کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل

فصل اول: طراحی و تجزیه و تحلیل شغل

بخش اول: تجزیه و تحلیل شغل

درس اول: کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل

درس دوم: بخش های تجزیه و تحلیل شغل

درس سوم: شرایط احراز شغل

درس چهارم: روش های تجزیه و تحلیل شغل

درس پنجم: طراحی شغل

مدیریت منابع انسانی در سازمان ها همیشه مستلزم درک عمیق از کاری است که افراد انجام می دهند. فرآیندی که این درک را ایجاد می کند، تجزیه و تحلیل شغل (job analyze) نام دارد. شرح شغل (job description) مستنداتی از نتایج تجزیه و تحلیل شغل است. در حالی که این دو عبارت اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند، ما شدیداً توصیه می کنیم که از چنین کاربردی پرهیز نمائید، زیرا تجزیه و تحلیل شغل یک فرآیند است و شرح شغل محصول آن فرآیند. به عبارت ساده تر، تجزیه و تحلیل شغل یک فرآیند سیستماتیک برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات مرتبط با یک شغل است. در تعریفی جامع تر و دقیق تر، محققان، تحلیل شغل را به عنوان مجموعه ای از داده ها و اطلاعات در مورد؛ الف) رفتار مرتبط با شغل (شغل محور)، مانند وظایف شغلی و رویه های کاری، ب) به صورت انتزاعی تر، رفتار کارمند یا شاغل محور، مانند تصمیم گیری، نظارت و پردازش اطلاعات، ج) رفتارهای مرتبط با نحوه کار با ماشین ها، مواد و ابزار، د) روش های ارزیابی عملکرد، مانند بهره وری و نرخ خطا، ﻫ) زمینه شغلی، مانند شرایط کار و نوع سیستم های جبران خدمات، و) الزامات پرسنلی، مانند مهارت ها، توانایی فیزیکی، و ویژگی های شخصیتی تعریف کرده اند. این تعریف از تجزیه و تحلیل شغل بر جمع آوری منظم داده ها در مورد رفتارهای شغلی قابل مشاهده کارکنان و آنچه توسط این رفتارها انجام می شود و فناوری های مورد نیاز برا ی انجام این کار متمرکز شده است.

یکی از کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل در توسعه پروتکل های مصاحبه رفتاری برای غربالگری نامزدها است. شرح شغل که محصول نهایی تجزیه و تحلیل شغل است باید تصویر روشنی از کار و فعالیت ها و الزامات احراز شغل ارائه دهد. سپس اینها باید زیرساختی را برای ایجاد یک پروتکل مصاحبه رفتاری فراهم کنند (سوالاتی که تجربه یک نامزد در مورد چنین فعالیت های کاری را بررسی می کند و به دنبال تعیین میزان توانایی داوطلب برای انجام الزامات لازم برای فعالیت های کاری مهم است). این روشی برای توسعه مصاحبه رفتاری است که نسبت به یک رویکرد عمومی تر که تمرکز خاصی بر شغل ندارد، دارای ارجحیت است.

یکی دیگر از کاربردهای مهم تجزیه و تحلیل شغل به عنوان معیاری برای مطالعات معتبر در زمینه روش انتخاب پیش از استخدام، به ویژه آزمون های روانشناسی است. استانداردهای آزمون‌های آموزشی و روان‌شناختی مشخص می‌کند که الزامات شغلی مربوط به مطالعات روابط پیش‌بینی‌کننده ها و معیارها باید با تجزیه و تحلیل شغل تعیین شود. به عبارت دیگر، اعتبار یک آزمون روانشناختی یا هر روش دیگری برای انتخاب نامزدهای شغلی باید با همبستگی آن روش با جنبه مهمی از عملکرد شغلی که توسط تجزیه و تحلیل شغل مشخص شده است تعیین گردد.

آموزش و توسعه کارمند

زمانی که تحلیل شغل فعلی تهیه می گردد، شایستگی کارکنان فعلی در آن شغل آشکار می شود. کارمندانی که سطح بالایی از شایستگی های لازم و مشخص را ندارند، کمتر از آنچه که باید، بهره وری خواهند داشت. به عنوان مثال، اگر یک سیستم ردیابی متقاضی جدید (ATS) جزو وظایف منابع انسانی معرفی شود، باید شخصی برای مدیریت آن سیستم استخدام گردد. اما، نکته پنهان در این تصمیم، مسئله شایستگی کارکنان فعلی منابع انسانی برای استفاده از آن سیستم جدید است. بدون دانستن پاسخ آن سوال، تاثیر مثبت معرفی سیستم جدید کمتر از آنچه در نظر گرفته شده خواهد بود. بنابراین، تجزیه و تحلیل شغل مورد استفاده برای استخدام جدید باید به تجزیه و تحلیل شایستگی های کارکنان موجود منجر شود و یک برنامه آموزشی و توسعه برای ایجاد شایستگی های لازم تنظیم گردد.

تجزیه و تحلیل شغل می تواند بر سطح آموزش و توسعه فردی نیز تأثیر بگذارد. به ندرت پیش می‌آید که حتی آن دسته از کاندیداهایی که بهترین تناسب را از طریق تجزیه و تحلیل شغل ایجاد کرده‌اند، کاملاً مناسب باشند. فرآیند گزینش باید هم نقاط قوت نامزد (آنهایی که منجر به انتخاب شدند) و هم نقاط ضعف (آنهایی را که باید توسط برخی از فرآیندهای آموزشی و توسعه مورد توجه قرار گیرند)، مشخص کرده باشد. این ممکن است بخشی از یک فرآیند نظارتی یا منتورینگ یا آموزش واقعی باشد، چه در محل کار یا در جای دیگر. در یک مثال قدیمی، یک کارشناس مسافرتی بسیار با تجربه با مشتری ثابت توسط یک آژانس مسافرتی بزرگ استخدام شد. فرد کارشناس، علیرغم تجربه قابل توجه خود، تجربه کمی در استفاده از سیستم رزرو رایانه ای که به عنوان یک نیاز مهم در تجزیه و تحلیل شغل مشخص شده بود، داشت. تجربه او و مشتریانی که با خود داشت، به اندازه ای بود که بر عدم مهارت او در این سیستم غلبه کند، این کمبود را می توان با گذراندن یک دوره آموزشی یک هفته ای که راه حل قابل قبولی برای هر دو طرف است، برطرف کرد. واضح است که در این مورد، مانند تمام تصمیمات آموزشی، تجزیه و تحلیل شغل نقطه آغازین است.

مدیریت عملکرد

یکی دیگر از کاربردهای مهم تحلیل شغل در مدیریت عملکرد است. تجزیه و تحلیل شغل نقش مهمی در توسعه یا اصلاح سیستم های جبران خدمت و در ارزیابی عملکرد ایفا می کند. تعیین سطوح مختلف عملکرد در یک شغل معین، یک جنبه ضروری از هر تحلیل شغلی است. آگاهی از اینکه چه چیزی یک سطح بالای عملکرد، یک سطح متوسط و یک سطح مرزی را تشکیل می دهد، جنبه مهمی از مدیریت عملکرد است و باید مبنایی برای تعیین دستمزد و پاداش، نیاز به آموزش و توسعه، و تقریباً برای تمام جنبه های دیگر وظایف منابع انسانی باشد.

تجزیه و تحلیل شغل علاوه بر تعیین سطوح دستمزدی، برای کمک به تعیین اینکه آیا مشاغل مختلف نیازمند الزامات، مساعی یا شرایط کاری متفاوتی هستند نیز استفاده شده است. در هر صورت، چنین تفاوت‌هایی مستلزم مقیاس‌های دستمزدی متفاوت است. با این حال، مشاغلی که فاکتورهای یکسانی دارند، باید به دستمزد برابر منجر شوند.

سطح دستمزدی که یک شغل تضمین می کند نیز مهم است و ویژگی های شغلی که توسط تجزیه و تحلیل شغل تعیین می شود اغلب برای تعیین سطح دستمزد استفاده می شود. از جمله عواملی که در چنین تصمیماتی گنجانده شده است می توان به موارد زیر اشاره نمود:

–  سطح تحصیلات، آموزش، یا تجربه مورد نیاز

–  میزان خلاقیت لازم

–  قدرت یا استقامت لازم

–  میزان مسئولیت پذیری

–  درجه استقلال عمل

–  دامنه نفوذ

–  توان فکری، از جمله حل مسئله

–  ریسک مرگ، جراحت یا بیماری

برای دانلود فرم تجزیه و تحلیل شغل اینجا کلیک کنید

برای دانلود نمونه مستندات شرح شغل و شرایط احراز شغل حاصل از پرسشنامه فوق کلیک کنید.

احتمالاً سطح هر یک از این عوامل را می توان با تجزیه و تحلیل شغل شناسایی کرد و سپس به روشی معنادار ترکیب نمود تا سطح شغل را در میان مشاغل مختلف در آن سازمان تعیین کرد. شرح شغل و ارزیابی ترکیبی این عوامل و فاکتورهای مختلف، مبنایی را برای استقرار یک سیستم جبران خدمت فراهم می کند که بر اساس داده های بدست آمده از بررسی حقوق مشاغل مشابه در بازار کار محلی، نرخ بندی می شود.

از آنجایی که چنین مقایسه‌هایی مملو از عدم قطعیت هستند، بنابراین بدل به دلیلی برای حجم قابل توجهی از دعاوی حقوقی در مورد برابری دستمزد برای مشاغل مختلف شده‌اند. به عنوان تنها یک نمونه از ابهامات موجود، مشکلات موجود برای استفاده از تجزیه و تحلیل شغل برای توجیه حقوق برابر معلمان مدارس ابتدایی و رانندگان کامیون را در نظر بگیرید. در حالی که شواهدی مبنی بر اینکه تجزیه و تحلیل آماری پیچیده از نتایج تحلیل‌های شغلی می‌تواند با موفقیت برای پیش‌بینی نرخ پرداخت های بازار کار مورد استفاده قرار گیرد، وجود دارد ولی این کار فقط برای مشاغل یقه آبی قابل انجام است. علاوه بر این، اغلب استدلال می‌شود که چنین رویکردی تنها سیاست‌های تبعیض‌آمیز پرداخت را در بر می‌گیرد و کمک چندانی به پیشبرد علت دستمزد برابر برای کار برابر نمی‌کند. با اطمینان می توان نتیجه گرفت که تنظیم سیستم های جبران خدمت بر اساس تجزیه و تحلیل شغل، فرآیندی پیچیده و دشوار است.

تجزیه و تحلیل شغل در فرآیند ارزیابی عملکرد نیز استفاده می شود. برای این فرآیند، تجزیه و تحلیل شغل باید فعالیت های کاری مختلف مرتبط در انجام یک کار و اهمیت نسبی هر فعالیت را برجسته کند. یک سیستم ارزیابی عملکرد منطقی، کیفیت کار انجام شده توسط فرد مورد ارزیابی را بر اساس درجه بندی های مختلف اهمیت ارزیابی می کند. برای آن کارمندی که رتبه بندی می شود او باید وظایف مهم را با شایستگی بیشتری انجام دهد تا اینکه وظایف کم اهمیت را. متأسفانه، به نظر نمی‌رسد همیشه اینطور باشد و اغلب کارکنان احساس می‌کنند که به دلیل انجام ندادن وظایف نسبتاً بی‌اهمیت، یعنی کارهایی که برای انجام مأموریت سازمان حیاتی نیستند، تنزل رتبه یافته اند. این منجر به این احساس در کارکنان می شود که فرآیند ارزیابی عملکرد یک وظیفه مدیریتی بی اهمیت است، بنابراین اغلب کل فرآیند را بی اهمیت می یابند.

مدیریت و برنامه ریزی سازمانی

همانطور که در بالا اشاره کردیم، تناسب شرح شغل به مرور زمان از بین می رود. تغییرات در بازار نیاز به رفتارهای جدید دارد، فناوری شغل را با سرعت زیاد تغییر می دهد، و متصدیان فعلی مشاغل شروع به انجام کارهای خود به روش های خاص می کنند. در نتیجه این تغییرات و سایر تغییرات، شرح شغل منسوخ می گردد. علاوه بر این، ادغام ها و تملک ها نیاز به یکپارچه سازی سیستم های مختلف مدیریت منابع انسانی را سبب می شود و یک مدیر عامل جدید وارد می‌شود و تصمیم می‌گیرد که وظایف منابع انسانی را منطقی، شرح وظایف را به‌روزرسانی و یک سیستم پاداش جدید، مبتنی بر دستمزد برابر برای کار مساوی، ایجاد نماید که هیچ‌کدام بدون آغاز تجزیه و تحلیل شغل قابل انجام نیستند.

زمانی که یک نفر مدیرعامل یک موسسه حرفه ای بزرگ می شود، به سرعت متوجه نارضایتی کارمندان ناشی از تبعیض در تخصیص عناوین شغلی، جبران خدمات، و انواع مزایای دیگر، می گردد. به نظر می رسد که تنها راه مقابله با این ناآرامی از طریق بازنگری و منطقی سازی در سطح سازمان است که با تجزیه و تحلیل شغل آغاز می شود. برای جلب حمایت کارمندان از این فرآیند، به کارکنان قول داده می شود که هیچ کس از نظر مالی یا وضعیت جدید آسیب نخواهد دید.

سازمانی تقریباً پانصد کارمند داشت و عملکرد منابع انسانی برای انجام کارهای مورد نیاز ناکافی بود. یک شرکت ملی مشاوره منابع انسانی مشغول ایجاد مجموعه ای از تحلیل های شغلی در سطح سازمان شد، پیش نویس شرح مشاغل موجود را بر اساس این تحلیل ها تهیه کرد، مجموعه ای متحدالشکل از عناوین شغلی را ایجاد و یک سیستم جبران خدمات را بر اساس محتوای مشاغل و میزان پرداخت های منطقه ای پیشنهاد داد. این کار در یک بازه زمانی چند ماهه انجام شد و به طور گسترده ای توسط کارمندان رتبه بندی شده و هیئت مدیره سازمان پذیرفته شد. علاوه بر این، این کار سازمان را قادر می‌سازد تا مشخص کند که کجا منابع اضافی مورد نیاز است و کجا نیروی مازاد، برخی منابع را برای پر کردن این شکاف‌ها فراهم می‌کند. اما همه اینها به مرحله اول یعنی تجزیه و تحلیل شغل بستگی داشت.

پشتیبانی از دعاوی حقوقی

کاربرد دیگر تجزیه و تحلیل شغل، کاهش درگیری سازمان با دعاوی قضایی در مورد شیوه های استخدام تبعیض آمیز است. برای اطمینان از اینکه با همه افراد در محل کار عادلانه برخورد می شود (از جمله در استخدام، پرداخت، آموزش و سایر شرایط استخدام) باید مبنای همه تصمیمات خود را بر اساس شایستگی های مرتبط با شغل قرار دهیم. تنها راه برای انجام این کار استفاده از تجزیه و تحلیل شغل است. برای مثال، اگر می‌خواهیم یک لوله‌کش استخدام کنیم، باید مطمئن شویم که متقاضیان قادر به اجرای لوله‌کشی هستند و گواهینامه انجام این کار را دارند (الزامات شغلی بر اساس تحلیل شغل). به بیان ساده، اگر بخواهیم افرادی را بر اساس شایستگی های لازم برای انجام یک کار استخدام کنیم، در ابتدا باید مشخص کنیم که الزامات انجام آن شغل چیست. بنابراین تدوین تجزیه و تحلیل شغل تنها راه قانونی برای انجام این کار است.

همانطور که در بالا اشاره کردیم، رهنمودها و دستورالعمل های متحدالشکل در این موضوع، به عنوان اساس هر اقدام استخدامی، کاملاً صریح هستند که «تجزیه و تحلیل رفتارهای کاری مهم برای عملکرد موفقیت‌آمیز لازم هستند». هر فرآیند گزینش باید با چنین تجزیه و تحلیل شغلی که معیارهای مقایسه ای متقاضیان را مشخص نموده، آغاز شود. علاوه بر این، تجزیه و تحلیل شغل معیارهایی را برای تعیین اعتبار هر معیار و شاخص ارزیابی که در فرآیند گزینش استفاده می شود، تعیین می کند. محققان بحث مفصل تری در مورد استفاده از معیارها برای تعیین اعتبار آزمون های روانشناختی و فهرستی از آزمون های رایج ارائه می دهند.

در حالی که هیچ سپر مطلق یا قطعی در برابر دعاوی قضایی وجود ندارد، تصمیم گیری برای گزینش افراد بر اساس تجزیه و تحلیل شغلی دقیق، کامل و جاری، استفاده از روش های گزینش معتبر بر اساس آن تحلیل های شغلی، به جلوگیری از پرونده های بیهوده کمک خواهد کرد. نکته دیگر، اهمیت چشمگیر یک رکورد و سند دقیق و همزمان از آنچه که انجام شده و چرایی انجام آن می باشد. بر اساس تجربه ما، یکی از مشکلات عمده ای که مشتریان ما در دفاع از خود در دعاوی حقوقی منابع انسانی تجربه می کنند، عدم مستندسازی صحیح آنچه صورت پذیرفته، می باشد.

فهرست ارائه شده از کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل آنچنان کامل نیست، زیرا ما استفاده از تجزیه و تحلیل شغل را در تحقیقات مرتبط با ماهیت کار و چگونگی تغییر کار، مطالعات ساختار کار و غیره لحاظ نکرده ایم. اما تمرکز این مطالب بر ارائه ابزارهای مفید برای متخصصان منابع انسانی است و چنین تحقیقات مفهومی و متمرکزی برای این مخاطبان، کاربرد عملی کمی دارد.

منبع: کتاب کار حرفه ای در منابع انسانی (PHRi)، 2022، جلد اول: استعدادیابی