فصل اول: طراحی و تجزیه و تحلیل شغل
بخش اول: تجزیه و تحلیل شغل
درس دوم: بخش های تجزیه و تحلیل شغل
درس اول: کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل
درس سوم: شرایط احراز شغل
درس چهارم: روش های تجزیه و تحلیل شغل
درس پنجم: طراحی شغل
اصطلاحات و تعاریف تجزیه و تحلیل شغل
نویسندگان مختلف از عباراتی مانند شغل، موقعیت شغلی و وظیفه در معانی گوناگون استفاده می کنند.
رسته شغلی (occupation): یک رسته شغلی، دسته ای از مشاغل تقریباً مشابه است که در بسیاری از سازمان ها و حتی در صنایع مختلف یافت می شود. به عنوان مثال می توان به وکیل، برنامه نویس کامپیوتر، مکانیک و باغبان اشاره کرد.
خانواده شغلی (job family): گروهی از مشاغل مشابه که به شیوه های مشخص، مانند الگوهای اهداف، رفتارها یا ویژگی های کارگر گرد هم امده اند. نمونه ای از یک خانواده شغلی می تواند منشی گری باشد، که ممکن است شامل متصدی پذیرش، کارمندان حسابداری، مسئولین دفاتر و کارشناسان ورود اطلاعات باشد.
شغل (job): گروهی از موقعیت های شغلی با وظایف یا کارهای اصلی یکسان را گویند. اگر موقعیت های شغلی یکسان نباشند، آنقدر شباهت دارند که قرار گیری آنها در یک گروه را توجیه کند. شغل مجموعه ای از وظایف در یک سازمان یا واحد سازمانی است.
موقعیت شغلی (position): کارها و وظایفی که توسط یک نفر انجام می شود. یک موقعیت شغلی ممکن است در سازمان وجود داشته باشد ولی متصدی برای آن نباشد و یک موقعیت شغلی باز باشد. در یک سازمان حداقل به تعداد پرسنل، موقعیت شغلی وجود دارد.
کار (duty): بخش نسبتاً بزرگی از کار انجام شده در یک موقعیت شغلی یا شغل می باشد که شامل چندین وظیفه بوده که از نظر زمان، توالی، نتیجه یا هدف مرتبط هستند. مثلاً یک کار دفتری ممکن است به صورت «مرتب سازی مکاتبات» باشد. یکی از وظایف در مرتب سازی مکاتبات ممکن است «شناسایی نامه هایی باشد که نیاز به پاسخ فوری دارند.»
وظیفه (task): یک مرحله یا جزء متشکله برای انجام یک کار را گویند. یک وظیفه شروع و پایان مشخصی دارد. معمولاً می توان آن را با یک عبارت کوتاه متشکل از یک فعل و یک عبارت دیگر توصیف کرد.
المان یا عنصر شغلی (element): کوچکترین بخش قابل اجرای یک فعالیت یا دسته ای وسیع تر از رفتار یا انجام کار می باشد. المان شغلی ممکن است یک حرکت جزئی، بخشی از یک کار، یا متعلق به یک گروه رفتاری گسترده‌تر باشد. در معانی این اصطلاح همگرایی کمی وجود دارد.
شرح شغل (job description): یک خروجی مکتوب از نتایج تجزیه و تحلیل شغل است. شرح شغل، فهرست یا شکلی از وظایف، مسئولیت ها، روابط گزارش دهی، شرایط کاری، معیارهای عملکرد، و مسئولیت های نظارتی یک شغل است. شرح شغلی، نتیجه و محصول تجزیه و تحلیل شغل است.
ویژگی های شغل (job specification): فهرستی از «نیازهای انسانی» مورد نیاز یک شغل شامل، تحصیلات، مهارت ها، دانش و غیره می باشد که این نیز محصول دیگری از تجزیه و تحلیل شغل است. ویژگی های شغلی باید مشخص کند که چه دانش، مهارت، توانمندی و ویژگی‌های دیگری (KSAO) برای متصدیان مشاغل لازم است تا این وظایف را به صورت مؤثری انجام دهند.
تجزیه و تحلیل شغل در روش سنتی دارای چهار مولفه زیر است:
- شرحی از فعالیت های کاری (work activity) یا وظایف مربوط به انجام کار
- دانش، مهارت ها و توانایی ها (KSA) یا شایستگی های لازم برای انجام کار
- داده های مربوط به محدوده عملکرد شغلی
- ویژگی های محیط کار
داده های موجود در این چهار مؤلفه، مبنایی را برای تهیه پیش نویس شرح شغل فراهم می کند، که باید تصویری توصیفی و یکپارچه از شغل و آنچه برای انجام موفقیت آمیز آن شغل مورد نیاز است، ارائه دهد.
برای دانلود پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل اینجا کلیک کنید
برای دانلود نمونه مستندات شرح شغل و شرایط احراز شغل حاصل از پرسشنامه فوق کلیک کنید.
فعالیت کاری (work activity)
فرآیند تجزیه و تحلیل شغل معمولاً با تشریح وظایف اصلی شغل آغاز می شود؛ فعالیت هایی که یک متصدی شغل به طور منظم با آنها درگیر می شود (یعنی دلایل وجود شغل). یکی از مشکلات ذاتی در توصیف فعالیت های کاری، سطحی است که در آن فعالیت توصیف می شود. در ابتدایی ترین سطح، عناصر و المان های شغلی هستند یعنی «کوچکترین واحدی که کار را می توان بدون تجزیه و تحلیل حرکات، جابجایی ها و فرآیندهای ذهنی، به طور جداگانه تقسیم نمود.»
یک رویکرد مفیدتر، آنالیز کارکردی است که فعلی عملی را مشخص می کند که (1) اقدام انجام شده (2) خروجی ها یا نتایج آن اقدام؛ (3) ابزار یا سایر تجهیزات مورد استفاده؛ و (4) میزان اختیار کارمند در آن اقدام را با عبارات قابل مشاهده توصیف می کند. دو مثال به روشن شدن برخی از مسائل موجود در این رویکرد کمک می کند. در مثال اول، «مونتاژکننده یک سر سیم قرمز و یک سر سیم سبز را می گیرد و آنها را با یک مهره به هم وصل می کند.» در مثال دوم، «جراح چاقوی جراحی را می گیرد و یک برش طولانی در قفسه سینه بیمار مبتلا به کما ایجاد می کند.» در این دو مثال، اقدامات به وضوح توضیح داده شده است، ابزارهای درگیر مشخص شده است، نتایج واضح هستند، و میزان اختیار ضمنی و بسیار متفاوت است. این مثال‌ها هم رویکرد و هم محتوای رویکرد را نشان می‌دهند که گاهی به عنوان الزامات شغلی اصلی از آنها یاد می‌شود.
فرآیند فعالیت کاری دو جنبه دارد: جنبه اول، اهمیت اقدام برای موفقیت در انجام شغل و دیگری تناوب تکرار انجام آن اقدام است. بدیهی است که اقدامات مهم و مکرر تنه اصلی فعالیت کاری را تشکیل می دهد. اما اقدامات مهم ولی نادر اغلب باید در نظر گرفته شوند. به عنوان مثال، اکثر افسران پلیس هرگز در طول دوران شغلی خود از اسلحه های کمر خود را استفاده نمی کنند، اما وقتی چنین اقدامی لازم باشد برای انجام موفقیت آمیز آن شغل بسیار مهم است. بنابراین، توصیف فعالیت های کاری باید اهمیت و فراوانی اقدامات را مشخص کند، به ویژه زمانی که فعالیت های کاری بسیار مهم به ندرت رخ می دهند.
دانش، مهارت و توانایی (KSA)
سوال دومی که هر تحلیل شغلی باید به آن بپردازد مربوط به دانش، مهارت ها و توانایی ها (KSA) یا شایستگی های لازم برای انجام آن فعالیت کاری است.
دانش به عنوان مجموعه‌ای سازمان‌یافته از اطلاعات، معمولاً با ماهیت واقعی یا رویه‌ای، تعریف می‌شود که در صورت اعمال، اجرای موفقیت‌آمیز یک عمل شغلی را ممکن می‌سازد. دانش معمولاً خود را در خود اقدام نشان نمی دهد، بلکه در تحصیل، آموزش یا آزمون تجلی می یابد. در مشاهده یک اقدام و عمل، زیرساخت دانش به جای مشاهده مستقیم، استنباط و در نظر گرفته می شود.
در مثال بالا در مورد کارگر مونتاژکار، او باید دانش کافی از زبان انگلیسی برای پیروی از دستورالعمل‌ها را داشته باشد، تفاوت بین قرمز و سبز را بداند، و بداند که چگونه از یک مهره برای اتصال دو سر به یکدیگر استفاده کند. دانش مورد نیاز برای جراح بسیار پیچیده‌تر است و شامل درک دقیق از آناتومی و فیزیولوژی بدن انسان، نحوه نظارت بر علائم حیاتی بیمار، انتخاب چاقوی جراحی مناسب و غیره می باشد. با این حال، در هر دو مورد، هر مجموعه ای از دانش اساس موفقیت در اجرای اقدامات شغلی را تشکیل می دهد.
مهارت، دومین مؤلفه ضروری برای اجرای موفقیت آمیز اقدامات شغلی است و به عنوان مهارت و کیاست در کنترل دستی، کلامی یا ذهنی افراد، ایده ها یا چیزها تعریف می شود. مهارت همیشه و به طور مستقیم قابل مشاهده است و سطح خاصی از مهارت معمولاً به عنوان یک استاندارد یا مهارت پایه ای برای اجرای موفق اقدامات کاری تعیین می شود.
در مثال بالا، مونتاژکار باید هماهنگی چشم و دست کافی برای برداشتن دو سر سیم و مهره پیچ و مهارت کافی برای پیچاندن سیم‌ها با دست یا به صورت مکانیکی را داشته باشد و بتواند انتهای پیچ را در مهره قرار دهد. همچنین مهارت های جراح شامل سطح بالایی از هماهنگی چشم و دست، عدم لرزش دست برای کار با چاقوی جراحی بدون آسیب به بیمار، مهارت کافی انگشتان برای بخیه زدن و جلوگیری از خونریزی شدید و غیره است. بنابراین، هر اقدام شغلی شامل شناسایی مهارت های مورد نیاز و سطح لازم آن مهارت ها است.
توانایی به عنوان ظرفیت فعلی برای اجرای یک عمل شغلی، انجام یک وظیفه شغلی با به کارگیری دانش و مهارت های لازم به طور همزمان تعریف می شود. دانش، همانند توانایی، مستقیماً قابل مشاهده نیست، بلکه یک ساخت بسیار منظم و استنباطی است، مانند حل مسئله، توانایی ادراک محیطی، هوش و غیره. برای مشاغل سطح پایین تر، توصیف KSA مورد نیاز بر حسب K و S نسبتاً آسان است. توانایی ها معمولاً در توصیف مشاغل سطح بالاتر فنی، حرفه ای و مدیریتی مورد استفاده قرار می گیرند زیرا فعالیت های شغلی علیرغم اینکه الزامات قابل مشاهده بودن را برآورده نمی کنند، مفهومی تر، انتزاعی تر و پیچیده تر می شوند.
بنابراین، کار مونتاژ را می توان به آسانی از نظر دانش محدود و مهارت مورد نیاز توصیف کرد، در حالی که ما ممکن است ویژگی هایی مانند سیستم محور بودن، قاطعیت، دقیق بودن و آگاهی از محیط اتاق عمل را مثلاً به عنوان ویژگی های ضروری یک جراح موفق در نظر بگیریم. در حالی که اکثر مشاهده کنندگان موافق هستند که این ویژگی‌ها برای موفقیت جراحی مهم هستند، تعدادی سوال می‌کنند که آیا این ویژگی‌ها به بهترین شکل به عنوان توانایی‌ها در نظر گرفته می‌شوند یا خیر.
در نتیجه چنین سؤالاتی، بسیاری از کارشناسان در تجزیه و تحلیل شغل، عامل چهارم O (سایر) را به پارادایم KSA اضافه می کنند، که منجر به رویکرد KSAO به الزامات شغلی می شود. ما معتقدیم که هر دو برچسب KSA و KSAO نسبتاً غیرماهرانه بوده و اعمال آنها دشوار است. در عوض، ما اصطلاح شایستگی‌ها را به عنوان جایگزینی برای این برچسب‌های «سایر» انتخاب کرده ایم.
سطوح عملکرد شغلی
پس از تبیین فعالیت کاری و شایستگی های لازم در یک شغل، تجزیه و تحلیل شغل باید چارچوب عملکرد شغلی مناسب را مشخص کند. بیشتر تحلیل‌های شغلی به منظور شناسایی شایستگی هایی که افراد ستاره را از بقیه متمایز می کند، بر مشخص نمودن آنچه که سطوح بالای عملکرد شغلی را تشکیل می دهد، تمرکز می کنند. وقتی که ما به منظور ارتقاء یا آموزش و الزامات توسعه افراد، برای فهم این عوامل تلاش می کنیم، آنگاه این رویکرد و جهت گیری درستی است، اما اگر بخواهیم از تجزیه و تحلیل شغل برای انتخاب نامزدهای شغلی استفاده کنیم چطور؟
در اینجا، یک پویایی و حرکت بسیار متفاوتی نقش دارد. هنگامی که عملکرد شغلی متصدیان فعلی را بررسی می کنیم، معمولاً یاد می گیریم که یک متصدی شغل با تجربه چه چیزهایی را می تواند انجام دهد. اما احتمالاً تعداد کمی از افراد استخدام شده جدید به اندازه کارمندان کنونی مولد یا شایسته هستند. بنابراین، در تعیین الزامات عملکرد شغلی، ما باید سطوح اولیه پایین تری را برای استخدام‌های جدید تعیین کنیم، فرآیندی که مستلزم درجه منصفانه ای از قضاوت باشد. نکته دیگر، در انتخاب سرپرستان و مدیران از میان نیروی کار موجود، اغلب اتفاق می‌افتد که یک فرد با اجرای عالی انتخاب می‌شود بدون اینکه بدانیم وظایف سرپرستی و مدیریتی به مهارت‌های متفاوتی نسبت به انجام صرف وظایف سرپرستی نیاز دارد. بنابراین چنین انتخاب‌هایی اغلب کارساز نیستند. از این بحث آشکار می شود که سطوح عملکرد شغلی باید به عنوان تابعی از کاربری آنها تعیین شود و هیچ جایگزینی برای عقل سلیم در تعیین این محدودیت ها وجود ندارد.
ویژگی های محیط کار
محیط های کاری از نظر هنجارها، جو و فرهنگ، سطح ناراحتی که کارگران می توانند تجربه کنند، ریسک های ذاتی ناشی از کار، و سایر عوامل قابل توجه، بسیار متغیر هستند. تجزیه و تحلیل شغل مناسب و کامل، ویژگی های مهم محل کار را مشخص می کند. بسیاری از رویکردها برای تجزیه و تحلیل شغل، توجه کمی به توصیف محیط کار دارند، مگر اینکه به طور چشمگیری با یک کارخانه، اداره یا انبار عادی تفاوت داشته باشد. از سوی دیگر، ما کاملاً معتقدیم که درک عمیق از ویژگی های محل کار باید بخشی جدایی ناپذیر از تجزیه و تحلیل شغل مناسب باشد.
هنگامی که چهار مولفه تجزیه و تحلیل شغل یعنی فعالیت‌های کاری (WA) و شایستگی‌های شغلی (KSA-ها)، دامنه عملکرد شغلی، و ویژگی‌های محل کار شناسایی شدند، می‌توان آنها را به شکل موضوعی در یک شغل ترکیب کرد. در درس های بعدی ما را به روش های مختلف انجام تجزیه و تحلیل شغل معطوف می کنیم.
منبع: کتاب کار حرفه ای در منابع انسانی (PHRi)، 2022، جلد اول: استعدادیابی
کتاب های دوره بین المللی تخصصی منابع انسانی PHRi (2022)
دانلود بسته کتاب های 6…