نیروی انسانی در سازمان‌ها، ارزشمندترین منابع و دارایی برای کسب مزیت رقابتی در اقتصاد دانش محور محسوب می‌شود و سازمان می‌تواند با تکیه بر آن در محیط رقابتی دوام آورده و خود را با تغییرات پیش آمده همگام کند. سازمان‌ها می‌توانند از طریق برگزاری دوره‌های آموزش بدو خدمت، همسوسازی یا توجیه مقدماتی، توانمندسازی و توسعه حرفه‌ای این دارایی باارزش را تسریع کرده و در راستای اهداف خود بکار گیرند. یکی از اقدامات اولیه‌ای که به توانمندسازی و توسعه حرفه‌ای کارکنان کمک می‌کند، برگزاری برنامه‌های همسوسازی کارکنان جدید و آموزش‌های بدوخدمت است. یکی از مهمترین وظایف واحد منابع انسانی، انجام فرآیند همسوسازی افراد تازه وارد است. سازمان باید در جهت افزایش کارایی و اثربخشی و دستیابی به مزیت رقابتی، فرصت‌های مناسب آشنایی و تطبیق کارکنان جدید را با ماموریت، اهداف و وظایف شغلی و ارزش‌های مطلوب سازمان فراهم آورد.
مقدمه
می‌توان گفت که همه کارکنان برای ایفای نقش خود در سازمان باید در مورد دانش، مهارت و تخصص روز آگاهی کافی داشته و بتوانند با بکارگیری روش‌ها و فنون مناسب آنها را به محیط کار خود انتقال دهند و در انجام وظایف و تحقق اهداف سازمانی به کارآمدی بالایی دست یابند. کارکنان کارآمد افرادی هستند که به اهداف معین شغلی شامل اهداف آموزشی، اجتماعی، فردی، بین فردی و غیره دست یابند و برای دستیابی به این اهداف در موقعیت‌های مناسب از دانش، مهارت و تخصص‌های ویژه خود بهره گیرند. از این رو کارکنان باید دارای شایستگی‌های کافی باشند و مهارت‌ها و توانمندی‌های لازم را برای بهبود و ارتقاء فرایندهای شغلی و سازمانی کسب کنند که این کار از طریق فرایند همسوسازی، آشناسازی بدو استخدام و به پشتوانه آموزش‌های بدو و ضمن خدمت محقق می‌شود.
فرآیند همسوسازی کارکنان جدید یکی از مهمترین فرایندهای سازمانی است که در صورت اجرای صحیح آن، به خصوص در سازمان‌هایی که دارای مأموریت‌ها و وظایف حساس، متنوع و پرریسک هستند، می‌تواند تنش‌های حاصل از اختلاف بین انتظارات کارکنان و واقعیت‌های شغلی را به حداقل رسانده و هزینه‌های جذب و استخدام، خسارت‌های جانی و مالی و میزان تقاضای خروج کارکنان را کاهش دهد.
ممکن است یک سازمان افراد شایسته را استخدام کرده و به کار گمارد، اما به دلیل همسوسازی نادرست در مراحل اولیه استخدام، آنان را به راحتی از دست بدهد، زیرا همسوسازی مناسب کارکنان به دلبستگی و تعهد بیشتر فرد نسبت به شغل و سازمان، اعتماد سازمانی، رضایت شغلی، نگهداشت استعدادها منجر و در نتیجه بهره وری افزایش می‌یابد. از سوی دیگر، همسوسازی نامناسب کارکنان به جابجایی‌های زیاد فرد در سازمان و یا خروج فرد به صورت استعفا یا اخراج منجر می‌شود. همسوسازی با آشناسازی که به معنای انجام اقداماتی برای آشنایی تازه واردها با سازمان و نقش‌ها و شرایط استخدام است، همپوشانی دارد. همسوسازی به جامعه‌پذیری نیز مرتبط است. کارکنان جدید در جامعه‌پذیری یاد می‌گیرند که چگونه از پس عدم قطعیت‌ها بر آیند و به عضوی از سازمان بدل شوند. لازمه همسوسازی، آشناسازی و جامعه‌پذیری یادگیری کارکنان جدید و سازمان است. پشتیبانی از این فرآیند باید طوری انجام شود که تضادی دوگانه میان معنابخشی سطح خرد فردی و معنابخشی سطح کلان سازمانی شکل نگیرد.
تعریف و تفهیم همسوسازی
تصدی یک موقعیت شغلی جدید برای هر فردی می‌تواند مبهم و استرس‌آور باشد و ممکن است با تمامی اطلاعات جدیدی که برای انتقال به فرد ضروری است، در هم تنیده باشد. همسوسازی یک فرآیند پویا و توسعه‌ای می‌باشد که یک فرد جدید را از طریق افزایش دانش، مهارت و نگرش به یکی از افراد درون سازمان یا گروه یا واحد جدید تبدیل می‌کند که هماهنگ با فرهنگ و انتظارات باشد. فرآیند همسوسازی ابهامات کارکنان جدید را از بین برده، اطلاعات و آموزش‌های لازم را به آنها منتقل می‌کند، احساس تنهایی و غربت افراد جدید را رفع کرده و حمایت اجتماعی لازم را به آنها می‌دهد و آماده پذیرش مسوولیت‌های مرتبط با شغل‌شان می‌کند.
همسوسازی فرآیند هم رنگ و یکی شدن کارکنان جدید در محیط کار است که تمامی جنبه‌های مهم سازمان شامل؛ چشم‌انداز، ماموریت، ارزش‌ها، تاریخچه، اهداف کسب و کار و فرهنگ سازمانی را در بر می‌گیرد. همسوسازی، دانش و ابزار لازم برای دستیابی کارکنان جدید به موفقیت در شغل‌های جدیدشان را فراهم می‌آورد. همسوسازی فرآیند هم‌جهت و در هم تنیده کردن کارکنان جدید با سازمان است. برنامه‌های ساختاریافته همسوسازی در سازمان، پویایی‌های تیمی، آموزشی و اطلاعاتی را فراهم می‌آورد. در نتیجه می‌توان گفت هدف همسوسازی این است که کارکنان جدید را قادر سازد تا مستقل عمل کرده، بهره‌وری داشته باشند و به اعضای مطمئن تیم و واحد خود بدل شوند. واژه همسوسازی، به نسبت واژه به نسبت جدیدی است. پژوهشگران حوزه سازمان و مدیریت، سال‌ها بر روی عبارت های؛ «برنامه‌های جهت‌دهی کارکنان جدید»، «آشناسازی کارکنان جدید» و «جامعه‌پذیری یا اجتماعی نمودن کارکنان جدید» کار کرده‌اند. همسوسازی ممکن است بخشی از فرآیند جامعه‌پذیری کارکنان جدید در نظر گرفته شود چرا که در جامعه‌پذیری، فرد جدید نگرش‌ها، رفتارها و دانش لازم برای موفقیت در سازمان را کسب می‌کند
تفاوت همسوسازی، آشناسازی، جهت دهی و جامعه‌پذیری
در ادبیات حوزه مدیریت، همسوسازی را گاهی جامعه‌پذیری نیز می‌نامند که این ریشه در ادبیات حوزه روانشناسی دارد. حتی اگر همسوسازی با جامعه‌پذیری اشتباه گرفته شود، ولی در حقیقت، این دو، واژگان متفاوتی هستند. همسوسازی را می‌توان بخشی از جامعه‌پذیری دانست. وانبرگ (2012) همسوسازی را چنین تعریف می‌کند: «اقدامات خاص به جهت تسهیل انطباق کارمند در نقش جدیدش که توسط سازمان یا نماینده آن انجام می‌شود». در حالی که واژه جامعه‌پذیری، بر اساس عوامل چندی، نگاه جامع تری بر چگونگی اجتماعی نمودن تازه واردها در سازمان دارد. که یکی از این عامل‌ها، همسوسازی می‌باشد. کلین و همکاران (2012) سه تفاوت عمده میان جامعه‌پذیری و همسوسازی را بیان می‌کنند:
الف) اولین تفاوت این است که برای جامعه‌پذیری، فرد محور اصلی می‌باشد در حالی که همسوسازی بر اقدامات و ابتکاراتی تمرکز دارد که از طرف سازمان انجام می‌شود تا فرد اجتماعی شود.
ب) بزرگترین تفاوت این دو، این است که همسوسازی یک فرآیند است و از زمانی که فرد برای اولین بار وارد سازمان می‌شود، آغاز می‌گردد. همسوسازی در حالی که فرآیندی مستمر است و تمامی امور سازمان را در بر می‌گیرد، ولی نسبت به جامعه‌پذیری، بازه زمانی کمتری را در بر می‌گیرد.
ج) سومین تفاوت این است که جامعه‌پذیری بر رفتار اجتماعی فعالانه فرد اشاره دارد که در اصل به همسوسازی ارتباطی پیدا نمی‌کند. اما همسوسازی به سیاست‌ها، اقدامات و برنامه‌های سازمان برای تسهیل جامعه‌پذیری اشاره دارد. بنا بر گفته‌های فوق، جنبه‌های تمایز همسوسازی، آشناسازی، جهت دهی و جامعه‌پذیری کارکنان جدید بر اساس مدل موزر و همکاران (2018) به صورت شکل زیر قابل ترسیم است.
اهمیت همسوسازی
سازمان‌ها زمان، هزینه و سرمایه هنگفتی را صرف جستجو، انتخاب و استخدام کارکنان و افراد مستعد می‌کنند و اگر این افراد به راحتی و در بازه زمانی کوتاهی از مجموعه خارج شوند، این کارها دوباره از نو شروع می‌شود. خروج کارکنان هزینه‌های بسیاری را به سازمان تحمیل می‌کند که به گفته موسسه تحقیقات کار و استخدام دانشگاه کالیفرنیا می‌تواند به 150 درصد حقوق فرد کنونی هم برسد.
اگر می‌خواهید کارمندان جدید در کارشان موفق باشند، باید کمی آینده نگرانه‌تر و بسیط‌تر بیاندیشید. فقط تمرکز خود را برای روز اول یا هفته اول کاری قرار ندهید. اقداماتی را برنامه‌ریزی کنید که بر اساس منطقی قاعده‌مند، از کارمندان جدید حمایت کند و آنها را تشویق نموده و با آنها پاداش دهد، به خصوص در طول ماه‌های اول کاری که بسیار حساس می‌باشد.
یک همسوسازی ساختاریافته و پیوسته به نگهداشت و جلب رضایت کارکنان منجر می‌شود. علاوه بر این، همسوسازی به تمامی کارکنان سازمان کمک می‌کند تا اطلاعات و آموزش یکسانی را در مورد فرآیندهای استاندارد شده کسب کنند و انتظاراتی که از آنها هست را بدانند و تکالیفشان را درک کنند. همسوسازی در بلندمدت، از طریق افزایش بهره‌وری، کارایی و رفاه کارکنان، به حفظ و نگهداشت کمک می‌کند. در کل، فرآیند همسوسازی سه هدف عمده را دنبال می‌کند:
- افزایش رضایت شغلی
- افزایش عملکرد
- جلوگیری از خروج کارکنان
بدون یک فرآیند شفاف و ساختاریافته همسوسازی، احتمال دارد کارکنان به درستی به سازمان متصل نشوند که این امر می‌تواند حس ناکارآمدی و آماده نبودن را در آنها القاء کرده و کمبود دانش و ادراک کارکنان جدید از کار به دلیل تحمیل بار کاری اضافی به کارکنان قبلی تیم یا واحد، منجر به عدم رضایت کارکنان جدید از نقش خود و عدم توانایی در به جا آوردن تعهدات نسبت به اعضای تیم و واحد محل خدمت شود. فرآیند همسوسازی هزینه نیست، یک سرمایه‌گذاری با نرخ بازگشت سرمایه بالاست. به عبارت دیگر؛ «هر چقدر پول بدهی، همان قدر آش می‌خوری!»
بخش‌های فرآیند همسوسازی
اگرچه اولین تاثیر سازمان برای کارمند جدید پیش از مصاحبه استخدامی اتفاق می‌افتد، اما برند کارفرمایی شما در مصاحبه و در فرآیند همسوسازی ایجاد می‌شود و با تجربه‌ای که کارکنان جدید در روزهای اول کاری کسب می‌کنند، این برند می‌تواند تقویت یا تضعیف شود. مهمترین بخش آمادگی برای روز اول کاری، ایجاد ارتباط و درگیر نمودن کارکنان جدید است. سازمان می‌خواهد کارکنان جدید به خاطر این که به سازمان ملحق می‌شوند، هیجان زده و مطمئن بوده و احساس کنند که آمادگی موفقیت را دارند. از طرف دیگر، احساس آمادگی در کارکنان فعلی و اشتیاق آنها برای خوش آمدگویی و پذیرش کارکنان جدید، به همان اندازه نیز دارای اهمیت است. در این کتاب، مدلی جامع ارایه شده تا بیشترین انطباق را با سازمان‌ها داشته باشد. ولی همانگونه که ذکر شد، هر فرآیند همسوسازی، مراحل منحصر به فرد خود را دارد. مدل فرآیندی همسوسازی کارکنان جدید به شکل زیر می‌باشد:
بخش اول) آشناسازی
آشناسازی بخشی از فرآیند همسوسازی است که از زمان دعوت یک کارمند جدید به همکاری تا زمانی که به طور رسمی کار خود را در سازمان آغاز می‌کند، به طول می‌انجامد. آشناسازی کارکنان جدید شیوه‌ای اثربخش برای درگیر ساختن آنها بوده و به آنها کمک می‌کند تا قبل از شروع کار با سازمان آشنا شوند. ارسال اطلاعات و فرم‌ها قبل از اینکه کارمند جدید شروع به کار کند، نشان دهنده تعهد سازمان به اعضای جدید و کاهش کاغذبازی در طول دوره معارفه و روز و هفته اول کاری خواهد بود و تمرکز معارفه را بر سازمان و نقش‌ها نگه خواهد داشت نه بر کاغذبازی و بوروکراسی. تحقیقات پیرامون محیط سازمان‌ها نشان داده است که سازمان‌هایی که آشناسازی را انجام می‌دهند، با احتمال 11 درصد بیشتر از دیگر سازمان‌ها، کارکنان جدید را در سال اول نگه می‌دارند و بنابراین هزینه‌های استخدام را کاهش می‌دهند.
| ⃝ تماس با کارمندان جدید برای اعلام نتیجه و ترسیم مراحل بعدی جذب و استخدام | ⃝ آماده‌سازی ایستگاه کاری □ برپایی ایستگاه کاری □ تخصیص اتوماسیون اداری □ تخصیص ایمیل سازمانی □ تخصیص امکان اتصال به اینترنت □ دسترسی به سایر سیستم ها □ تخصیص تلفن □ تخصیص تجهیزات جانبی مانند پرینتر، فاکس و … □ تخصیص ملزومات اداری □ آماده‌سازی بسته خوش آمدگویی |
بخش دوم) معارفه
معارفه بخش مهمی برای معرفی اعضای جدید سازمان است. در معارفه ابتدا اطلاعات در اختیار کارکنان جدید قرار داده می‌شود و قواعد، قوانین و آموزش‌هایی را به اعضای جدید ارایه می‌دهد که کارشان را به درستی و به صورت مطمئن انجام دهند. معارفه باید برای تمامی کارکنان یکسان باشد. معارفه ممکن است به صورت آنلاین یا حضوری، و در عرض چند ساعت یا چند روز انجام شود که بستگی به پیچیدگی سازمان و برنامه‌ها، خدمات و تولیدات آن دارد.
معارفه، فرصتی را فراهم می‌آورد تا سازمان تعهد خود را نسبت به تنوع و پذیرش افراد نشان دهد که جزو ارزش‌های نهفته سازمان بوده و توسط مدیران ارشد آن تبلیغ و حمایت می‌شود. فرهنگ سازمان شما باید از تمامی افراد با هر تنوع و تمایزی استقبال کرده و آنها را توانمند سازد. ایجاد فرهنگی که پذیرای تنوع و تفاوت‌ها باشد با پرسش سوال‌های درست در هنگام شروع به کار فرد جدید و حتی آشناسازی آغاز می‌شود. از طرف دیگر، معارفه نقطه‌ای است که شما باید کارکنان جدید را با رویکرد سرپرستی سازمان، ارزیابی عملکرد و دوره آزمایشی آشنا کنید.
| عمومی | □ معرفی کلی سازمان □ معرفی خدمات، تولیدات و برنامه‌های سازمان □ معرفی ساختار سازمان □ معرفی کدهای رفتاری و ارزش‌های سازمان | فرم ها | □ فرم اطلاعات شخصی □ فرم استخدام □ فرم تعهدات خاص □ فرم برنامه‌ریزی عملکردی و توسعه فردی |
| محیط کار و امکانات | □ نقشه محل کار □ کامپیوتر و ایستگاه کاری □ پارکینگ ها □ جلسه‌های کارکنان □ آبدارخانه و سرویس‌های بهداشتی □ جعبه کمک‌های اولیه □ خروجی‌های اضطراری و پروتکل‌های اورژانسی | ایمنی و بهداشت محیط کار | □ قوانین و مسوولیت‌های بهداشت و ایمنی محیط کار □ نماینده بهداشت و ایمنی محیط کار □ کمک‌های اولیه □ رویه خروج و تخلیه اضطراری □ گزارش ریسک‌ها □ دستنامه‌های ایمنی و بهداشت □ بهداشت تغذیه □ برنامه‌های رفاهی و بهداشتی کارکنان |
بخش سوم) آموزش
تمامی کارکنان جدید تا حدی به آموزش در مورد فرآیندها و سیستم‌های سازمان نیاز خواهند داشت. این آموزش باید در اسرع وقت انجام شود چرا که کارکنان جدید برای تکمیل نقش خود به دانش و ابزار نیاز دارند.
الزامات آموزشی را می‌توان از طریق گفتگو با کارکنان جدید در طول فرآیند استخدام به دست آورد و تمامی آموزش‌های اجباری باید در طول دوره همسوسازی (آموزش ضمن خدمت) مورد بحث و بررسی قرار گیرد. کارکنان جدید به احتمال زیاد به آموزش‌های استاندارد نیاز خواهند داشت همچون نحوه استفاده از تجهیزات، برنامه‌ها، پایگاه‌های داده و زیرساخت‌های فناوری اطلاعات. علاوه بر این کارکنان جدید به میزانی از آموزش در حین کار، ایمنی و بهداشت و رویه‌های محیط کار نیاز خواهند داشت. آموزش در خصوص سیستم‌ها و فرآیندهای سطح سازمان باید به طور مرتب به همه کارکنان جدید ارایه شود. آموزش می‌تواند توسط مسوول فرآیند معارفه، مدیر و سرپرست فرد یا سایر همکاران انجام شود.
| نوع آموزش | جامعه هدف | نام و نوع دوره |
| عمومی | تمامی کارکنان جدید | کلاس آَشنایی با تشکیلات و سازمان |
| کلاس رفتار سازمانی و ارتباطات موثر و آیین نامه رفتار حرفه ای | ||
| کلاس مشتری مداری و بازاریابی |
بخش چهارم) جامعه‌پذیری
مفهوم جامعه‌پذیری در علوم اجتماعی سابقه زیادی ندارد. برای اولین بار گیورگ زیمل در سال 1895 میلادی این واژه را در تحقیق خود به کار برد. در اواخر دهه 1930 میلادی، این عبارت مورد توجه بسیاری از پژوهش‌های بین رشته‌ای قرار گرفت. عنوان جامعه‌پذیری در سال 1959 با انتشار کتاب هربرت هایمن رسمیت علمی یافت (هواوادوگ و کایلاسپاتی، 2018). پژوهش‌های مرتبط با جامعه‌پذیری، در میانه دهه 1960 آغاز شد.
جامعه‌پذیری کارمند عبارت است از ارایه مطلوب اطلاعات مورد نیاز و آموزش مهارت‌های لازم برای انجام کار (سیاح و همکاران، 1394) که طی آن فرد جدید، ارزش‌ها، هنجارها، الگوهای رفتاری و قوانین و مقررات سازمان را برای ایفای نقش خود در سازمان فرا می‌گیرد و با پذیرش معیارهای سازمان با آن همسو می‌شود. در واقع، یک سازمان باید به منظور افزایش اثربخشی و کارایی خود هم به معارفه و توجیه مقدماتی و هم به آشنایی کارکنان با فرهنگ سازمان و جامعه‌پذیری آنها بپردازد (کمدی و وایدنر، 2019).
بخش پنجم) ارزیابی فرآیند همسوسازی و ارایه بازخور
یک فرآیند همسوسازی نباید فقط بر روی یک کانال ارتباطی تمرکز کند. باید به کارکنان جدید این شانس داده شود تا بازخور خود را در مورد سازمان و به خصوص فرآیند همسوسازی ارایه دهند. ارزیابی فرآیند همسوسازی، باید بخش مهمی از استراتژی بازخور سازمان شما باشد. ارزیابی، اطلاعات ارزشمندی را در مورد تجربه کارکنان جدید به دست می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا فضاها و شکاف‌های قابل بهبود و پیشرفت را شناسایی کنید. ارزیابی ممکن است یکبار انجام شود یا فرآیندی پیوسته باشد. فهرست ساده‌ای از پرسش‌ها بازخور در زیر ارایه شده است:
| ردیف | موضوع: میزان رضایت کارمند جدید از مرحله آشناسازی | به شدت مخالف | مخالف | بدون نظر | موافق | به شدت موافق |
| 1 | اطلاعات دقیق در طول فرآیند استخدام و تکمیل پرونده به من ارایه شد. | |||||
| 2 | در تمامی مراحل از طریق تماس یا پیامک در مورد وضعیت استخدامی من به موقع اطلاع رسانی می‌شد. | |||||
| 3 | نحوه برنامه‌ریزی و اجرای آموزش‌های بدو خدمت مناسب بود. | |||||
| 4 | احساس می‌کنم شناخت مناسبی از سازمان و وظایف و مسوولیت‌هایی که بر عهده خواهم داشت، در مرحله آشناسازی به دست آورده ام. | |||||
| آیا برای بهتر شدن فرآیند آشناسازی پیشنهادی دارید؟ | ||||||
منبع: برگرفته از کتاب همسوسازی کارکنان جدید (1403) نوشته؛ علی قاسمی، حمید خورسند آسیابر، سعید سعیدپور انتشارات سنجش ساز و کار آرامیس
خرید کتاب آنبوردینگ کارکنان (Onboarding) جدید با رویکرد عملی
خرید کتاب آنبوردینگ…