرهای سلامت سازمانی جنبه های کارآمدی و ناکارآمد کارکنان سازمانی را نشان می دهند.
- جو انگیزاننده: سازمان ها را می توان بر اساس مشوق های اصلی که عملکرد سازمان را مشخص می کنند، آسیب شناسی نمود. آیا توجه به تعالی، فرهنگ یا کنترل خود را در پی دارد؟ یا روابط؟ یا وابستگی؟ یا قدرت تخصص؟ یا کمک کردن به یکدیگر؟ و غیره.
- متغیرهای نقش محور: متغیرهای نقش محور بسیاری وجود دارند که برعملکرد سازمان تأثیر میگذارند. این متغیرها عبارتند از: اثربخشی نقش، ابهام در نقش، نقش اضافی، فرسودگی در نقش، پیوندهای بین نقشی و موارد مشابه. برخی از این متغیرها را بعداً با استفاده از مثالهای مشخص توضیح خواهیم داد.
- جو توسعه منابع انسانی: پرسشنامه جو توسعه منابع انسانی به اندازه وجود جو توسعه گرا یا جو یادگیری در یک سازمان می پردازد. گشودگی، همکاری، اعتماد، کنشگری، اصالت، رویارویی، ریسک پذیری و غیره معمولاً به عنوان تسهیل کننده فرهنگ توسعه شناخته می شوند. ارزیابی عملکرد، آموزش، بازخورد، مشاوره، چرخش شغلی، جلسات گروهی، برنامه های توسعه شغلی و غیره به عنوان ابزاری برای تسهیل تغییر در نظر گرفته می شوند.
- سبک های رهبری و سرپرستی: فلسفه مدیریت منابع انسانی که توسط سرپرستان و مدیران باور شده و اجرا می گردد تا حد زیادی انگیزه و روحیه افراد را تعیین می کند و در نتیجه بر عملکرد سازمانی تأثیر می گذارد. فلسفه کلی، باورها و رفتارها را می توان از طریق پرسشنامه سنجید. متغیرهای اندازه گیری شده مثلاً ممکن است نظریه X در مقابل نظریه Y باشد، یا نظارت مبتنی بر وظیفه یا مبتنی بر افراد، یا مدیریت مستبدانه در مقابل مشارکتی، یا سبک های خیرخواهانه، نقادانه و توسعه ای و غیره.
- رضایت شغلی، انگیزش و تعهد کاری: با کاهش اخلاق کاری در برخی سازمان ها، بسیاری از آسیب شناسی ها بر روی مطالعه رضایت شغلی، انگیزه کاری، دلبستگی شغلی و مواردی از این دست متمرکز می شوند. متغیرهای اندازه گیری شده، در مورد الگوهای موجود و همچنین دلایلی که منجر به رفتارهای ناکارآمد می شوند، استدلال هایی را به دست می دهد. پرسشنامه سنجش نگرش های شغلی در این دسته قرار می گیرد.
- متغیرهای خاص: علاوه بر این متغیرهای کلی، پرسشنامه آسیب شناسی بسته به نیاز سازمان ممکن است بر روی متغیرهای خاص تمرکز کند. به عنوان مثال، اگر ارتباطات مد نظر باشد، می توان پرسشنامه ای برای پرداختن به تمامی جنبه های آن ایجاد نمود. اگر کار تیمی به عنوان یک مساله و آسیب تلقی شود، می توان پرسشنامه ای برای مقابله با آن ایجاد کرد. بنابراین هر فرآیند سازمانی یا فرآیندهای انسانی در سازمان را می توان بسته به تحقیقات اولیه یا نیاز احساس شده توسط سازمان، مورد آسیب شناسی قرار داد.
در ادامه جزئیات برخی از پرسشنامه های موجود ارائه خواهند شد.
پرسشنامه جو سازمانی
پرسشنامه آسیب شناسی جو سازمانی (چاتوپادهایا، 1981) که از طریق لینک زیر قابل دانلود می باشد، دارای 60 گویه با پاسخ های 5 گزینه ای است. پاسخ دهنده ارزیابی خود از جو سازمانی که در زمان پاسخگویی وجود دارد و جو سازمانی که مطلوب می باشد را منعکس می کند. شکاف بین جو «واقعی» و جو «مطلوب» نشان دهنده سطح نارضایتی یا زمینه برای بهبود است. هر چقدر شکاف کمتر باشد، سازمان سالم تر است. این پرسشنامه پوشش نسبتاً جامعی از تمام متغیرهای سازمانی که میتوان با عنوان جو سازمانی یا سلامت سازمانی در نظر گرفت را ارائه میدهد.
بهترین راه برای آشنایی با متغیرهای مورد استفاده در این پرسشنامه این است که یکبار به سوالات این پرسشنامه پاسخ دهید. پس از پاسخ دادن به پرسشنامه، با تبدیل رتبهبندیها به مقیاس 5 امتیازی، شکاف بین امتیازات واقعی و مطلوب برای هر مورد را بیابید. میتوانید به جای الف، ب، ج، د، ه، و امتیازات 1، 2، 3، 4، 5 را جایگزین نمایید یعنی الف کمترین مطلوب و و بیشترین مطلوبیت را دارا می باشد. اختلاف هر مورد را جداگانه و اختلاف کل را برای همه 60 سوال محاسبه کنید. عدد به دست آمده شاخص کلی نارضایتی از جو سازمانی را نشان می دهد. هیچ قانون سخت و سریعی در مورد اینکه چه چیزی می تواند مطلوب یا نامطلوب باشد، وجود ندارد. شکاف 30 ممکن است قابل تحمل باشد چون ممکن است به معنای تغییر جزئی بین میزان واقعی و مطلوب 30 سوال یا به دلیل یا تغییر قابل توجه (حدود 2 امتیاز) در 15 سوال باشد. اختلاف امتیاز 30 را می توان از راه های مختلفی به دست آورد.
نمره کل جو سازمانی را نیز می توان با جمع امتیازات مقادیر «واقعی» به دست آورد. حداکثر امتیاز 300 و حداقل امتیاز 60 می باشد. نمرات بالای 240 (یعنی 60 درصد) نشان دهنده جو سازمانی سالم است. نمرات بین 180 تا 240 نشان دهنده جو سازمانی نسبتاً خوب با زمینه برای بهبود است. نمرات زیر 180 نشان دهنده فضای قابل توجه برای بهبود دارد. این پرسشنامه را می توان برای نمونه بزرگی از کارکنان یک سازمان (حداقل 10٪ در سازمان های بزرگ که چندین هزار نفر کارمند دارند یا برای کل جمعیت سازمان های کوچک که فقط چند صد نفر پرسنل دارند) اجرا نمود. آن دسته از سؤالاتی که امتیاز پایینی کسب نموده اند ولی توافقی جمعی بالای در مورد ان وجود دارد (یعنی دارای تغییرات کم است) را می توان جزو مواردی که به اصلاح نیاز دارند، قرار داد.
پرسشنامه جو توسعه منابع انسانی (HRDCQ)
اخیراً بسیاری از سازمان ها توجه خود را بر فرهنگ توسعه منابع انسانی خود متمرکز کرده اند. جو توسعه را می توان متشکل از فرهنگی دانست که از موارد زیر پشتیبانی می کند:
- فعال بودن: کارمندان اقدام گرا هستند، مایل به ابتکار عمل بوده و درجه بالایی از پیش فعالی از خود نشان می دهند.
- گشودگی و ریسک پذیری: کارکنان در بیان ایده های خود احساس آزادی می کنند و سازمان مایل است ریسک کرده، ایده های جدید و روش های جدید انجام کارها را آزمایش کند.
- همکاری: کارمندان با یکدیگر همکاری می کنند و احساس می کنند که یک خانواده بوده و برای یک هدف مشترک کار می کنند.
- اعتماد و اصالت: کارمندان، بخش ها و گروه ها به یکدیگر اعتماد دارند و می توان برای انجام هر کاری به آنها اعتماد کرد.
- رویارویی: کارمندان بدون این که ترسی داشته باشند یا بخواهند خود را پنهان کنند، با مشکلات و مسائلی روبرو می شوند.
- خودمختاری: کارمندان دارای آزادی عمل مستقل در حیطه نقش و شغل خود هستند.
مرکز توسعه منابع انسانی XLRI Jamshedpur یک پرسشنامه آسیب شناسی ساده را برای تشخیص جو توسعه منابع انسانی تهیه نموده است. این پرسشنامه در لینک زیر قابل دانلود می باشد.
جو توسعه منابع انسانی در سازمان متشکل از گرایش های زیر است:
- در تمام سطوح سازمانی، از مدیریت عالی تا سطوح پایین تمایلی وجود دارد که با افراد به عنوان مهمترین منبع سازمان برخورد شود.
- گرایشی وجود دارد که توسعه شایستگی های کارکنان برای تصدی مشاغل مدیریتی و سرپرستی باشد.
- باور به اینکه کارکنان می توانند در هر زمانی تغییر کنند و در هر مرحله از زندگی خود شایستگی های جدیدی کسب نمایند.
- تمایل همه کارکنان به خود گشودگی بیشتر (بیان آزاد ایده ها، نظرات و حتی احساسات)، اعتماد، تشویق به آزمایش، مشارکت، معتبر و فعال.
- روحیه تیمی.
- تمایل به ممانعت از کلیشه ها و طرفداری.
- حمایت از سیاستهای ححمایت از پرسنل و شیوههای توسعه منابع انسانی از جمله ارزیابی عملکرد، چرخش شغلی، آموزش، مدیریت پاداش، برنامهریزی شغلی و غیره.
این پرسشنامه مشتمل بر 38 گویه است و می توان آن را متناسب با نیازهای هر سازمانی اصلاح نمود. مرکز توسعه منابع انسانی در XLRI، دادههایی بسیاری را در مورد سازمانها گردآوری نموده است. برای سازمان هایی که علاقه مند به مقایسه خود با دیگران هستند این داده ها در دسترس می باشد.
این پرسشنامه از مقیاس 5 درجه ای استفاده می کند. نمره کل جو توسعه منابع انسانی را می توان با جمع کردن نمرات تمام 38 گویه به دست آورد. نمرات بین 152 و 190 نشان دهنده یک جو توسعه منابع انسانی خوب در سازمان است. امتیازات کمتر از 152 اما بالاتر از 114 نشاندهنده جو توسعه منابع انسانی متوسط با امکان بهبود و امتیاز کمتر از 114 نشاندهنده جو ضعیف و نیازمند بهبود جدی است. برای انجام آسیب شناسی، این پرسشنامه را باید بر روی نمونه ای که نماینده کل کارکنان است، اجرا نمود و نمرات سازمانی هر گویه را محاسبه نمود. مواردی که نمرات پایینی را نشان می دهند نیاز به مداخله یا اقدام اصلاحی دارند. سازمانهایی هستند که سیاستها و شیوههای توسعه منابع انسانی خود را تغییر داده و فرهنگ خود را پس از شناسایی جو توسعه منابع انسانی بهبود بخشیدهاند.
چگونه یک پرسشنامه آسیب شناسی طراحی کنیم؟
پرسشنامه های آماده دارای محدودیت ها و مزایایی هستند. یک مزیت این است که معمولاً استاندارد شده اند و داده های سایر سازمان ها ممکن است به منظور تفسیر و مقایسه نتایج در دسترس باشند. عیب اصلی این است که ممکن است با نیازهای آسیب شناسی سازمان منطبق نباشند. به عنوان مثال، اغلب پرسشنامههای موجود در محیطهای تجاری ساخته میشوند و از این رو ممکن است برای سازمانهای آموزشی و دیگر سازمانهای ارزش کمی داشته باشند. ثانیاً ممکن است یک سازمان فقط بخواهد نگاهی به ابعاد و چند جنبه خاص سازمان داشته باشد نه تمامی ابعادی که در پرسشنامه آمده است.
در چنین مواردی، ساخت پرسشنامه جداگانه برای یک سازمان و موقعیت خاص مفید خواهد بود. در ادامه به برخی از ملاحظاتی که لازم است در حین تهیه پرسشنامه در نظر گرفت، اشاره می شود:
پرسشنامه آسیب شناسی سازمانی معمولاً ادراک کارکنان یا شرکت کنندگان در یک سازمان را اندازه گیری می کند. مجموع این ادراکات است که نشان دهنده نقاط قوت و کاستی های سازمان است.
کارکنان یک سازمان گاهی اوقات برای ارائه ابعاد و متغیرهای پرسشنامه مناسب هستند و می توان پرسشنامه را بر اساس نظر آنها تنظیم کرد. به عنوان مثال، برای تشخیص سلامت سازمانی یک دانشگاه، گروهی از اساتید آن دانشگاه گرد هم آمدند و در مورد معیارهای خوب و بد بودن دانشگاه اظهارنظر نمودند. تمامی اظهارات آنها جمع آوری، ویرایش و تبدیل به پرسشنامه شد. سپس پرسشنامه بین همه اساتید آن دانشگاه توزیع شد. بنابراین مصاحبه، بحث های گروهی، جلسات و کارگاه ها به توسعه پرسشنامه کمک می کند. شکل دیگری از تهیه پرسشنامه، انجام نمونه آزمایشی هر پرسشنامه استاندارد شده بر روی گروهی از پاسخ دهندگان است. میتوان از پاسخدهندگان خواست تا متغیرهایی را که برای آسیب شناسی استفاده می شوند را ارائه دهند. در طراحی پرسشنامه، پرسشنامه ساختاریافته برای تجزیه و تحلیل داده ها و ارائه اطلاعات آماری آسان تر است.
اجرا و بکارگیری پرسشنامه
از آنجایی که پرسشنامه آسیب شناسی سازمانی، ادراکات و برداشت های کارکنان را اندازه گیری می کند، و کارکنان در هنگان ابراز ادراکات خود، داده های حساسی را ارائه می دهند، لذا باید دقت شود تا از تحریف در جمع آوری داده ها جلوگیری گردد. کارمندان ممکن است بسته به برداشت خود از افرادی که دادهها را جمعآوری میکنند و اهدافی که دادهها برای آن جمعآوری میشوند، دادهها را تحریف نمایند. برای جمع آوری داده ها می توان نکات زیر را در نظر داشت:
وقتی پاسخ دهنده هدف را بداند، کیفیت داده هایی که ارائه می دهد بهتر خواهد بود. از این رو، توضیح هدف پرسشنامه (در خود پرسشنامه یا از طریق کانال های دیگر) حائز اهمیت است.
اگر پاسخ دهنده به فرد یا افراد جمع آوری کننده داده، اعتماد داشته باشد و در اهدافی که داده ها برای آنها جمع آوری می شود شریک و ذی نفع باشد، ممکن است کیفیت اطلاعاتی که ارائه می کند بهتر شود. از این رو استفاده از مشاوران، تیم ها، افراد یا شرکت هایی که «شناخته» و قابل اعتماد هستند برای آسیب شناسی سازمانی مهم است. تا حدی می توان اعتماد را با استفاده مناسب از داده ها و اقدام عملی بر اساس نتایج آسیب شناسی ایجاد نمود. اگر یک سازمان یا مدیریت ارشد به آسیب شناسی ادامه دهند و هیچ اقدامی صورت نپذیرد، ممکن است کارمندان اعتماد خود را نسبت به این کارها از دست بدهند.
اگر پاسخ دهندگان ترس از فاش شدن هویت شان داشته باشند، به احتمال زیاد آزادانه نظرات خود را بیان نخواهند کرد. از این رو جمع آوری داده ها بدون نیاز به افشای هویت پاسخ دهندگان مفید است. گاهی اوقات سازمانها ممکن است جمعآوری اطلاعات اولیه درباره پاسخدهنده مانند نمره، مدارک تحصیلی، سالهای خدمت در شرکت، بخش و غیره را مهم تلقی کنند. چنین جزئیاتی برای تجزیه و تحلیل معنیدار دادههای آسیب شناسی مفید هستند. برای مثال، دانستن اینکه آیا سلامت سازمانی یا انگیزه کاری یا تحریف ارتباطات و غیره در برخی از بخشها نسبت به سایر بخشها بالا است یا خیر. به طور مشابه، فهمیدن اینکه کارکنان ارشد سازمان برعکس کارکنان جوان سازمان را سالم تلقی می کنند، مفید است. بنابراین، برای چنین مقایسههایی، جمعآوری حداقل اطلاعات پیشزمینه ای و جمعیت شناختی از پاسخدهندگان مفید است. با این حال، طراح پرسشنامه باید قبل از تصمیم گیری در مورد اینکه چه اطلاعاتی را جمع آوری کند، کاملاً به تمامی ابعاد بیاندیشد. برای اطمینان از اینکه هیچ داده ای که پاسخ ها را تحریف کند، به دست نیامده، افکارسنجی بر روی برخی از کارکنان مفید خواهد بود.
موضوع دیگری که بر کیفیت داده ها تأثیر می گذارد، طول پرسشنامه است. اگر پرسشنامه ای قبل از خسته شدن فرد پاسخ دهنده تکمیل شود، مفید است. پرسشنامه ای که بیش از یک ساعت طول می کشد معمولاً پاسخ دهندگان را دچار خستگی می کند. ترجیحاً پرسشنامه ای باشد که در کمتر از یک ساعت تکمیل گردد.
اجرای پرسشنامه به صورت گروهی آسان تر از انفرادی است. پاسخ دهندگان را می توان در گروه های کوچک گرد هم آورد و پرسشنامه را اجرا نمود. همچنین این کار فرصتی را برای کسانی که مطالعه آسیب شناسی انجام می دهند فراهم می کند تا اهداف مطالعه را با جزئیات بیشتری توضیح دهند.
زمان اجرای پرسشنامه یکی دیگر از عواملی است که باید در نظر داشت. اگر پرسشنامه بلافاصله پس از وقوع یک رویداد مهم در سازمان اجرا شود، ممکن است تا حدی ادراک و برداشت ها مخدوش شود. اجرای پرسشنامه ها پس از رفع تأثیر آنها مفید خواهد بود.
استفاده از داده های آسیب شناسی به دست آمده از پرسشنامه نیز نیازمند مهارت هایی است. «بازخورد نظرسنجی» بسیار مورد استفاده قرار می گیرد. وقتی که بازخورد دادههای مستخرج از پرسشنامه به پاسخدهندگان ارائه میشود، فرصتی را برای بحث در مورد دادهها و پیامدهای آن ایجاد می کند، که عملاً با این کار بذر تغییرات در دل سازمان ها کاشته می شوند.
در تجزیه و تحلیل و ارائه داده ها، تمرکز بر تک تک موارد پرسشنامه به جای نمره کلی نیز مفید است. نمرات کلی اغلب چیزهای زیادی را پنهان می کنند تا آشکار. از این رو تجزیه و تحلیل موردی مفیدتر است. حتی در حین تجزیه و تحلیل پاسخها، محاسبه درصد یا تعداد پاسخدهندگانی که در مورد هر سوال پاسخهای افراطی میدهند، اطلاهات بیشتری نسبت به میانگین نمرات ارائه می دهد. هر جا که به دنبال پاسخ های کیفی باشید، تحلیل محتوا و طبقه بندی پاسخ ها ضروری است. استفاده از اطلاعات آسیب شناسی تا حدی به نحوه ارائه آن بستگی دارد. از این رو حتی در زمان طراحی پرسشنامه باید به جنبه های تحلیل و ارائه نیز توجه شود.
جمع بندی و نتیجه گیری
پرسشنامه یک ابزار تشخیصی و آسیب شناختی بسیار مفید است. پرسشنامه بسیاری توسط دانشمندان تهیه شده است که برای اهداف آسیب شناسی کاربردی هستند. این پرسشنامه ها را می توان با اصلاحات مناسب متناسب با نیازهای تشخیصی هر سازمان استفاده کرد. توصیه می شود برای تشخیص مشکلات منحصر به فرد سازمان، پرسشنامه اختصاصی سازمان تهیه گردد. اگر از پرسشنامه استاندارد به منظور آسیب شناسی عمومی استفاده شود، می توان از داده های مقایسه ای سایر سازمان ها نیز استفاده نمود. روش های مشارکتی در تهیه پرسشنامه از طریق افزایش ارتباط ساختاری گویه ها، کیفیت پرسشنامه را افزایش می دهد. بازخورد نظرسنجی به پاسخ دهندگان، حفظ چارچوب سلامت سازمانی و طراحی سایر مداخلات می تواند از اهداف مفید پرسشنامه باشد. باید دقت شود که از طریق مدیریت مناسب پرسشنامه (تشریح اهداف، حفظ هویت پاسخ دهندگان، اجرای گروهی و غیره)، داده های با کیفیت خوب به دست می آید.
پرسشنامه آسيب شناسي واحد منابع انسانی بر مبنای مدل سه شاخگی
فایل Word پرسشنامه آسيب…